Việc mua sắm tập trung là sự kiểm soát bởi một trụ sở chính đối với tất cả các hoạt động giao dịch, mua bán được thực hiện bởi các đơn vị trực thuộc. Điều này cho phép sự quản lý tập trung và mua bán với số lượng lớn, từ đó sẽ dẫn đến giá cả tốt hơn và các điều khoản cũng như khả năng làm việc với các nhà cung cấp lớn hơn.
Sự kiểm soát tập trung này cho phép kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả hơn, chi phí nhân sự thấp hơn và giảm chi phí tổng. Nhân viên cũng được hưởng lợi từ công tác đào tạo, và hỗ trợ tốt hơn từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, khả năng xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp cũng sẽ được cải thiện tốt hơn.
Để trả lời cho câu hỏi, mua sắm tập trung là tốt hay xấu, ta cần tìm hiểu về những lợi thế cũng như bất lợi của hình thức mua sắm này.
Những lợi thế của mua sắm tập trung
Ít chi phí tổng hơn
Sự dư thừa nguồn lực và các chi phí đi kèm không còn tồn tại. Các hoạt động mua sắm được chuẩn hóa.
Nhiều nhân viên không còn phải dành thời gian cho việc mua sắm theo tình thế.
Mua sắm với khối lượng lớn có nghĩa là giá cả sẽ tốt hơn, giảm giá nhiều hơn và các điều khoản cũng sẽ dễ chịu hơn.
Việc giao hàng cho khối lượng lớn sẽ cắt giảm chi phí giao hàng và chi phí nhân viên để di chuyển và lưu trữ hàng hóa.
Hệ thống máy tính có thể được sử dụng để tự động hóa phần lớn công việc cũng như tích hợp hệ thống mua hàng với kiểm soát kế toán và chứng khoán.
Hồ sơ tập trung có thể được lưu giữ trong tất cả các giao dịch mua.
Nhân viên có thể được đào tạo về mua hàng và cách thức để giảm thiểu chi phí.
Nhà cung cấp biết địa điểm hoặc cá nhân để liên hệ trong quá trình mua sắm.
Nhân viên ở bộ phận mua hàng có thể xây dựng mối quan hệ tốt với những người dùng cuối, từ đó cho phép nhà cung cấp hiểu được rõ hơn nhu cầu kinh doanh và đề xuất các sản phẩm khác có thể phù hợp hơn và hiệu quả về chi phí.
Nó cho phép kiểm soát tốt hơn lượng hàng tồn kho sao cho chúng có thể được giữ ở mức tối ưu.
Những bất lợi của mua sắm tập trung
• Yêu cầu mua đối với những hàng hóa đặc biệt phải được gửi từ các khu vực khác nhau đến bộ phận mua hàng tập trung gây ra sự chậm trễ và một số khó chịu.
• Nếu phân bố trên các vùng địa lý khác nhau, công ty có thể không tận dụng được các khoản giảm giá tại địa phương.
• Bộ phận mua hàng tập trung có thể trở nên quá lớn và phức tạp để quản lý.
• Ngược lại, với một công ty nhỏ, có thể không có hiệu quả về chi phí khi phải có nhân viên và một hệ thống máy tính chỉ dùng cho việc mua hàng.
Kết luận
Như có thể thấy nếu chúng ta là một công ty lớn không bị phân tán về mặt địa lý, thì những lợi thế của một bộ phận mua hàng tập trung sẽ vượt xa những nhược điểm của nó.