Thuê ngoài đề cập đến kỹ thuật mà các doanh nghiệp giao phó các quy trình chức năng công ty của họ cho các nhà cung cấp từ bên ngoài. Việc thuê ngoài có thể cung cấp khả năng hoạt động liên tục, giúp dễ dàng kiểm soát chi phí hoạt động và quản lý rủi ro.
Dưới đây liệt kê năm chức năng mà một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thuê ngoài:
1. Tính tiền lương
Tính tiền lương là một trong những hoạt động thuê ngoài nhiều nhất trong thế giới kinh doanh trong một thời gian dài.
Tính tiền lương không chỉ đơn giản dừng ở việc tính toán số giờ và lương cho nhân viên mà nó còn liên quan đến hàng loạt yêu cầu, quy định và luật thuế. Một sai lầm với tính tiền lương có thể kích hoạt kiểm toán thuế và khiến doanh nghiệp mất rất nhiều tiền phạt thuế.
Thay vì xử lý việc tính tiền lương trong nội bộ bởi một nhân viên làm việc toàn thời gian, hãy thuê ngoài cho công việc này từ một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy. Các công ty có chuyên môn về lĩnh vực này có thể giúp chúng ta tránh phải những sai lầm tốn kém và giải phóng thời gian để chúng ta có thể tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp của mình.
2. Kế toán
Khi nói về thuê ngoài, thì tài chính và kế toán là một trong những quy trình đầu tiên cần được xem xét.
Khi thị trường phát triển, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNV&N) không ngừng tìm kiếm những ý tưởng mới và hy vọng tìm ra câu trả lời mới để hợp lý hóa các quy trình tài chính và kế toán. Họ còn hướng việc thuê ngoài đến các lĩnh vực mới và các ngành công nghiệp mới.
Ngày nay, một số lượng lớn DNV&N đang thuê ngoài tất cả những chức năng kiểm tra nội bộ quan trọng. Những thay đổi này là kết quả tự nhiên của mong muốn vượt qua từ các quy trình giao dịch cơ bản, các khoản nợ phải trả cho đến những chức năng thậm chí lớn hơn và tập trung hơn như dự báo, ngân sách và kiểm toán nội bộ.
Công nghệ biến đổi và các công cụ giúp cải thiện hiệu suất kinh doanh, thực hiện các báo cáo, nâng cao hiểu biết, và tăng cường hiệu quả của quy trình cũng như sự minh bạch là vô cùng cần thiết cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc thuê ngoài đối với hoạt động tài chính và kế toán thế hệ mới sẽ cung cấp cho công ty khả năng tiếp cận các công cụ bổ trợ. Điều này dẫn đến kết quả sẽ cải thiện công nghệ hiện có và tận dụng các công nghệ mới như điện thoại di động, đám mây và robot. Với các công cụ này, DNV&N có thể sẽ đạt được nhiều hiểu biết tốt hơn và nâng cao năng suất làm việc nhiều hơn.
3. Quản lý cơ sở hạ tầng IT
Bộ phận IT được tạo thành từ một môi trường tổng hợp gồm phần cứng, phần mềm và mạng máy tính, sẽ cho phép chúng ta thực hiện các chức năng kinh doanh và luồng công việc quan trọng như quản lý quan hệ khách hàng, quy trình tài chính và kế toán, email và tạo tài liệu.
Thành công của DNV&N phụ thuộc vào việc công ty có thể sử dụng những hành động này một cách đáng tin cậy và hiệu quả hay không. Ví dụ, các công ty bắt buộc phải nhận và gửi email để liên lạc với các đối tác và nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng, để thực hiện các đơn đặt hàng sản phẩm và dịch vụ. Liệu công ty của chúng ta có thể hoạt động bao lâu nếu thiếu một chức năng thiết yếu như vậy? Ngoài ra, chúng ta cũng cần có khả năng truy cập dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng để điều hành doanh nghiệp của mình. Vì vậy, nếu muốn bảo vệ các quy trình này, chúng ta cần thực hiện nhiều chức năng phụ trợ, bao gồm giám sát máy chủ, sao lưu và phục hồi dữ liệu, bảo mật và bảo vệ chống vi-rút.
Với một nhiệm vụ cơ bản và to lớn như thế, liệu các DNV&N có thể đảm trách đầy đủ các nhiệm vụ và trách nhiệm bắt buộc để điều hành một bộ phận IT của riêng mình hay không? Tất cả những điều vừa đề cập ở trên sẽ không thể được thực hiện nếu không có một cam kết và đầu tư lớn về cơ sở hạ tầng IT, tài năng, tiền bạc và thời gian. Đào tạo nhân viên IT, bảo trì các thiết bị IT và giữ gìn các công nghệ mới nhất là trách nhiệm lớn đối với hầu hết các DNV&N.
4. Mua sắm hàng hóa và dịch vụ
Hình thức thuê ngoài cho hoạt động mua sắm nếu được thực hiện sẽ giúp chủ doanh nghiệp nhỏ tận dụng nhiều tài sản chiến lược mà các tập đoàn lớn hơn đã sử dụng trong nhiều năm. Trên thực tế, đa phần các công ty lớn đều có kế hoạch tăng cường sử dụng hình thức thuê ngoài. Trang web entrepreneur.com gần đây cho biết, các doanh nhân từ lâu đã coi việc thuê ngoài như là một chiến lược dành riêng cho doanh nghiệp lớn, nhưng công nghệ ngày nay đã biến nó thành một công cụ dễ tiếp cận hơn cho các doanh nghiệp nhỏ.
Một số lợi ích của thuê ngoài cho hoạt động mua sắm:
- Giúp tiếp cận đội ngũ chuyên gia: Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn lực hỗ trợ mua sắm rất hạn chế, thường là sử dụng chung cho các bộ phận khác. Chính vì những giới hạn như vậy, nên các công ty nhỏ sẽ khó lòng thu hút được đội ngũ có chuyên môn cao. Do vậy, việc thuê ngoài các hoạt động mua sắm có thể giải quyết được vấn đề này thông qua việc cho phép tiếp cận với các chuyên gia trong ngành theo yêu cầu.
- Giảm rủi ro: Đối với các DNV&N, khi càng bổ sung hàng tồn kho thì càng làm nảy sinh nhiều rủi ro lớn vì những biến động trong kinh doanh. Nhiều nhân viên thường có nghĩa là rủi ro nhiều hơn. Việc thuê ngoài hoạt động mua sắm có thể giúp giảm thiểu rủi ro vì doanh nghiệp vừa nhận được lợi ích của dịch vụ mà không phải trả thêm bất kỳ khoản chi phí nào.
- Tạo đòn bẩy đàm phán: Bất kỳ công ty nhỏ nào cũng có thể tận dụng được sức mua gia tăng, nhưng làm thế nào họ có thể tự tạo đòn bẩy đàm phán với khối lượng mua hạn chế? Đây là một lợi ích to lớn trong việc sử dụng hình thức thuê ngoài cho các hoạt động mua sắm. Thông qua việc thuê ngoài với sự hợp tác chiến lược đúng chỗ sẽ giúp đem đến sự tiết kiệm kịp thời đối với nhiều hàng hóa và dịch vụ.
- Cho phép khai thác các tài sản cạnh tranh: Việc thuê ngoài cho hoạt động mua sắm còn cho phép DNV&N khai thác các tài sản cạnh tranh mà hầu hết các đối thủ của họ không sử dụng. Nhiều giải pháp tốt và sáng tạo có thể thu được từ sự liên kết với mạng lưới nhà cung cấp. Do đó, phát triển sản phẩm mới, phân phối độc quyền, đóng gói, giải pháp tồn kho và tài chính là tất cả các lĩnh vực có thể giúp các công ty nhỏ tách biệt khỏi đối thủ.
- Cho phép tiết kiệm chi phí: Nhu cầu và công nghệ thay đổi theo thời gian và dịch vụ từ các nhà cung cấp cũng liên tục thay đổi, nhưng hầu hết các hợp đồng vẫn tồn tại một chỗ khiến DNV&N phải trả một số tiền rất lớn chỉ vì họ đã không định vị được những thay đổi này. Một khi chúng ta sử dụng các phương pháp/giải pháp tốt nhất (từ những nhà cung cấp bên ngoài, có năng lực và chuyên môn sâu hơn) sẽ giúp chúng ta khắc phục những vấn đề này, từ đó mang đến sự tiết kiệm chi phí. Nhiều khi chi phí tiết kiệm được đủ để trả tiền cho việc thuê ngoài cho hoạt động mua sắm.
5. Xây dựng khách hàng tiềm năng
Các khách hàng tiềm năng là huyết mạch của sự phát triển kinh doanh mới cho DNV&N. Tất cả các công ty luôn cần một luồng khách hàng tiềm năng đáng tin cậy và nhất quán. Các lựa chọn phổ biến nhất là: (a) thuê ngoài để thực hiện quy trình phát triển khách hàng tiềm năng cho các công ty có chuyên môn về lĩnh vực này, hoặc (b) yêu cầu đội ngũ bán hàng phải tạo và sàng lọc các khách hàng tiềm năng của riêng họ, hoặc (c) phát triển bộ phận tạo khách hàng tiềm năng trong công ty.
Hai tùy chọn nội bộ (b và c) có thể tạo ra các vấn đề của riêng nó vì việc tạo khách hàng tiềm năng nằm ngoài khả năng cốt lõi của hầu hết các công ty. Đó là lý do tại sao việc thuê ngoài để xây dựng khách hàng tiềm năng từ các công ty có chuyên môn có thể mang lại nhiều ý nghĩa nhất.
Có hai loại công ty xây dựng khách hàng tiềm năng:
- Xây dựng khách hàng lớn tiềm năng: Các công ty tập trung vào các giải pháp B2B bán hàng phức tạp với chu kỳ bán hàng dài và nhiều người ra quyết định.
- Xây dựng khách hàng nhỏ tiềm năng: Các công ty tạo khách hàng tiềm năng giúp tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho các giao dịch mua nhỏ hơn (thường có mức giá 10.000 USD trở xuống) với chu kỳ bán hàng ngắn hơn và quy trình ra quyết định đơn giản.
Trước khi chọn một công ty xây dựng khách hàng tiềm năng, chúng ta cần thực hiện một số nghiên cứu và thậm chí phỏng vấn một vài công ty khác nhau để xem giải pháp nào sẽ phù hợp nhất cho nhu cầu của mình. Tìm hiểu xem công ty nào giống với thị trường mục tiêu, phong cách bán hàng tổng thể và văn hóa của công ty. Mỗi doanh nghiệp xây dựng khách hàng tiềm năng cần đóng vai trò là một phần mở rộng hợp lý của công ty mà ở đó phải đảm bảo về mặt năng lực, có hiểu biết về dịch vụ khách hàng và tính chuyên nghiệp – những thứ mà chúng ta luôn mong đợi từ lực lượng bán hàng nội bộ của chính mình.