BENA

  1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Quy Chuẩn & Tiêu Chuẩn Kỹ Thuật
  4. Ngành Ô tô
  5. Những thuận lợi và bất lợi khi thuê ngoài
  1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Quy Chuẩn & Tiêu Chuẩn Kỹ Thuật
  4. Những thuận lợi và bất lợi khi thuê ngoài
  1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Mechanical & Electrical Products
  4. Electrical
  5. Generators
  6. Diesel Engine Driven Generator
  7. Những thuận lợi và bất lợi khi thuê ngoài
  1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Mechanical & Electrical Products
  4. Electrical
  5. Generators
  6. Những thuận lợi và bất lợi khi thuê ngoài

An Ngô – BENA

Thuê ngoài là một chiến lược kinh doanh của một tổ chức nhằm chuyển các chức năng, quy trình, hoạt động và cả trách nhiệm ra quyết định từ tổ chức mình sang các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này được thực hiện thông qua việc hợp đồng với những nhà cung cấp để đảm nhận trách nhiệm về quy trình sản xuất, quản lý nhân sự, chất lượng, dịch vụ khách hàng, cũng như quản lý rủi ro tài chính. Quá trình này có thể làm giảm đáng kể chi phí đầu vào của tổ chức.

Các thuật ngữ trong bài:

  • Thuê ngoài (outsource)
  • Nhà thầu (contractor): công ty cung cấp dịch vụ
  • Nhà cung cấp (supplier): công ty cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Trong bài,  nhà cung cấp được hiểu bao gồm cả nhà thầu
  • Lợi thế cạnh tranh (competitive advantage)
  • Chức năng kinh doanh (business function)
  • Lĩnh vực kinh doanh trọng tâm (core business)
  1. Tại sao các tổ chức phải thuê ngoài?

Việc thuê ngoài sẽ cho phép các tổ chức tập trung vào lĩnh vực kinh doanh trọng tâm, đồng thời sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh, qua việc giảm chi phí hoạt động.

Điểm đặc biệt khi thuê ngoài, đó là, tổ chức có thể thuê ngoài toàn bộ các chức năng hoặc chỉ là một phần nào đó mà thôi.

Các tổ chức thường sử dụng việc thuê ngoài như là một sáng kiến có tính chiến lược nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng, chất lượng và giảm chi phí.

Việc thuê ngoài có thể là một sự sắp xếp lâu dài hoặc tạm thời để khắc phục những khó khăn trong công tác bố trí nhân sự. Việc thuê ngoài cũng là một cách thức mà qua đó, chúng ta có cơ hội để học hỏi các kỹ thuật để đạt chất lượng tốt hơn hoặc qua đó, giúp chúng ta có nhiều cải tiến trong thiết kế để loại bỏ sản phẩm lỗi.

Khi tìm kiếm các cơ hội thuê ngoài, không những phải xét đến toàn bộ các lĩnh vực tiềm năng, mà chúng ta còn phải đánh giá đến từng thành phần trong những lĩnh vực đó để xác định xem liệu một phần hoặc toàn bộ chức năng đó có nên được thuê ngoài hay không.

Thường thì mỗi ngành kinh doanh khác nhau sẽ thuê ngoài các chức năng khác nhau, nhưng một số chức năng được thuê ngoài phổ biến là:

  • Nguồn nhân lực
  • Dịch vụ vệ sinh, an ninh
  • Vận hành bảo trì cơ sở hạ tầng
  • Gia công, sản xuất hàng loạt
  • Dịch vụ marketing
  • Dịch vụ kế toán, đại lý thuế, …
  • Thuận lợi của việc thuê ngoài
  • Tiết kiệm chi phí

Chúng ta có thể tiết kiệm đáng kể chi phí khi một chức năng kinh doanh nào đó được thuê ngoài. Chi phí đãi ngộ cho nhân viên, chi phí văn phòng và các chi phí khác liên quan đến việc tạo không gian làm việc hoặc thiết lập sản xuất sẽ được loại bỏ, đồng thời giải phóng nguồn lực để phục vụ cho các mục đích khác.

  • Tập trung vào những lĩnh vực kinh doanh trọng tâm

Việc thuê ngoài sẽ cho phép tổ chức tập trung vào chuyên môn sâu và lĩnh vực kinh doanh trọng tâm của mình. Khi các tổ chức phải vượt quá ranh giới của chuyên môn mà họ có, điều đó có nghĩa là họ sẽ phải bước vào những lĩnh vực kinh doanh cũng như những quá trình mà ở đó họ không có những hiểu biết cần thiết và từ đó tạo ra những nguy cơ tiềm ẩn đem họ đi xa khỏi trọng tâm của chính mình.

  • Cải thiện chất lượng

Việc cải tiến chất lượng có thể đạt được bằng cách sử dụng các nhà cung cấp có chuyên môn cũng như có nhiều quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ của điều này sẽ được thấy rõ trong hợp đồng dịch vụ vệ sinh. Những công ty dịch vụ bên ngoài sẽ có nhiều nguồn lực để cho thuê, đào tạo thích hợp hơn so với ta nếu như chúng ta tự thực hiện lấy công việc đó trong nội bộ tổ chức của mình.

  • Có được sự hài lòng của khách hàng

Lợi thế của tổ chức khi có một hợp đồng với nhà cung cấp đó là họ sẽ bị ràng buộc với mình bằng một cam kết chất lượng dịch vụ.

Ví dụ, nếu chúng ta có hợp đồng thuê ngoài bộ phận hỗ trợ quản lý mạng máy tính thì khi một kỹ thuật viên phụ trách lĩnh vực này bị bệnh, lúc đó nhà cung cấp sẽ phải tìm người thay thế để đáp ứng yêu cầu hỗ trợ cho chúng ta.

  • Nâng cao năng suất hoạt động

Việc thuê ngoài sẽ cho phép đơn vị của mình tiếp xúc với các nhà cung cấp chuyên nghiệp. Sự chuyên môn hóa của họ sẽ đem đến cho chúng ta hiệu năng hoạt động tốt hơn, cho phép chúng ta có thời gian quay vòng nhanh hơn trong chu kỳ hoạt động và đạt phẩm cấp cao hơn.

  •  
  • Bất lợi của việc thuê ngoài
  • Rủi ro pháp lý

Việc thuê ngoài có thể đem đến cho tổ chức những nguy cơ tiềm ẩn và có khả năng đặt tổ chức vào những rủi ro pháp lý.

Ví dụ, nếu một chiếc xe bị thu hồi vì các bộ phận bị lỗi và chính những bộ phận lỗi đó lại được thuê ngoài thực hiện, thì dù như thế nào thì nhà sản xuất xe hơi cũng phải gánh lấy trách nhiệm nhằm khắc phục những tai tiếng đó. Trong khi nhà cung cấp chỉ cần sửa chữa các sản phẩm bị lỗi theo hợp đồng đã ký, còn nhà sản xuất vừa bị điều tiếng từ vụ việc, lại vừa phải gánh lấy trách nhiệm loại bỏ những nhận thức tiêu cực từ cộng đồng.

  • Rủi ro chất lượng dịch vụ

Nếu hợp đồng không xác định cụ thể cách thức đo lường và thông số đo lường để phục vụ cho các báo cáo về chất lượng dịch vụ, có thể sẽ đem đến cho chúng ta những trải nghiệm chua xót về chất lượng dịch vụ. Điều này là do một số hợp đồng được soạn theo cách cẩu thả hay cố tình bỏ bớt một số định mức đo lường chất lượng dịch vụ nào đó.

Chất lượng dịch vụ cũng thường là vấn đề của giai đoạn chuyển tiếp từ dịch vụ nội bộ sang thuê ngoài. Trong thời gian đầu (có thể kéo dài cả năm) nhân viên bên được thuê ngoài chưa nắm rõ hệ thống của khách, nên sẽ gây chậm trễ trong giải quyết sự cố hoặc sai sót.

  • Rào cản ngôn ngữ

Nếu trung tâm dịch vụ khách hàng của chúng ta được thuê ngoài ở một quốc gia sử dụng ngôn ngữ khác, thì có thể sẽ dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, do có liên quan đến những rào cản ngoại ngữ.

  • Rào cản từ nhận thức của nhân viên

Có thể sẽ có những nhận thức tiêu cực đối với việc thuê ngoài, và cảm thông đối với những nhân viên cơ hữu bị mất việc. Do vậy, tổ chức cần phải kiểm soát và theo dõi một cách khéo léo đối những nhận thức cá nhân như thế này.

  • Thiếu kiến thức về tổ chức

Một nhân viên từ bên được thuê ngoài có thể không có cùng một sự hiểu biết và niềm đam mê như một nhân viên cơ hữu của chúng ta. Bên cạnh đó, cũng tồn tại nguy cơ khi nhân viên bên được thuê ngoài tiếp xúc với khách hàng của ta, nhưng lại không có những hiểu biết nhất định về tổ chức của ta, điều này dẫn đến những trải nghiệm tiêu cực cho khách hàng.

  • Những vấn đề liên quan đến Công đoàn

Những tổ chức Công đoàn (ví dụ như ở Mỹ) thường dành rất nhiều sự quan tâm đến các hoạt động thuê ngoài từ những quốc gia khác – nơi mà ở đó có chuẩn sống và điều kiện làm việc thấp hơn.

Quan điểm này có thể tác động đến cách thức mà nguồn lực lao động sẽ phản ứng với việc thuê ngoài và có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc hàng ngày của họ.

  • Tuân thủ pháp luật và an ninh

Điều quan trọng là các vấn đề về tuân thủ luật pháp và an ninh phải được nêu rõ trong các tài liệu chính thức. Các quy trình được thuê ngoài cần phải được quản lý để đảm bảo có sự thường xuyên tuân thủ pháp luật và bảo mật hệ thống cho bản thân doanh nghiệp của mình.

  • Sa thải nhân công cơ hữu

Việc thuê ngoài thông thường sẽ dẫn đến việc cắt giảm nguồn nhân lực. Trừ khi việc này có thể được lên kế hoạch thông qua việc cắt giảm từ từ, việc sa thải là không thể tránh khỏi. Điều này là rất khó khăn và nếu không được quản lý thích hợp, có thể có một tác động tiêu cực đến những nhân viên còn lại.

  1. Bí mật kinh doanh bị rò rỉ

Khi cho nhà cung cấp tham gia vào quá trình kinh doanh của bạn, thì ít nhiều các quá trình, thông tin và thông tin mật sẽ được chia sẻ cho nhà cung cấp.

Nếu không có biện pháp hiệu quả, các điều khoản hợp đồng và pháp luật bảo vệ thì bạn sẽ đứng trước rủi ro bị rò rỉ bí mật kinh doanh sang các nhà cung cấp.

  • BENA có thể khuyên gì?

Khi quyết định thuê ngoài cho doanh nghiệp, dự án của mình, nhà quản lý cần lưu ý:

  • Xác định các gói bạn muốn thuê ngoài. Phạm vi công việc và các yêu cầu được lập bởi các cán sự thạo việc, hay tham khảo tư vấn.
  • Thảo luận nhóm, đánh giá rủi ro của viêc thuê ngoài, bao gồm xem xét biện pháp kiểm soát rủi ro và hiệu quả của biện pháp ấy.
  • Điều khoản hợp đồng cần được soạn và rà soát bởi người có thạo việc, hay tham khảo tư vấn.
  • Kế hoạch mời thầu theo hướng cạnh tranh để có giá tốt.
    • Hãy mời các đơn vị mà bạn có thông tin tham khảo đáng tin cậy,
    • Tiêu chí yêu cầu về năng lực nhà cung cấp cần được đưa ra cụ thể và vừa khớp với yêu cầu của công ty. Không nên đưa ra chung chung, hay đưa ra yêu cầu quá cao,
  • Duy trì theo dõi các biện pháp kiểm soát rủi ro khi đang trong quá trình thực hiện hợp đồng. Vài ví dụ:
    • Cử đội quản dự án đến làm việc cùng nhà cung cấp,
    • Cung cấp đào tạo ban đầu và đào tạo bắt buộc,
    • Định kỳ đo lường kết quả thực hiện, và có biện pháp chế tài hay khuyến khích tương ứng.

Was this article helpful?

Scroll to Top