Nhìn bề ngoài, có vẻ như việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp chỉ đơn giản là nhìn vào bảng giá của họ. Tuy nhiên, quá trình lựa chọn nhà cung cấp thực sự phức tạp hơn nhiều và việc lựa chọn sai có thể gây ảnh hưởng xấu đến tổ chức của chúng ta.
Chuỗi cung ứng là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh và nếu một phần của chuỗi đó thất bại, chúng ta có thể gặp phải các vấn đề gây tổn hại đến danh tiếng của mình. Việc lựa chọn nhà cung cấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng, độ tin cậy và giá trị đồng tiền. Cách mà chúng ta cân nhắc từng yếu tố sẽ dựa trên chiến lược và ưu tiên kinh doanh của mình. Ví dụ, là một công ty khởi nghiệp với số tiền hạn chế, chúng ta có thể sẽ đặt nặng hơn vào một mức giá phải chăng so với một doanh nghiệp đã thành lập có thể đủ khả năng chi tiêu thêm một chút hoặc giữ số lượng hàng tồn kho cao hơn để tận dụng giá cả.
“Quy trình lựa chọn nhà cung cấp là một phần quan trọng trong công việc của bộ phận mua sắm. Hợp lý hóa quá trình mua sắm sẽ cho phép doanh nghiệp dành nhiều thời gian hơn để tìm đúng nhà cung cấp và đàm phán các giao dịch tốt nhất có thể”. Trước khi thực hiện quá trình mua sắm, cần xem xét và thực hiện một số công việc như:
Tìm hiểu nhu cầu kinh doanh và những gì muốn đạt được
Nếu chúng ta có thể tìm thấy một nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp hoặc vượt hơn so với nhu cầu của doanh nghiệp của mình, thì đó sẽ là những nhà cung cấp hiệu quả nhất để làm việc cùng. Trước khi chúng ta bắt đầu lựa chọn nhà cung cấp, hãy tìm hiểu nhu cầu kinh doanh của mình và những gì mình muốn đạt được bằng cách mua thay vì chỉ trả tiền cho các mặt hàng mà nhà cung cấp đang muốn bán. Chẳng hạn, nếu chúng ta muốn giảm thời gian phục vụ khách hàng, các nhà cung cấp có thể cung cấp khả năng giao hàng nhanh hơn sẽ quan trọng hơn so với những người cạnh tranh về giá.
Tìm hiểu số lượng nhà cung cấp mong muốn
Chúng ta nên đánh giá xem mình phải cần bao nhiêu nhà cung cấp để phục vụ cho công việc. Khi mua hàng từ một nhóm được nhắm đến cẩn thận có thể cung cấp cho chúng ta một số lợi ích như:
- Doanh nghiệp của chúng ta sẽ trở nên quan trọng hơn đối với các nhà cung cấp
- Sẽ dễ dàng hơn để giải quyết quản lý chuỗi cung ứng và duy trì mối quan hệ nhà cung cấp
- Chúng ta có thể tận dụng các giao dịch mang lại lợi thế cạnh tranh tốt hơn
Khả năng phụ thuộc vào nhà cung cấp
Giả sử khi chúng ta thông báo cho những khách hàng quan trọng rằng mình đang có một công việc gấp rút cần phải hoàn thành. Khi đó, các nhà cung cấp có lẽ sẽ hăng hái tham gia hơn nếu bạn sẵn sàng chi cho họ 1.000 đô la/tháng so với chỉ chi 250 đô la/tháng. Điều này nói lên rằng, việc lựa chọn nguồn cung là cực kỳ quan trọng. Mua tất cả mọi thứ từ một nhà cung cấp duy nhất có thể nguy hiểm cho doanh nghiệp. Điều gì xảy ra với doanh nghiệp của chúng ta nếu nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu của mình hoặc thậm chí tệ hơn là họ không kinh doanh nữa?
Mặc dù việc độc quyền có thể dẫn đến việc các nhà cung cấp cung cấp sẽ cho chúng ta một thỏa thuận hoặc dịch vụ tốt hơn, nhưng bên cạnh đó, nó cũng có thể kéo theo sự tự mãn và giảm tiêu chuẩn của họ.