Không phân biệt ngành công nghiệp, quy mô doanh nghiệp hay sự phát triển trong chuyên môn mua sắm, việc nhận ra các khoản tiết kiệm chi phí sẽ luôn là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chức năng mua sắm. Điều này không có gì là bất ngờ, bởi vì, ngày nay, trong hầu hết các tổ chức, tỷ lệ phần trăm doanh thu dành cho mua sắm đã tăng lên 50-70%, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. Mua sắm có tác động rất lớn đến lợi nhuận của một công ty. Đối với các tổ chức lớn, việc giảm mua sắm không theo kế hoạch từ 5-10% có thể dễ dàng tạo ra hàng triệu đô la tiết kiệm.
Các loại tiết kiệm chi phí
Từ góc độ mua sắm, có ba lĩnh vực để tìm kiếm tiết kiệm chi phí. Chúng được biểu thị bằng ba cạnh của tam giác thể hiện trong Hình 1: phía cầu, phía cung và tổng chi phí.
Quản lý nhu cầu mua hàng
Quản lý nhu cầu mua hàng tập trung vào các bên liên quan nội bộ và xem xét quản lý nhu cầu tốt hơn và giảm chi phí. Hãy cùng xem một số phương pháp:
a. Giảm tiêu thụ
Đây là trường hợp phổ biến nhất mà chúng ta có thể tìm thấy trong công tác vận hành. Điều này có thể thực hiện được thông qua việc:
- Tránh chi phí
- Giảm nhu cầu
- Vận hành hiệu quả
b. Củng cố chi tiêu
Đây là chiến lược được sử dụng phổ biến nhất để giảm chi phí. Một nguyên nhân phổ biến của chi phí ẩn là thông số kỹ thuật không cần thiết. Do vậy, việc hài hòa các thông số kỹ thuật có thể dẫn đến những khoản tiết kiệm hấp dẫn.
c. Cải thiện đặc điểm kỹ thuật
Những chuyên viên kỹ thuật là những cá nhân khó tính trong chuyên môn của mình, và thường có khuynh hướng nhắm đến sự hoàn hảo về mặt kỹ thuật. Do vậy, họ sẽ mong muốn tìm kiếm giải pháp tốt nhất, điều đó cũng đồng nghĩa với giá thành thường đắt nhất. Trong khi với một lựa chọn khác ít tốn kém hơn, đôi khi sẽ phù hợp hơn với mục đích sử dụng, cũng như hoàn cảnh hiện tại.
Quản lý nguồn cung ứng
Quản lý cung ứng tập trung vào các bên liên quan bên ngoài – nhà cung cấp. Hãy cùng xem một số chiến lược trong nhóm này
a. Tái cấu trúc mối quan hệ nhà cung cấp
Cách tiếp cận này tập trung vào việc tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp hiện tại để tìm cơ hội giảm chi phí. Hãy thực hiện các chương trình phát triển nhà cung cấp mạnh mẽ hơn để đạt được các mối quan hệ hợp tác ngày càng bền vững.
b. Tăng tính cạnh tranh
Điều này là đơn giản – tìm cơ hội để tăng cạnh tranh giúp giảm chi phí. Việc này sẽ đi đôi với việc tập trung vào việc chuẩn hóa các thông số kỹ thuật. Nếu chúng ta có thông số kỹ thuật tiêu chuẩn phi công nghiệp, thì ta sẽ có ít nhà cung cấp hơn.
Cạnh tranh nhiều hơn, đồng nghĩa với giá cả sẽ tốt hơn. Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp đủ điều kiện và đáp ứng các thông số kỹ thuật tiêu chuẩn của bạn.
c. Tái cấu trúc nguồn cung ứng
Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa, lợi thế chi phí có thể đạt được bằng cách tìm nguồn cung ứng từ các quốc gia có chi phí thấp hoặc bằng cách san đều tổng nhu cầu đối với một sản phẩm nhất định cho nhiều nhà cung cấp, tạo ra sự cạnh tranh liên tục giữa các nhà cung cấp, từ đó đem lại các hiệu quả về cắt giảm chi phí.
Quản lý chi phí tổng
Các kỹ thuật thuộc nhóm này được tập trung vào việc giảm tổng chi phí sở hữu. Một số kỹ thuật được liệt kê bao gồm:
a. Phân tích tổng chi phí sở hữu
Điều này bao gồm việc xem xét tổng chi phí chuỗi cung ứng bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển có thể thay đổi từ 20 – 30% tùy theo ngành. Chuỗi cung ứng nhanh không chỉ có thể dẫn đến tăng cường tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan nội bộ, mà các sáng kiến như Just in time (JIT) cũng có thể dẫn đến giảm đáng kể hàng tồn kho. JIT có thể không dành cho tất cả các công ty nhưng cũng là một yếu tố đáng để đánh giá.
b. Lưu trữ tại kho của nhà cung cấp
Chuyển đến kho lưu trữ do nhà cung cấp quản lý có thể giải phóng tài nguyên nội bộ của chúng ta vì chức năng dự báo và quản lý nhu cầu được chuyển đến nhà cung cấp. Điều cần lưu ý duy nhất với phương pháp này là một nhà cung cấp phải có tầm nhìn về dự báo nhu cầu. Cụ thể như những thay đổi điều kiện thị trường hoặc các yếu tố nội bộ như khuyến mại có thể sẽ dẫn đến sự tăng đột biến hoặc làm chậm tiêu thụ hàng tồn kho.
c. Giảm hoặc loại bỏ chi phí giao dịch
Chi phí giao dịch là một yếu tố khác để xem xét trong khi đánh giá tổng chi phí quản lý. Ví dụ: có một chi phí giao dịch để phát hành đơn đặt hàng và xử lý hóa đơn. Nếu chúng ta đang mua nguyên liệu từ nhà cung cấp dựa trên lịch trình cố định, liệu mình có thực sự cần đơn đặt hàng hay việc này có thể được xử lý hiệu quả hơn không?