An Ngô – BENA
Đấu thầu cạnh tranh thường được coi là phương pháp sử dụng để thúc đẩy cạnh tranh, tạo ra sự minh bạch và tạo ra cơ hội cho tất cả các nhà cung cấp để giành chiến thắng kinh doanh. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó, phương pháp đấu thầu cạnh tranh vẫn tồn tại một số điểm bất lợi. Cụ thể như sau:
Bất lợi # 1: Các nhà cung cấp hàng đầu không tham gia đấu thầu
Nếu những nhà cung cấp hàng đầu không tham gia, người mua hàng chỉ có thể xem xét hồ sơ từ những nhà thầu đang dự thầu mà thôi. Điều này dẫn đến rủi ro là người mua có thể sẽ phải mua những sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng từ những nhà thầu (không phải là những nhà cung cấp hàng đầu).
Bất lợi # 2: Các rào ngăn giao tiếp thông tin giữa nhà cung cấp và khách hàng
Khi thực hiện những việc mua sắm lớn, việc giao tiếp thẳng thắn và cởi mở giữa nhà cung cấp tiềm năng và khách hàng là rất quan trọng. Việc đấu thầu cạnh tranh sẽ không giúp gì cho sự trao đổi thông tin rộng rãi, mà trong thực tế, nó còn làm giới hạn cho quá trình trao đổi thông tin giữa nhà thầu và chủ đầu tư. Điều này xảy ra là bởi vì có sự quy định bắt buộc về việc mọi cuộc thảo luận giữa những người tham gia đấu thầu và người mua hàng phải được cung cấp công khai cho tất cả các nhà thầu khác còn lại. Do vậy, nhà thầu A có thể sẽ tránh đặt ra một số câu hỏi, bởi vì các câu hỏi hoặc câu trả lời có thể sẽ giúp cho những nhà thầu khác biết được cách tiếp cận, tính năng của sản phẩm và những thứ tương tự của Nhà thầu A.
Bất lợi # 3: Hiện tượng chi phí phát sinh về sau
Thông thường, trong quá trình mua hàng hóa và dịch vụ dựa trên cơ sở giá, có một cái bẫy mà ít ai đề cập đến.
Để chơi trò chơi chi phí phát sinh, nhà cung cấp sẽ đề xuất một mức giá rất thấp để đảm bảo thắng thầu, mặc kệ là biết khách hàng của mình bị sơ hở đâu đó. Kết quả là nhà thầu sẽ dành được gói thầu này. Tuy nhiên, về sau khi đã nữa đường thực hiện, khách hàng sẽ nhận ra rằng: (1) mình đã bị sơ hở khi viết yêu cầu, hay (2) đã có một sự thay đổi về kỹ thuật rất quan trọng trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, (3) các tiêu chí nhấp nhận sản phẩm/dịch được đưa ra rất lỏng lẻo. Nhà cung cấp rất sốt sắng để giải quyết nhằm giúp khách hàng lấy lại mục tiêu đầu ra, và không quên đề xuất một cái giá trên trời cho sự thay đổi. Không còn đường quay lại, khách hàng phải cay đắng phê duyện khoảng phát sinh kia. Việc đàm phán, rà soát, phê duyệt kéo dài càng làm cho khách hàng thiệt hại.
Bất lợi # 4: Sử dụng vật liệu và/hoặc lao động kém chất lượng
Nhà cung cấp tham gia vào quá trình đấu thầu cạnh tranh sẽ chịu áp lực rất lớn để giữ cho chi phí xuống thấp nhằm đảm bảo đạt được lợi nhuận biên. Một cách có thể giảm chi phí là sử dụng lao động và/hoặc vật liệu rẻ hơn. Nếu lao động và vật liệu rẻ hơn phẩm cấp và chất lượng kém, thì nhà thầu sẽ thường kết thúc hợp đồng bằng những sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng. Việc bảo hành và các yêu cầu khác sau đó có thể dẫn đến việc tăng giá thực cho toàn vòng đời dự án/sản phẩm.
Bất lợi # 5: Hy sinh chuẩn an toàn
Có một lĩnh vực mà nhà thầu hay bị cám dỗ để giảm chi phí đó là hy sinh chuẩn an toàn. Một số nhà thầu sẽ tìm cách thực hiện gói thầu theo cách thuận tiện nhất hoặc rẻ tiền nhất có thể đối với họ (dĩ nhiên là với chuẩn an toàn thấp hơn), kết quả là tạo ra những rủi ro về an toàn cho toàn dự án của khách hàng.
Bất lợi # 6: Quá trình đấu thầu cạnh tranh khá mất thời gian
Khi các cơ quan chính phủ và các công ty tư nhân sử dụng phương pháp đấu thầu cạnh tranh, thực tế họ có thể mất từ vài tháng, thậm chí vài năm để lựa chọn được nhà thầu phù hợp. Kết quả là họ có thể phải chờ đợi trong một thời gian rất dài để có được sản phẩm/dịch vụ mong muốn được giao. Cũng có những trường hợp mà nhà thầu được trao thầu không thể đáp ứng yêu cầu của hợp đồng đã ký kết, thì quá trình đấu thầu có thể phải làm lại từ đầu, từ đó làm chậm việc tạo giá trị kịp nhu cầu thị trường, thậm chí mất cơ hội kinh doanh.
Bất lợi # 7: Lợi nhuận biên không đủ để cho phép nhà thầu đầu tư vào mục tiêu dài hạn như đào tạo phát triển con người, nghiên cứu phát triển
Việc đấu thầu cạnh tranh có thể buộc nhà thầu chấp nhận biên lợi nhuận rất thấp. Những lợi nhuận thấp này có thể dẫn đến việc nhà nhà thầu có ít hoặc không có tiền để chi cho hoạt động nghiên cứu, phát triển công nghệ và thiết bị mới, cũng như đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Kết quả là về lâu dài nhà thầu và chuỗi cung ứng của bạn, và quốc gia bạn sẽ mất dần tính cạnh tranh.
BENA có thể khuyên bạn những gì trước khi tiến hành đấu thầu?
- Đừng quên việc mua sắm thực sự hiệu quả là làm sao cho ít tốn thời gian và công sức mà vẫn mua đúng được hàng hóa dịch vụ ở mức giá tốt.
- Nên có một danh sách các nhà cung cấp, nhà thầu và giữ mối quan hệ cộng sinh lâu dài cho các hạng mục chiến lược. Tuy nhiên, danh sách này cần được thường xuyên đánh giá và làm mới để họ luôn vận động để duy trì tính cạnh tranh.
- Bạn không dùng đấu thầu cạnh tranh để tiết kiệm vài đồng lẻ mà hi sinh các mối quan hệ cộng sinh lâu ngày. Bạn cần tính chi phí phát sinh khi phải làm việc với nhà thầu mới, đặc biệt là gói có tỉ trọng cung cấp nhân lực cao.
- Nếu không có nhân viên kỹ thuật và nhân viên mua sắm giàu kinh nghiệm trong việc đấu thầu cạnh tranh, bạn không nên mạo hiểm tiến hành đấu thầu cạnh tranh rộng rãi mọi lúc.
- Bạn cần có hướng dẫn nội bộ trong vấn đề lựa chọn nhà thầu tùy theo rủi ro của gói mua sắm.