Yếu tố thành công quan trọng
Để giảm rủi ro một cách thành công trong bất kỳ dự án xây dựng nào, các yếu tố sau phải được xem xét:
Chú ý đến việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Một cách tối thiểu, tổng thầu phải có một đường cơ sở hiệu suất (tiêu chí năng suất, chất lượng) được ghi trong hợp đồng, trong đó xác định các yêu cầu mà nhà thầu phải đáp ứng trong quá trình thực hiện dự án. Thời hạn cho công việc cụ thể và ngày cho các mốc quan trọng trong suốt vòng đời dự án phải được quy định một cách cụ thể.
Thiết lập một quy trình cho việc thuê nhà thầu: Để chuẩn hóa quy trình thuê của công ty, chúng ta cần thiết lập một quy trình quy định các bước phải tuân theo để đảm bảo rằng nhà thầu có đủ điều kiện để thực hiện công việc trên công trường làm việc của mình. Điều này là cần thiết để tránh ít nhất hai vấn đề nghiêm trọng: thuê nhà thầu chỉ dựa trên giá cả và cho phép nhà thầu bắt đầu công việc trước khi giao tất cả các tài liệu cần thiết của họ.
Cam kết của quản lý cấp cao: Nếu không có sự hỗ trợ mạnh mẽ của ban quản lý cấp cao cho các quy trình giảm thiểu rủi ro, kết quả dự án có thể bị tổn hại nghiêm trọng.
Quản lý rủi ro chủ động: Rủi ro liên tục thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, và thời gian thực hiện dự án càng dài thì cơ hội thay đổi càng cao và nhu cầu sửa đổi các giả định kế hoạch của chúng ta càng lớn. Khi một cột mốc bị bỏ lỡ, hệ quả từ việc một nhà thầu không thể cung cấp các tài liệu cần thiết trong quá trình thực hiện dự án, có thể làm cho một rủi ro mới trở nên rõ rệt hơn. Nhóm dự án phải luôn cảnh giác với những tình huống như vậy để giữ cho quản lý rủi ro tồn tại.
Sử dụng dữ liệu lịch sử và bài học kinh nghiệm: Tất cả các dự án đều gặp khó khăn và mỗi kinh nghiệm nên được chia sẻ với các chuyên gia khác trong công ty. Bằng cách này, công ty có thể học được cách thuê nhà thầu, gánh chịu ít rủi ro hơn. Khi thông tin được phổ biến một cách hiệu quả trong công ty, nó có thể ngăn ngừa các rủi ro phổ biến xảy ra lần nữa. Các hệ thống lưu giữ và chuyển giao bài học kinh nghiệm trong toàn công ty là rất cần thiết để cải thiện kết quả khi quản lý nhà thầu.
Lợi ích mong đợi
Dưới đây liệt kê một số lợi ích:
Giảm bớt các nghĩa vụ pháp lý: Hợp đồng được thực hiện kém hoặc quản lý kém có thể gây ra tổn thất nghiêm trọng cho công ty đi thuê. Các vấn đề lao động và các vấn đề pháp lý khác có thể dẫn đến tổn thất tài chính và đưa công ty đi thuê vào vị trí thị trường nhạy cảm.
Cải thiện kết quả tài chính: Giảm các khoản nợ, kết hợp với thông lệ thuê các nhà thầu có trình độ tốt nhất để thực hiện công việc được ký hợp đồng, có thể giảm rủi ro tổn thất tài chính do các vấn đề với lực lượng lao động và cải thiện cơ hội hoàn thành dự án theo yêu cầu của hợp đồng.
Chất lượng thi công xây dựng cao hơn: Bằng cách sử dụng các hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát hợp đồng, ngay từ đầu trong vòng đời dự án, tổng thầu có khả năng xác định tốt hơn nhiều các sai lệch so với đường cơ sở hợp đồng. Một công việc xây dựng được lên kế hoạch và kiểm soát tốt sẽ có cơ hội đạt được mục tiêu cao hơn nhiều.
Quy trình đi thuê được chuẩn hóa: Bằng cách thiết lập một quy trình dựa trên các thực hành tốt nhất trong việc quản lý và ký kết hợp đồng với các nhà thầu, tổng thầu sẽ đảm bảo các tiêu chuẩn cho các thủ tục hợp đồng. Điều này sẽ dẫn đến việc phải xác minh các tài liệu cần thiết và phải chắc chắn rằng không có bước nào ban đầu (như xác minh các tài liệu giới thiệu cho nhà thầu, cũng như cơ cấu bộ máy của nhà thầu) bị bỏ sót.
Tích hợp kỹ thuật và pháp lý: Để hợp đồng thực sự phù hợp với phạm vi yêu cầu, điều cần thiết là các nhóm kỹ thuật và pháp lý của công ty phải thỏa thuận. Các luật sư tự mình có thể xây dựng các hợp đồng đầy đủ và phức tạp, nhưng chỉ có thể xem xét trên các khía cạnh pháp lý. Nếu không có một định nghĩa phạm vi hoàn chỉnh từ đội ngũ kỹ thuật và không có tài liệu tham khảo cụ thể về tài liệu thiết kế và các tài liệu kỹ thuật cần thiết khác, giá trị của hợp đồng sẽ rất đáng nghi ngờ. Để một hợp đồng được hoàn thành, và để phục vụ mục đích của nó, cần phải đánh giá tầm quan trọng như nhau đối với cả phạm vi kỹ thuật và các khía cạnh pháp lý.
Trao đổi nội bộ về các thực hành tốt nhất: Nếu được tổ chức hợp lý, có thể tạo ra nhiều cách thức để khuyến khích trao đổi kinh nghiệm chuyên môn trong công ty. Các hội thảo nội bộ nhỏ có thể được tổ chức để tập trung vào các nghiên cứu trường hợp cụ thể và tài liệu từ những buổi hội thảo như thế này có thể giúp công ty tiếp thu kiến thức thu được trong suốt nhiều năm qua.
Kiểm toán mua sắm: Theo Hướng dẫn PMBOK, kiểm toán mua sắm là một phân tích có cấu trúc của toàn bộ quy trình mua sắm, từ lập kế hoạch mua sắm cho đến khi kết thúc hợp đồng. Mục tiêu là xác định thành công và thất bại. Những thứ này sau đó có thể được sử dụng làm cơ sở để phát triển các thực hành tốt hơn trong các hợp đồng tương lai. Công ty phải luôn tận dụng mọi cơ hội để phổ biến các thông lệ tốt nhất trong nội bộ và tránh, càng nhiều càng tốt, tái diễn các tình huống rủi ro đã xảy ra trong các dự án trước đó.
Phát triển các nhà thầu phụ: Nhiều tổng thầu nói chung hy vọng rằng các nhà thầu của họ sẽ tự đầu tư vào đào tạo, hoặc các đối thủ của họ sẽ đào tạo các nhà thầu và những tổng thầu này có thể hưởng lợi từ nhóm lao động có trình độ đó, nhưng điều này thực tế không bao giờ xảy ra. Với việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án cùng với nhà thầu phụ, để họ tham gia vào các quyết định và giúp xác định các giải pháp thay thế cho các vấn đề trên công trường, tổng thầu có thể đào tạo các nhà thầu phụ để quản lý công việc tốt hơn. Trong thị trường cực kỳ cạnh tranh ngày nay, nơi rất khó tìm được nhà thầu phụ đủ điều kiện, một khoản đầu tư vào việc đào tạo các đối tác thầu phụ tốt là rất cần thiết.
Nâng cao nhận thức về rủi ro: Bằng cách tạo mối quan hệ làm việc tốt hơn giữa tổng thầu và nhà thầu phụ và sử dụng các thực hành quản lý tốt và hỗ trợ pháp lý hiệu quả, người phụ trách dự án sẽ nâng cao nhận thức về các rủi ro có thể xảy ra và hậu quả của chúng đối với dự án và / hoặc công ty. Nhận thức về các rủi ro trong dự án là bước đầu tiên hướng tới hành động để tránh chúng.