Bài viết này phác thảo những cản trở đáng kể nhất trong kiểm soát chi phí dự án một cách hiệu quả. Những thách thức này xuất hiện từ nhiều nguồn khác nhau, từ sự sẵn sàng của tổ chức đến việc thiết kế các quy trình và hệ thống. Dựa trên sự hiểu biết về các yếu tố như vậy, hy vọng các doanh nghiệp có thể triển khai được một hệ thống kiểm soát chi phí của riêng mình, nhằm tạo ra được một sự linh hoạt mà doanh nghiệp cần, cũng như cho phép họ thực hiện được việc tiêu chuẩn hóa các quy trình, hiệu suất dự án một cách rõ ràng hơn, từ đó cung cấp các báo cáo chính xác hơn cho bản thân doanh nghiệp và nếu cần, cho cả khách hàng của chính doanh nghiệp đó.
Một số câu hỏi cơ bản liên quan đến kiểm soát chi phí
Các tổ chức thường gặp khó khăn trong việc cung cấp thông tin hiệu suất dự án chính xác và kịp thời cho chính họ và khách hàng của họ. Để đảm bảo các dự án thành công, những người chịu trách nhiệm theo dõi và hướng dẫn thực hiện phải đối mặt với một số câu hỏi cơ bản, mà họ phải có khả năng trả lời. Mặc dù đơn giản về mặt khái niệm, nhưng trong thực tế, để trả lời những câu hỏi này không phải là điều dễ dàng.
Một số câu hỏi cơ bản mà các chuyên gia kiểm soát dự án phải đối mặt bao gồm biết ngân sách hiện tại và các dự báo như thế nào, đồng thời phải xác định xem từng cái đó có thể thay đổi ra sao. Các câu trả lời có thể trở nên lộn xộn hơn nếu dự án có nhiều nguồn vốn khác nhau. Ví dụ, trong khu vực công, các cơ quan hoặc thành phố có thể phải xem xét các nguồn vốn khác nhau (chẳng hạn như các khoản hỗ trợ của trung ương và địa phương, doanh thu thuế và các vấn đề trái phiếu), tất cả phải được phân bổ và chi tiêu theo các quy tắc cụ thể. Khu vực tư nhân cũng gặp phải các khó khăn này với việc hình thành các liên doanh cho các tổ chức lớn, nơi mà mỗi bên đóng góp các quỹ riêng biệt.
Một câu hỏi kiểm soát chi phí cơ bản khác lại liên quan đến các cam kết hợp đồng. Người kiểm soát dự án sẽ muốn biết bao nhiêu ngân sách đã được cam kết cho các nhà thầu phụ thuộc một dự án nào đó tại một thời điểm bất kỳ. Để hoàn thành một bức tranh tổng thể, họ cần biết thực tế đã chi bao nhiêu. Tất cả các thông tin này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về những xu hướng đang phát triển và cách thức thực hiện dự án.
Tiến độ và chi phí là đầu vào cơ bản cho hiệu suất dự án, tuy nhiên thường rất khó để báo cáo chính xác cho cả hai yếu tố này. Hơn nữa, một khi chi phí và tiến độ đã được báo cáo, làm thế nào hiệu suất có thể được đo lường để làm cho quá trình cải thiện trở nên khả thi? Cuối cùng, các dự án này luôn có các yêu cầu hợp đồng cụ thể, lý tưởng nhất là yêu cầu phải có một bản kiểm toán theo vết các quyết định đã được đưa ra và dữ liệu được lấy từ nhiều địa điểm khác nhau.
Các thách thức trong quản lý chi phí hiệu quả
1. Kiểm soát thay đổi
Kiểm soát các thay đổi trong một dự án có thể được xem như khía cạnh khó khăn nhất của quản lý chi phí. Mặc dù ngân sách có thể được thiết lập cho một dự án, tuy nhiên, hầu như chắc chắn rằng sẽ có một sự biến đổi hoặc thay đổi phạm vi nào đó xuất hiện. Các quy tắc kinh doanh phải được tuân theo tùy thuộc vào loại hợp đồng hoặc loại dự án và tổ chức đang triển khai.
Nhiều câu hỏi sau đó phát sinh liên quan đến việc báo cáo một cách chính xác người chịu trách nhiệm phê duyệt một thay đổi và thời điểm phê duyệt. Các tham số ảnh hưởng như thế nào đến ngân sách và dự báo? Liệu tất cả các thay đổi có được báo cáo chính xác hay không? Ngân sách và dự báo hiện tại có phản ánh sự thay đổi hay không? Được tạo ra dựa trên những thách thức khác nhau phải đối mặt (như không đủ tài nguyên, dữ liệu và hệ thống bị ngắt kết nối, việc tập hợp dữ liệu thủ công), một thay đổi bị quản lý sai có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác của báo cáo và gây nguy hiểm cho sự thành công tiềm năng của dự án.
2. Không đủ nguồn lực cho các kiểm soát
Trong bối cảnh một nền kinh tế toàn cầu luôn thay đổi như hiện nay, nhu cầu về báo cáo chi phí, lập kế hoạch tốt hơn và phân tích kịch bản luôn nhận được sự quan tâm ngày càng lớn của mọi doanh nghiệp. Trong một môi trường phức tạp hơn – nơi mà ở đó sự sáp nhập và mua lại có thể diễn ra – luôn cần phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa các tổ chức khác nhau trong một dự án. Đồng thời, sẽ luôn tồn tại những áp lực vô cùng lớn do các nguồn lực hạn chế của tổ chức. Chính một thách thức như vậy đến phiên nó, sẽ biến thành một động lực thúc đẩy việc cung cấp các báo cáo luôn phải chi tiết và chính xác một cách kịp thời.
3. Độ chính xác của báo cáo
Một khi dữ liệu đã được thu thập, đồng thời các định dạng cũng đã được thiết lập cho một báo cáo, thì cần phải đảm bảo rằng các báo cáo phải thật chính xác và dễ hiểu. Ví dụ, một báo cáo tóm tắt nên cung cấp những chi tiết chính xác trong cấu trúc phân rã công việc và phải tạo được một mức độ rõ ràng về toàn bộ dự án.
4. Quản lý mối quan hệ khách hàng
Một dự án sẽ luôn có khách hàng. Ngay cả trong trường hợp chỉ có một chủ sở hữu của dự án, vẫn có khách hàng cho dự án như: các bên liên quan, cơ quan tài trợ, đơn vị kinh doanh yêu cầu giải pháp CNTT, v.v. Thông thường, khách hàng sẽ muốn xem các phép đo lường chi phí và hiệu suất theo một cách thức mà tổ chức hiện đang không thực hiện. Do đó, chúng ta thường thấy các tổ chức hay tập trung nguồn lực của mình vào việc lập các báo cáo cho khách hàng theo định dạng mà họ đã yêu cầu. Tuy nhiên, thời gian và nỗ lực dành cho việc tạo báo cáo do khách hàng chỉ định có thể không phải là cách lý tưởng để tổ chức dự báo và lên kế hoạch trước vì lợi ích của dự án. Do vậy, nếu chỉ cố gắng làm hài lòng khách hàng theo cách thức như vậy chỉ làm cho những nỗ lực thực sự cho cải thiện hiệu suất dự án bị sao nhãng và chệch hướng.
5. Thời gian và nỗ lực liên quan đến báo cáo
Bên cạnh những khó khăn trong việc lấy thông tin từ các nguồn khác nhau của một dự án, mối quan tâm lớn hơn là thời gian và nỗ lực để thực sự thu thập được những thông tin này cho mục đích báo cáo. Thường có nhiều nguồn khác nhau để các tổ chức thu nhận dữ liệu của họ. Một hệ thống kiểm soát chi phí và hệ thống lập tiến độ sẽ xuất ra các mã thông tin khác nhau mà sau đó phải được hợp nhất và phối hợp với nhau một cách trơn tru, không có sai sót. Tuy nhiên, giải pháp điển hình là một giải pháp thủ công, rất tẻ nhạt, tốn thời gian và dễ bị lỗi từ vô số nguồn khác nhau.
6. Liên kết dữ liệu giữa nhiều hệ thống nguồn
Liên kết dữ liệu giữa nhiều nguồn cũng được xem là một vấn đề mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt. Không chỉ liên quan đến tiến độ và các khía cạnh chi phí của dự án, mà rất thường xuyên, các dự án sẽ phải liên kết dữ liệu từ các nguồn khác nhau như hệ thống bảng chấm công, hệ thống quản lý tài sản, hệ thống quản lý quỹ, hệ thống quản lý hợp đồng, v.v. Nhiều tổ chức sử dụng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel để ghi lại lượng dữ liệu đồ sộ được đổ về từ nhiều vị trí khác nhau. Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của một số dự án, một giải pháp phần mềm không có bảo mật, kiểm soát phiên bản và phụ thuộc vào nhiều tệp bị ngắt kết nối thường không phải là cách lý tưởng để báo cáo và phân tích dữ liệu hiệu suất chi phí.
7. Tích hợp tiến độ và chi phí
Sự tích hợp tiến độ và chi phí cũng là một nguyên nhân khác gây lo ngại giữa những kiểm soát dự án. Các nhà lập tiến độ có xu hướng làm việc theo các cấu trúc phân rã công việc và các hoạt động, trong khi các nhà phân tích chi phí và báo cáo tài chính lại quản lý theo mã chi phí, giao dịch và giai đoạn tài chính. Mỗi bên thường có những người quản lý khác nhau sẽ xem xét dữ liệu và tiến độ của họ. Lập kế hoạch và chi phí cũng thường sử dụng các công cụ khác nhau để báo cáo dữ liệu. Do đó, việc kéo thông tin từ cả hai phía lại với nhau là một thách thức lớn.
8. Lấy dữ liệu tiến độ từ nhiều nhà thầu phụ
Cố gắng thực hiện một tiến độ tổng thể tích hợp từ nhiều nhà thầu phụ khác nhau là một nhiệm vụ khó khăn. Quá trình thu thập dữ liệu tình hình tiến hành công việc (ví dụ như tỷ lệ hoàn thành), hoặc đảm bảo rằng việc dừng hoạt động, được báo cáo chính xác từ các nhà thầu phụ khác nhau, là rất khó khăn. Một cách lý tưởng, dữ liệu sau tích hợp sẽ được sử dụng để tạo ra một báo cáo hoặc phân tích có ý nghĩa về dự án. Nhưng bởi tính chất khó khăn của việc thu được dữ liệu, cũng như việc phân phối không theo một quy luật nào của các thông tin loại này, cho nên dẫn đến việc các báo cáo thường bị trì hoãn hoặc không chính xác. Đối với các dự án lớn có nhiều nhà thầu phụ tham gia thì càng dễ dàng gây ra vấn đề loại này.
9. Dự toán và dự báo hiệu quả
Trong nhiều trường hợp, cách tiếp cận đối với việc lập dự toán và dự báo có thể thay đổi dựa trên nền tảng và cách tiếp cận của người thực hiện công việc. Vì vậy, tính nhất quán trong các yếu tố này của một dự án có thể bị mất đi. Các tổ chức phải đối mặt với sự cần thiết phải chuẩn hóa ngân sách và dự báo của họ để có mức độ tin cậy cao về việc làm thế nào dự toán ngân sách và dự báo được tạo ra trong dự án của họ.
10. Kế toán chi phí, không phân tích chi phí
Các chuyên gia kiểm soát dự án ngày càng cảm thấy thất vọng do bị xem như chỉ là người kế toán chi phí, tức là chỉ chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế toán cho những công việc đã được thực hiện tương đối lâu trước đó. Họ cho rằng rất nhiều công việc của họ thuần túy chỉ là sự điều đình giữa các bên và đảm bảo rằng dữ liệu được ghi lại là chính xác. Với thực tế như vậy, có lẽ công việc của người kiểm soát dự án chỉ gói gọn phạm vi ở vai trò người kế toán chi phí. Từ thực trạng này, đòi hỏi các nhà hoạch định vốn hoặc các nhà phân tích chi phí của một dự án, phải làm nhiều hơn nữa, phải tạo ra các kịch bản, phải lập kế hoạch và phân tích dữ liệu của một dự án, chứ không chỉ xoay quanh việc tính toán chi phí.