TL: Nếu các mặt hàng bé cỏn con kia chiếm trên 20% chi dùng của đơn vị mình thì bạn cũng nên khảo sát giá. Nếu các khoản ấy chiếm tỷ trọng nhỏ, và các món ấy được niêm yết giá thì tốt nhất bạn nên để nhân viên đi mua tại các siêu thị có giá niêm yết. Cái mà bạn cần quan tâm là sao cho chọn được hàng hóa có chất lượng phù hợp yêu cầu kỹ thuật và số lượng mà không nên bận tâm nhiều về đơn giá.

TL: Vào trường hợp này, nếu bạn ghi đặc tính kỹ thuật chính thôi thì e rằng cuối cùng doanh nghiệp của bạn sẽ nhận phải mặt hàng có phẩm cấp thấp nhất vì đơn vị chào hàng sẽ chọn thương hiệu rẻ nhất cho bạn.

Có vài cách xử lý cho bạn, nếu là doanh nghiệp nhỏ:

• Kèm với ghi đặc tính kỹ thuật, bạn ghi giới hạn một vài thương hiệu.

• Có thể ghi luôn thương hiệu và model bạn muốn, miễn sao có lý do phù hợp và nhận được sự đồng ý của người chịu trách nhiệm trong công ty. Ví dụ, dùng các máy in cùng thương hiệu sẽ cho phép dùng chung mực in và phụ tùng qua lại, thuận tiện cho công tác bải trì và thay thế.

Với nhân viên kỹ thuật ít kinh nghiệm, việc ghi thương hiệu và model là cách nghi đầu bài đơn giản và ít bị mắc sai sót nhất so với cách ghi đầu bài sử dụng đặc tính kỹ thuật. Nếu bạn cứ khăng khăng không được ghi thương hiệu, nhiều khi việc ghi đặc tính kỹ thuật lại biến thành cái bẫy mà con buôn gài lại cho bạn nếu nhân viên của mình bị sai sót dù vô tình hay là cố ý.

Nếu ghi đề bài bằng đặc tính kỹ thuật, hãy nhờ nhân viên nhiều kinh nghiệm hay chuyên gia tư vấn.

TL: Sẽ tùy vào món hàng hay dịch vụ bạn muốn mua. BENA gợi ý bạn vài cách tiếp cận:

• Thuê một đơn vị tư vấn giúp bạn. Bạn sẽ tốn tiền cho nhân viên tư vấn, mức lương rất cao, nhưng bạn sẽ trả ít “học phí” cho dự án sống còn của doanh nghiệp. Đội tư vấn sẽ làm cho bạn, giúp bạn cụ thể hóa các yêu cầu kỹ thuật, các điều khoản cần đưa vào hợp đồng. Việc quan trọng với bạn là cho đội tư vấn biết bạn muốn gì, và sẵn sàng trả bao nhiêu tiền, chấp nhận bao nhiêu rủi ro.

• Nếu bạn tự ký, bạn nên ghi tính năng và yêu cầu mà bạn muốn (performance specification) cũng như tiêu chí chấp thuận. Kiểu như tôi muốn một chiếc xe đạt tốc độ 300km/h và tăng tốc 0-100km/h trong 4s. Khi đó nhà thầu sẽ dùng tối đa khả năng của họ thiết kế và chế tạo cho bạn chiếc xe bạn muốn. Ngoài ra, bạn ghi các yêu cầu kỹ thuật khác mà bạn biết, miễn là chúng không mâu thuẫn lẫn nhau, và cách bạn và nhà thầu làm việc với nhau trong suốt thời gian thực thi.

Các điều khoản cần có trong hợp đồng EPC để đảm bảo công tác quản lý của chủ đầu tư bao gồm:

• Quyền được báo cáo định kỳ

• Quyền phê duyệt kỹ thuật ở từng giai đoạn

• Quyền phê duyệt đối với các gói mua sắm về phạm vi, danh sách nhà thầu phụ, kết quả lựa chọn thầu phụ, …

• Quyền tiếp cận, kiểm tra, thử nghiệm kỹ thuật

• Thưởng phạt

Tuy nhiên các điều khoản cần đảm bảo sao cho nhà thầu EPC có đủ tự do để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và mỹ mãn.

TL: Điều này cũng bình thường vì nhà thầu thường có chuyên môn kinh nghiệm trong lĩnh vực họ đang làm. Nếu khối lượng hợp đồng của bạn chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh số của nhà thầu thì bạn sẽ có ít quyền lực đối với họ.

Tuy nhiên, nếu bạn có yêu cầu cao hơn chuẩn thường của họ thì bạn cần cố gắng bắt họ theo bạn:

• Gọi họ đến đàm phán. Sự hiểu biết, sự chuyên nghiệp của bạn và triển vọng kinh doanh sẽ khiến nhà thầu thuận theo bạn.

• Bạn nên gửi trước các điều khoản khi gửii yêu cầu báo giá. Khi đó nhà thầu hoặc phải chấp nhận, hoặc sẽ không chào (hay rớt thầu).

• Các điều khoản ngắn gọn, dễ hiểu và trông chuyên nghiệp của bạn sẽ luôn khiến các nhà thầu cầu thị ưa thích và chấp thuận.

TL: Với các dịch vụ loại này, phạm vi công việc rất khó được định nghĩa và cố định từ đầu, cho nên lựa chọn nhà thầu cần rất nhiều sự khôn ngoan của chủ đầu tư.

Rủi lo lớn nhất là cảm nhận và cảm xúc của chính chủ đầu tư và các bên liên quan.

Nếu sản phẩm của bạn là duy nhất, là hàng “may đo”, tốt nhất bạn nên chia dự án thành hai gia đoạn, thiết kế riêng và thi công riêng. Việc góp chung thiết kế và thi công chung sẽ trở thành thảm họa về sau!

• Bước 1: Xác định yêu cầu

Định nghĩa càng cụ thể càng tốt các mong đợi của mình, và cần viết ra giấy. Hãy sử dụng các câu hỏi gợi ý để trợ giúp suy nghĩ.

Ví dụ 1:

• Nhà kiểu châu Âu, chuẩn 4 sao.

• Diện tích sàn khoảng 100 m2 , 3 tầng

• Yêu cầu cụ thể về: nhà xe, điện, nước, chiếu sáng, …

Ví dụ 2:

• Website cửa hàng

• Màu sắc, font: theo nhận diện do chủ đầu tư cung cấp

• Nền tảng: PHP/wordpress

• Các tính năng phải có: …

• Thiết kế tham khảo: …

• Bước 2: Lựa chọn đơn vị, hay cá nhân tư vấn thiết kế. 

Nếu cần một đội, hãy chọn doanh nghiệp tư vấn. Tiêu chí lựa chọn là năng lực kinh nghiệm của từng cá nhân trong đội: bằng cấp, số dự án tham gia hay chủ trì. Năng lực kinh nghiệm tối thiểu là rất cần thiết trong hợp đồng loại này. Thường thì tiêu chí về kỹ thuật chiếm 70-80% khi đánh giá, điều đó có nghĩa là giá không phải là thứ quyết định ở đây, đừng để giá thấp đánh lừa bạn.

• Bước 3: Chọn loại hợp đồng.

Thường thì ký hợp đồng giá cố định, nhưng sự thay đổi quan điểm và yêu cầu chóng vánh của chủ đầu tư sẽ khiến nhà thầu khốn khổ.

Nếu chọn hợp đồng đơn giá, nhà thầu sẽ ầu ơ và chủ đầu tư sẽ phải nhanh chóng kết thúc các thay đổi của mình.

BENA khuyên bạn là chủ đầu tư nên (1) chọn hợp đồng giá cố định trên cơ sở làm rõ yêu cầu, (2) kết hợp giá cố định cho phạm vi biết rõ chiếm 50-80% và đơn giá áp dụng cho phần thay đổi (20-50%).

• Điều khoản thực hiện hợp đồng

Hai bên sẽ trao đổi với nhau những thông tin gì, qua kênh gì, khi nào.

Có hay không chấp nhận thay đổi nhân sự tư vấn thiết kế?

Định dạng hồ sơ bàn giao?

Bảo mật?

Thanh toán theo tiến độ hay trọn gói?

Sau khi thiết kế xong, Các sản phẩm thiết kế này sẽ sẵn sàng dùng cho giai đoạn thi công phía sau bởi một đơn vị khác.

Lưu ý: 

• Sản phẩm của thiết kế xây dựng: là các tính toán, bản vẽ mô tả, bản vẽ thi công, các quy trình kiểm tra chất lượng, khối lượng bóc tách vật liệu... Tất cả phải được chủ đầu tư chấp nhận và được chứng nhận hợp chuẩn bởi cơ quan chức năng.

• Sản phẩm của thiết kế phần mềm là: các mô tả chức năng, các yêu cầu của từng module, từng tính năng, phương pháp kiểm tra chất lượng…

TL: Nếu doanh nghiệp của bạn không là doanh nghiệp nhà nước theo luật … thì không phải tuân theo luật đấu thầu khi mua sắm chi dùng  cho doanh nghiệp.

Nếu bạn tham gia đấu thầu cho đơn vị nhà nước để thực hiện hoạt động mua sắm công thì bạn phải tuân theo quy định của luật đấu thầu khi tham gia đấu thầu.

Doanh nghiệp của bạn cần có một quy trình nội bộ hướng dẫn cách mua sắm. Quy trình này là nhằm quản lý hiệu quả chi dùng trong công ty nhằm tối đa hóa lợi ích đem về tương xứng với đồng tiền bỏ ra (best value for the money). Nó không cần quá chi tiết nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và ít người. Tuy nhiên cũng tránh quá sơ sài khiến cho hoạt động mua sắm trở thành chủ quan, đầy rủi ro. (link bài viết)

TL: Có nhiều nguyên nhân sinh ra chậm trễ, và gần 80% dự án trên thế giới bị chậm tiến độ so với kế hoạch.

Bạn có thể ngăn ngừa chậm tiến độ dự án qua các quy tắc quan trọng:

• Tránh thay đổi các yêu cầu công việc hay yêu cầu kỹ thuật. Nếu thay đổi là không tránh được, hãy chia dự án lớn ra làm nhiều giai đoạn cho dễ quản lý các thay đổi.

• Bạn và nhà thầu cần giao tiếp với nhau đủ hiệu quả để nhà thầu hiểu 100% yêu cầu của bạn. Kỹ năng mô tả mạch lạc các yêu cầu rất quan trọng, bạn cần theo các mẫu để trình bày cho hiệu quả. Và nếu điều kiện cho phép, bạn nên giao tiếp qua các cuộc họp.

• Dùng điều khoản “Thời gian rất quan trọng” (time is of essence). Nhà thầu sẽ bị phạt nặng nếu trễ tiến độ giao hàng, hay được thưởng nếu giao sớm.

• Áp dụng đánh giá rủi ro lên toàn dự án, và áp dụng các biện pháp để giảm rủi ro lên tiến độ. Bạn cần biết là tiến độ dự án có quan hệ mật thiết với chất lượng, chi phí, chuẩn an toàn, và bạn phải trả tiền cho các biện pháp đảm bảo tiến độ mới có thể có một sản phẩm dự án hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng và chuẩn an toàn.

• Lựa chọn nhà thầu có năng lực về con người, phương tiện và tài chính.

TL: Nguyên nhân có thể nằm ở bạn. Có thể bạn chưa có yêu cầu đủ rõ và một kế hoạch kiểm soát chất lượng đủ hiệu quả. Hoặc cũng có thể do nhà thầu không đủ năng lực.

Dưới là vài quy tắc quan trọng cần lưu ý:

• Hãy giao tiếp hiệu quả với nhà thầu về phạm vi công việc hay sản phẩm mong muốn, đảm bảo là họ hiểu bạn muốn gì.

• Đưa ra các tiêu chí chấp nhận. Trong nhiều tiêu chí đánh giá, bạn phải phát biểu thành một số tiêu chí quan trọng nhất. Thế giới hiện có các tiêu chuẩn kỹ thuật, và bạn có quyền ghi nó lên hợp đồng.

• Đừng ép giá nhà thầu từng đồng một mà hãy giữ mối quan hệ cộng sinh.

• Hãy chọn một nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm nhất định.

• Bạn nên dành thời gian tham gia soạn một hợp đồng và hiểu rõ từng điều khoản hợp đồng.

Với dự án công thì đó là một chủ đề khá phức tạp để kiểm soát, tuy nhiên việc áp dụng cách quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ đem lại kế quả như ý.

TL: Bằng cách này hay cách khác, bạn cần đánh giá năng lực nhà thầu trước khi trao thầu.

TL: Hãy dùng điều khoản “quyền sử dụng thầu phụ”. Bạn chỉ cho nhà thầu sử dụng thầu phụ cho một khoảng % khối lượng công việc hợp đồng. Không cho nhà thầu tự ý sang nhường lại thầu, và nhà thầu phụ phải được bạn phê duyệt.

TL: Đối với tình huống này, bạn cần làm ba việc sau:

Thứ nhất, hãy tìm hiểu thông tin về người có thẩm quyển ký tên trên giấy phép bán hàng mà nhà thầu đã nộp cho bạn bao gồm: họ tên, địa chỉ văn phòng, email liên lạc trên website của nhà sản xuất. 

Thứ hai, hãy sử dụng email hoặc fax của công ty liên lạc trực tiếp với người đó theo địa chỉ chính thức trên website để hỏi về danh sách các công ty tại Việt Nam mà nhà sản xuất này đã cấp phép để tham gia đấu thầu. Lưu ý, bạn không nên nêu tên công ty đang tham gia đấu thầu với công ty của bạn khi hỏi thông tin trực tiếp từ nhà sản xuất để tránh các rắc rối không cần thiết cho mình cũng như cho nhà thầu. 

Thứ ba, hãy đối chiếu tên của nhà thầu tham gia với danh sách mà nhà sản xuất đã cung cấp để đưa ra quyết định của mình.

TL: Tùy thuộc vào quy mô của công ty, cũng như quy mô gói mua sắm hoặc tính chất thường xuyên của việc mua sắm. 

Nếu công ty hoặc quy mô mua sắm nhỏ hoặc việc mua sắm có tính chất không thường xuyên thì chưa cần thiết phải có bộ phận mua sắm chuyên trách. 

Ngược lại, nếu thuận lợi, bạn nên lập một bộ phận mua sắm cho công ty. Bởi vì, thông thường, một nhóm mua sắm có thể đảm bảo thực hiện đầy đủ và chính xác các quy trình cho mỗi lần thu mua hàng hóa. Điều này có thể bao gồm một loạt các hoạt động từ việc thương lượng, cho đến việc gửi các yêu cầu đề xuất, hoặc đánh giá nhà cung cấp, v.v... Ngoài ra, một bộ phận mua sắm do phải liên tục tham gia với thị trường bên ngoài, nên họ sẽ dễ dàng tiếp cận với các xu hướng mới nhất, cũng như dễ dàng nắm bắt giá cả hàng hóa hơn.