Mua sắm trực tiếp và gián tiếp đều rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Mặc dù chúng là các chức năng khác nhau đòi hỏi những cách tiếp cận và hệ thống riêng biệt, nhưng một khi hiểu được sự tương đồng và khác biệt giữa hai loại này sẽ giúp chúng ta có thể lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng và các chính sách quản lý chi tiêu một cách thành công.
Mua sắm trực tiếp liên quan đến việc mua hàng hóa, vật liệu và dịch vụ liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra hàng hóa/hoặc tạo ra dịch vụ mà một công ty đang cung cấp. Cách thức mua sắm này thúc đẩy lợi nhuận, hiệu suất và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Các giao dịch mua này thường được thực hiện với số lượng lớn, được mua từ một nhóm các nhà cung cấp với chi phí, chất lượng và độ tin cậy tốt nhất có thể. Nếu việc mua sắm trực tiếp ngừng hoạt động hoặc gặp phải vấn đề, doanh nghiệp sẽ không thể sản xuất sản phẩm và tạo doanh thu.
Trong khi đó, mua sắm gián tiếp đề cập đến việc mua sắm phát sinh cho vật liệu, dịch vụ và bảo trì cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Nó không đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên, nếu không có chức năng mua sắm gián tiếp, các doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động một cách hiệu quả.
Có thể khẳng định rằng cả hai hình thức mua sắm nói trên đều quan trọng đối với một doanh nghiệp, và một hình thức này có thể tồn tại mà không cần cái kia. Tuy nhiên, các cách tiếp cận là hoàn toàn khác nhau đối với cả hai hình thức này.
Dưới đây sẽ trình bày bốn lĩnh vực chính của việc mua sắm, trong đó sự khác biệt giữa chi tiêu trực tiếp và gián tiếp sẽ được làm sáng tỏ.
1. Quản lý quan hệ nhà cung cấp
Một trong những khác biệt chính trong cách tiếp cận có liên quan đến quản lý quan hệ nhà cung cấp. Các nhóm mua hàng trực tiếp đầu tư rất nhiều thời gian và nỗ lực để phát triển và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp. Tiến độ giao hàng và sự liên tục sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất; chất lượng nguyên liệu thô ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng, và do vậy, kéo theo sự ảnh hưởng đến uy tín và sự tín nhiệm của tổ chức. Các mối quan hệ với các nhà cung cấp thường là lâu dài và mang tính hợp tác trong quá trình này.
Trong mua sắm gián tiếp, trọng tâm chủ yếu là quản lý chi tiêu, không phải lợi ích mối quan hệ nhà cung cấp. Sự hợp tác với các nhà cung cấp chủ yếu mang ý nghĩa giao dịch, trong đó, chi phí cạnh tranh được xem là tâm điểm.
Đầu tư vào các mối quan hệ chiến lược thay vì có chủ ý và phát triển mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn là điều mà các nhóm chi tiêu gián tiếp có thể học hỏi từ các nhóm mua sắm trực tiếp. Ngoài ra, hợp lý hóa quản lý mối quan hệ nhà cung cấp, như mua sắm trực tiếp, sẽ tạo ra cơ hội tiết kiệm tốt hơn cho chi tiêu gián tiếp.
2. Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho được thực hiện chỉ để trả lời cho câu hỏi: chúng ta đang có hàng hóa gì, chúng được chúng được lưu trữ ở đâu và số lượng sẽ được yêu cầu là bao nhiêu.
Với mua sắm trực tiếp, để đảm bảo quá trình sản xuất suôn sẻ và tránh sự chậm trễ, hàng hóa cần phải được lưu giữ trong kho. Ngược lại, mua sắm gián tiếp được quản lý theo nhu cầu; nghĩa là, mua hàng được thực hiện khi có yêu cầu, vì vậy lượng hàng tồn kho, cũng như các chi phí liên quan, sẽ thấp hơn.
Để thực hiện quá trình mua sắm gián tiếp, chúng ta có thể tìm hiểu các thực hành tốt trong quản lý hàng tồn kho từ nhóm mua sắm trực tiếp để từ đó có thể đạt được sự cân bằng giữa hoạt động cung và cầu.
3. Cách tổ chức của công ty
Trong hầu hết các tổ chức, chi phí trực tiếp được quản lý bởi các nhóm mua sắm tập trung, với các nhà quản lý danh mục tập trung vào các lĩnh vực chi tiêu cụ thể. Chi tiêu gián tiếp, thay vào đó, có xu hướng được phân cấp và phân tán, và chịu trách nhiệm bởi các bên liên quan khác nhau trong nội bộ với ngân sách và các giao thức chi tiêu độc lập.
Cấu hình một cấu trúc và danh mục tập trung cho mua sắm gián tiếp sẽ tăng cường hiệu quả và tuân thủ và giảm chi phí.
Các nhóm mua sắm gián tiếp có thể học được những bài học quý giá từ nhóm mua sắm trực tiếp về các kỹ năng mềm rất cần thiết để xử lý một số lượng lớn các yêu cầu, các bên liên quan nội bộ và nhà cung cấp.
4. Sử dụng công nghệ
Mua sắm gián tiếp thường có các yêu cầu đa dạng, không đồng đều thường được tạo ra bởi một số lượng lớn người dùng từ các bộ phận không có chức năng không mua sắm của công ty. Để hợp lý hóa quy trình, các nhóm mua sắm gián tiếp cần tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm mua sắm không phức tạp thông qua công nghệ dễ sử dụng.
Các doanh nghiệp đã bắt đầu nhận ra rằng việc nâng cấp các hệ thống mua sắm trực tiếp có thể giúp hợp lý hóa các quy trình, cắt giảm rủi ro, duy trì chất lượng và giảm chi phí. Tuy nhiên, nhiều đội mua sắm tiếp tục gặp vấn đề với các hệ thống phi tập trung có giao diện người dùng không trực quan. Quá trình rườm rà đã gây nhiều tác động tiêu cực đến sự tuân thủ và năng suất.
Giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp là nên đầu tư vào một hệ thống mua sắm điện tử trực quan, từ đầu đến cuối, phục vụ mọi nhu cầu mua sắm.