Lập kế hoạch mua sắm phát huy sức mạnh của chủ đầu tư

Thuật ngữ dùng trong bài:

• Mua sắm (procurement) là hoạt động lựa chọn sản phẩm dịch vụ ở một mức giá cả phù hợp.
• Kế hoạch mua sắm tổng quan (overall procurement plan) là một kế hoạch có tính chiến lược cho một dự án lớn hay cho một chu kỳ mua sắm của công ty, gồm nhiều gói.
• Đấu thầu (bidding) là một hoạt động thực thi có tính thủ tục trong mua sắm
• Kế hoạch đấu thầu (tender plan, bidding plan): là kế hoạch đấu thầu cho một gói thầu
• Nhà thầu (bidder) đơn vị tham gia đấu thầu, gọi chung cho nhà cung cấp (supplier) bán sản phẩm, nhà thầu (contractor) bán dịch vụ.

Công việc mua sắm trong dự án và sản xuất

Chúng ta cần bắt đầu với một kế hoạch cho toàn bộ dự án. Trước khi làm bất cứ điều gì khác, ta cần phải có cái nhìn tổng thể tất cả các công việc mà mình dự kiến sẽ hợp đồng thực hiện trong dự án. Chúng ta sẽ phải lập kế hoạch cho việc mua sắm và bàn giao tất cả các sản phẩm dịch vụ. Đây là chính là thời điểm mà ta có cơ hội để quan sát kỹ tất cả các nhu cầu của mình để chắc chắn rằng việc hợp đồng với nhà cung cấp là cần thiết. Từ đây, chúng ta sẽ tìm ra loại hợp đồng phù hợp cho dự án của mình, cũng như xác định rõ mọi khía cạnh của dự án mà chúng ta sẽ tiến hành hợp đồng với với nhà cung cấp.

Việc mua sắm cho một gói hàng hóa/dịch vụ và quản lý hợp đồng sẽ theo một trình tự như sau:

• Thứ nhất, cần lập kế hoạch về những gì sẽ mua, bao gồm: mô tả sản phẩm dịch vụ và các yêu cầu, giá dự toán, các tiêu chí lựa chọn nhà thầu, danh sách nhà thầu được mời, và cách thức tiến hành việc chấm thầu, trao thầu…
• Kế tiếp, phát hành các hồ sơ mời thầu cho những người bán các thiết bị/sản phẩm/dịch vụ mà ta cần. Những người này (nhà thầu) sẽ chào giá để tìm kiếm cơ hội làm việc với chúng ta.
• Tiếp theo, lựa chọn một trong những nhà thầu theo các tiêu chí đề ra ban đầu, và sau đó ký hợp đồng với nhà thầu mà ta tin sẽ mang lại giá trị tốt nhất cho mình.
• Một khi công việc được bắt đầu, cần phải theo dõi để đảm bảo rằng hợp đồng đang được thực hiện đúng kế hoạch.
• Khi công việc được hoàn thành, chúng ta sẽ kết thúc hợp đồng và hoàn tất tất cả các giấy tờ cần thiết.

Lên kế hoạch mua sắm tổng quan

Nếu chúng ta có một dự án lớn, độ phức tạp cao, tốt nhất nên chia ra thành các gói việc mà chúng ta và đội quản lý dự án có thể quản lý tốt nhất.

Trước khi giao việc mua sắm cho từng gói đến chuyên viên, chúng ta nên lập một kế hoạch mua sắm tổng thể để đảm bảo có thể áp dụng các biện pháp quản lý các rủi ro một cách đầy đủ nhất. Cả đội, hay một hội đồng, sẽ xem xét kế hoạch đấu thầu cho từng gói trong mối liên hệ tổng thể đến các gói khác. Kết quả cuối cùng là cả đội sẽ có một kế hoạch sơ bộ được vạch ra ngay từ đầu, bám sát các mục tiêu dự án đề ra và tất cả cùng hành động với nhau.

Thường, một kế hoạch mua sắm tổng quan cho một dự án cần chỉ ra:

• Các gói sản phẩm, dịch vụ cần mua sắm
• Chi phí ước tính cho mỗi gói
• Các cân nhắc về việc sẽ tự thực hiện, hay mua sắm bên ngoài
• Nhận diện rủi ro từng gói lên dự án, và đề ra các biện pháp kiểm soát
• Loại hợp đồng cho mỗi gói
• Phương thức lựa chọn nhà thầu cho mỗi gói
• Cấp phê duyệt từng gói

Tùy theo công ty hay dự án, kế hoạch mua sắm tổng quan được lập bởi người đứng đầu bộ phận mua sắm của công ty hay dự án, và cần được cấp có thẩm quyền thông qua. Khi xem xét và phê duyệt kế hoạch tổng quan này, lãnh đạo chủ đầu tư thể hiện bản lĩnh và tầm nhìn chiến lược trong việc quản lý dự án cũng như quản lý

Phân tích quyết định làm hay mua

Phương pháp này giúp chúng ta xác định liệu có nên ký kết hợp đồng hay tự thực hiện công việc đó hay không. Điều này cũng đồng nghĩa với việc ta phải quyết định có nên xây dựng một giải pháp cho vấn đề của riêng mình hay là sẽ đi mua một giải pháp đã sẵn có.

Chi phí để tạo ra cái mà chúng ta định làm sẽ như thế nào so với đi mua cái sẵn có? Quyết định làm hay mua này sẽ ảnh hưởng đến phạm vi thực hiện dự án của chúng ta ra sao? Nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án như thế nào? Liệu chúng ta có đủ thời gian để làm việc trong khi vẫn đáp ứng được những cam kết của mình? Khi lập kế hoạch về những gì mình sẽ ký lẫn không ký hợp đồng, chúng ta cần phải suy nghĩ thật kỹ dựa trên những lập luận chắc chắn.

Có một số nguồn lực (như các thiết bị công trường) mà công ty của mình có thể mua, thuê hoặc cho thuê tuỳ theo tình huống cụ thể. Chúng ta cần phải kiểm tra chi phí thuê so với chi phí mua để xác định cách tiếp cận phù hợp hơn.

Các loại hợp đồng

Hợp đồng giá cố định (fixed price): Trong hợp đồng giá cố định, bất kể bao nhiêu thời gian, bao nhiêu nỗ lực được thực hiện bởi bên bán, nhưng khách hàng sẽ luôn trả đúng một khoản chi phí cố định. Đối với loại hợp đồng này, rủi ro dành cho người bán là lớn nhất, trong khi người mua sẽ giảm được rủi ro tối thiểu.

Hợp đồng hoàn trả chi phí (cost reimbursable): Trong loại hợp đồng này, người bán sẽ tính tiền người mua dựa trên chi phí thực hiện công việc, cộng với một số khoản phí. Với loại hợp đồng này, rủi ro của người mua rất lớn, trong khi người bán chịu rủi ro tối thiểu.

Hợp đồng đơn giá (time & material rate): Trong loại hợp đồng này, khách hàng phải trả một lượng tiền tương ứng với thời gian và lượng nguyên vật liệu mà nhà thầu đã phục vụ cho dự án cũng như các công việc thuộc dự án, và đơn giá đã được đồng ý trước.

Kế hoạch đấu thầu

Khi tiến hành đấu thầu, chúng ta phải tuân thủ theo một kế hoạch đấu thầu được phê duyệt một cách thật hiệu lực để đảm bảo tính minh bạch, công bằng, chuyên nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu quy định cho kế hoạch đấu thầu riêng của mình. Nhưng nhìn chung, kế hoạch đấu thầu cho một gói thầu bao gồm các thông tin sau:

3. Loại hợp đồng.

4. Thời điểm giao hàng dự kiến cho công việc hoặc sản phẩm

5. Danh sách nhà thầu sẽ mời.

6. Tiêu chí chấm thầu

7. Ghi chú các điều khoản đặc biệt của hợp đồng.