Khi nhìn vào các tài liệu như bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập, chúng ta có thể bắt gặp một số thuật ngữ mà mình không quen thuộc. Tuy nhiên, hiểu được các điều khoản này là điều cần thiết, vì chúng sẽ giúp chúng ta nắm rõ hơn về báo cáo tài chính của công ty, để từ đó triển khai các hành động nhằm cải thiện sức khỏe tài chính của tổ chức trong những giai đoạn khó khăn. Thực tế hiện nay, khi sự tàn phá kinh tế đi kèm với đại dịch COVID-19 tiếp tục lan rộng, việc hiểu cách thức tối ưu hóa sức khỏe tài chính của công ty là quan trọng hơn bao giờ hết.
Các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt nên tập trung vào các khoản mục như chi phí hoạt động. Đây chính là những chi phí cần thiết cho việc bảo trì và quản lý hàng ngày của công ty chúng ta.
Trước khi chúng ta có thể cắt giảm chi phí hoạt động, điều quan trọng là phải hiểu được những chi phí này là gì, chúng ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào và cách tốt nhất để giữ chúng ở mức thấp trong khi vẫn duy trì năng suất và lợi nhuận của công ty.
Chi phí hoạt động chung
Một trong những phần lớn nhất của chi phí hoạt động của mộtcông ty là giá vốn bán hàng (COGS). Những chi phí trực tiếp này có liên quan đến việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ kinh doanh của chúng ta. Các chi phí hoạt động khác bao gồm:
- Văn phòng làm việc
- Chi phí lao động, bao gồm cả tiền lương
- Các quyền lợi của nhân viên như bảo hiểm y tế, lương hưu, bảo hiểm tàn tật, bảo hiểm nhân thọ và bất kỳ lợi ích nào khác được cung cấp
- Sự mất giá
- Khấu hao
- Hoa hồng bán hàng
- Chi phí bảo trì
Hiểu cách đo lường chi phí hoạt động là quan trọng hơn bao giờ hết trong thời đại COVID-19. Khi các nhà cung cấp đóng cửa, nhân viên làm việc từ xa, các chính phủ phải vật lộn để cân bằng giữa việc phục hồi kinh tế với sức khỏe cộng đồng, thì việc các công ty – ngoài tìm kiếm lợi nhuận ròng lành mạnh – còn phải giữ cho chi phí càng thấp càng tốt. Nếu chúng ta hoạt động như một tổ chức vì lợi nhuận trong thời kỳ gián đoạn kinh tế lớn như đại dịch Covid19, thì việc giảm chi phí hoạt động có tác động trực tiếp đến không chỉ lợi nhuận, mà còn đến khả năng tiếp tục hoạt động, chi trả cho nhân viên và nhà cung cấp và tồn tại đủ lâu để cạnh tranh một khi khủng hoảng kết thúc.
Các tỷ lệ chi phí hoạt động
Khi đã hiểu rõ về chi phí hoạt động của mình, chúng ta có thể sử dụng thông tin đó để có được một số tỷ lệ và số liệu kinh doanh có liên quan khác. Hai chỉ số quan trọng nhất chúng ta có thể nhận được thông qua chi phí hoạt động bao gồm thu nhập hoạt động và tỷ lệ chi phí hoạt động.
1. Thu nhập hoạt động
Thu nhập hoạt động chính là tổng số tiền lãi liên quan đến hoạt động của công ty. Để thu được giá trị của thu nhập hoạt động, chúng ta trừ chi phí hoạt động khỏi tổng doanh thu. Thu nhập hoạt động = Tổng doanh thu – chi phí hoạt động
Điều đó có nghĩa là nếu công ty của chúng ta kiếm được 360.000 đô la doanh thu năm ngoái nhưng có 100.000 đô la chi phí hoạt động, thu nhập hoạt động của chúng ta trong năm sẽ là 260.000 đô la.
2. Tỷ lệ chi phí hoạt động (OER)
Tỷ lệ chi phí hoạt động được sử dụng để so sánh trực tiếp giữa chi phí với thu nhập, từ đó chúng ta có thể theo dõi hiệu quả của công ty.
Tiếp tục ví dụ với công ty như vừa đề cập ở trên. Thu nhập hoạt động của công ty này trong năm ngoái là $ 260.000. Nếu đây là một công ty mới được thành lập vào năm ngoái, thì con số thu nhập hoạt động như vậy là rất tốt. Tuy nhiên, thu nhập hoạt động tốt chỉ là tương đối và không phải lúc nào cũng cung cấp một dấu hiệu mạnh mẽ về sức khỏe tài chính, trong khi tỷ lệ chi phí hoạt động có thể cung cấp một bức tranh tốt hơn về sức khỏe tài chính tổng thể. Tỷ lệ chi phí này thay đổi tùy theo ngành.
Chúng ta có thể tính tỷ lệ chi phí hoạt động theo công thức sau: Tỷ lệ chi phí hoạt động = Chi phí hoạt động ÷ Doanh thu
Giữ nguyên ví dụ trên, chúng ta nhận được: $ 100.000 / 360.000 = 27,7%
Điều đó có nghĩa là hơn ¼ doanh thu chúng ta kiếm được trong năm nay đã đi vào chi phí hoạt động cho doanh nghiệp.
Làm thế nào giảm bớt chi phí hoạt động
1. Đầu tư vào công nghệ
Với các nền tảng dịch vụ phần mềm cho tất cả mọi thứ từ tiếp thị đến mua sắm và hàng tồn kho, không có lý do gì để né tránh công nghệ. Các hệ thống này có thể tự động hóa và hợp lý hóa gần như mọi chức năng của doanh nghiệp, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Việc tự động hóa cũng giúp giảm chi phí lao động và tạo ra sự tiết kiệm chi phí dưới dạng tăng độ chính xác tổng thể và giảm lỗi của con người.
2. Làm việc từ xa
Một trong những khoản tiết kiệm chi phí lớn nhất mà chúng ta sẽ tìm thấy là cho phép nhóm làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng một nhóm từ xa, không cần phải thuê văn phòng, quản lý văn phòng hoặc trả tiền cho các tiện ích. Bởi vì việc kết nối làm việc ngày nay trở nên dễ dàng hơn, cho nên sự khác biệt giữa một nhân viên ngồi trong văn phòng và ngồi ở nhà là không đáng kể. Nhân viên thường thấy đây là một điều tốt, vì họ có thể giảm chi phí của chính họ và loại bỏ bớt thời gian đi lại.
Nhờ các công cụ như Skype, chúng ta có thể liên lạc với nhóm của mình khi cần thiết trong suốt cả ngày mà không phải trả chi phí liên quan đến văn phòng. Chúng ta có thể cung cấp cho nhóm của mình chỉ một ít khoản trợ cấp cho vật tư văn phòng, và vẫn tiết kiệm tiền tổng thể.
Làm việc từ xa và cộng tác từ xa là rất quan trọng đối với các công ty để phù hợp với những trạng thái bình thường mới được tạo bởi đại dịch COVID-19. Đối với nhiều người quản lý và nhóm, việc chuyển đổi sang công việc từ xa có thể gây khó khăn, vì vậy, cần đầu tư không chỉ vào truy cập từ xa và vật tư văn phòng, mà còn đào tạo cho những người đang phải chuyển đổi hình thức làm việc theo cách này. Đảm bảo nhóm có thể làm việc hiệu quả cùng nhau trong khi làm việc riêng ở nhiều địa điểm có thể giúp giữ cho chi phí hoạt động của chúng ta thấp hơn nhiều so với nếu cùng là những công nhân đó nhưng bị phân tán, bị xáo trộn và làm việc mà không có mục đích chung hoặc hiểu về các nhiệm vụ đang đảm nhiệm.
3. Đi khảo giá
Bất kể đang tìm kiếm thứ hàng hóa gì, điều đầu tiên là chúng ta nên đi khảo giá để tìm ưu đãi tốt nhất. Chúng ta có thể không phải lúc nào cũng nhận được chi phí rẻ nhất, nhưng trong các lĩnh vực mà giá trị gia tăng có ý nghĩa, thường đáng để trả thêm một chút. Nó có thể giúp chúng ta tiết kiệm trong thời gian dài.
Nói chuyện với các nhà cung cấp hiện tại và xem liệu chúng ta có thể nhận được mức giá tốt hơn so với những gì mà ta hiện đang nhận được không. Nếu chúng ta thường xuyên làm việc với một số nhà cung cấp nhất định, hãy gửi yêu cầu đề xuất cho từng nhà cung cấp, với càng nhiều thông tin càng tốt để chúng ta có được báo giá chính xác nhất. Điều này cho phép chúng ta có được mức giá tốt nhất có thể, đồng thời lên kế hoạch cho các chi phí hoạt động dự kiến.
Đối với những người giao dịch với các nhà cung cấp khép kín hoặc tiếp cận hạn chế với các vật liệu thiết yếu trong đại dịch, đây là thời điểm tốt để xem lại cấu trúc chuỗi cung ứng của mình. Tìm kiếm các nhà cung cấp địa phương có thể cung cấp cho chúng ta những gì mình cần nhanh chóng, cũng như các nhà cung cấp xa hơn (nhưng đáng tin cậy) sẵn sàng làm việc với chúng ta về giá cả và các điều khoản, sẽ giúp chúng ta xây dựng chuỗi cung ứng lành mạnh và có thể chống lại thảm họa thời tiết hiệu quả hơn mà không cần tăng chi phí hoạt động đến mức cấm.
4. Hủy bỏ những dịch vụ không sử dụng
Theo dõi cẩn thận chi phí biến đổi của chúng ta. Định kỳ xem xét tất cả mọi thứ để đảm bảo rằng chúng ta sẽ không trả tiền cho những thứ mà mình không sử dụng. Nếu chúng ta đã sử dụng một sản phẩm hoặc dịch vụ trong một vài tháng, hãy xem xét hạ cấp xuống gói rẻ hơn (hoặc miễn phí) hoặc hủy hoàn toàn dịch vụ. Treo tài khoản cũng là một chiến lược giảm chi phí tốt nếu văn phòng của chúng ta bị đóng cửa và mọi người đều làm việc từ xa (hoặc không hoạt động). Văn phòng không cần cáp, ví dụ, nếu không có ai ở đó để xem nó.
Sẽ rất dễ bị mất dấu các dịch vụ không sử dụng, đặc biệt là nếu chúng ta đã cài đặt để tự động thanh toán trên thẻ tín dụng của mình. Nếu vẫn muốn giữ lại một dịch vụ nào đó, hãy đi khảo giá để tìm kiếm sự thay thế rẻ hơn.
5. Thanh toán hóa đơn đúng hạn
Hầu hết các nhà cung cấp sẽ giảm giá nếu chúng ta thanh toán hóa đơn sớm – và cộng thêm vào một khoản phí trễ nếu chúng ta chậm thanh toán. Bằng cách thanh toán sớm và nhận được khoản tiết kiệm thậm chí từ 2 đến 3% có thể cộng dồn trong suốt một năm. Nếu trả 100.000 đô la một năm bằng hóa đơn, nhưng kiếm được 2% tiền tiết kiệm cho mỗi lần vì được giảm giá do thanh toán sớm, thì chúng ta có thể tiết kiệm 2.000 đô la một năm.
Nếu chúng ta không đủ khả năng thanh toán sớm, thì hãy nỗ lực thanh toán đúng hạn vì những khoản phí và hình phạt do trễ hạn này cũng sẽ tăng lên.
Nếu chúng ta đang vật lộn để kiếm tiền do đại dịch, đừng ngại liên hệ với các nhà cung cấp để sắp xếp tạm thời. Rất có thể họ cũng phải đang vật lộn, do vậy, làm việc cùng nhau để giữ gìn mối quan hệ hiện tại là việc nên làm để hướng tới một mối quan hệ tốt đẹp, và bền vững hơn khi những hạn chế được dỡ bỏ và mọi người lại quay trở lại làm việc bình thường.
6. Nâng cao hiệu quả
Thắt chặt các thủ tục và quy trình sẽ làm giảm lãng phí về thời gian và nguyên vật liệu. Đầu tư vào tự động hóa quá trình có thể giúp ích rất nhiều trong giai đoạn này, vì nó sẽ giúp giải phóng nguồn lực con người, từ đó làm cho họ tập trung thời gian và tài năng vào công việc phân tích và chiến lược có giá trị cao trong khi có thể loại bỏ được những sai sót và trì trệ do con người gây ra.
Khuyến khích nhân viên phát hiện những điểm thiếu hiệu quả và đề xuất các giải pháp tiềm năng. Nếu chúng ta tạo ra một sự khích lệ cho hoạt động này, thì chỉ với một khoản đầu tư nhỏ vào phần thưởng nhân viên sẽ khuyến khích họ hỗ trợ để khắc phục những hạn chế, yếu kém nhằm cải thiện hiệu quả làm việc chung của công ty.
Đối với các nhóm từ xa và nhóm làm việc tối thiểu (đủ để vận hành doanh nghiệp) phải làm việc xuyên suốt trong đại dịch covid, hãy tìm cách để tối đa hóa giao tiếp và hợp tác mà không làm tăng chi phí hoặc sử dụng tài nguyên. Các cuộc họp có thể chuyển thành email hoặc diễn ra theo hình thức hội nghị truyền hình, và các nhóm có thể hợp tác để hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu v.v…nhằm giữ cho guồng quay của sản xuất, bán hàng và các chức năng chính khác được vận hành liên tục và đều đặn.
7. Thuê ngoài
Nếu chúng ta sử dụng các chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số để thu hút khách hàng tiềm năng mới và chuyển đổi họ thành khách hàng trả tiền, thì việc thuê ngoài cho thiết kế web, phương tiện truyền thông xã hội và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) từ một công ty khác sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn. Cố gắng tự xử lý những việc này khi không phải là chuyên gia hoặc trả tiền toàn thời gian cho ai đó trong nội bộ để thực hiện không phải là cách thức hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề. Những người làm việc tự do (freelancer) luôn sẵn có cho gần như bất kỳ nhiệm vụ nào mà chúng ta có thể tưởng tượng ra được. Do vậy, chúng ta có thể nhận được các dịch vụ mình cần mà không phải tốn bất kỳ chi phí nào cho việc bổ sung thêm nhân sự để thực hiện những công việc đó.
Mặc dù chúng ta sẽ không thể loại bỏ tất cả các chi phí hoạt động kinh doanh của mình, nhưng nếu cho phép làm việc từ xa bán thời gian có thể giúp chúng ta cắt giảm chi phí kinh doanh trong khi vẫn thúc đẩy được tinh thần của nhân viên vì sự linh hoạt mà nó đem lại. Bởi vì sự giãn cách xã hội và sự cô lập tại nhà đã làm thay đổi các quy tắc truyền thống, công việc từ xa đang nhanh chóng trở thành một điều cần thiết. Những người làm việc tự do có thể giúp lấp đầy những khoảng trống trong các nhóm của chúng ta khi chúng ta phải điều chỉnh theo trạng thái bình thường mới, hoặc thậm chí tạo thành nền tảng của một mô hình mới cho doanh nghiệp của chúng ta.
Giảm chi phí kinh doanh không có nghĩa là chúng ta phải loại bỏ các chức năng kinh doanh ngay cả khi đại dịch đe dọa sự ổn định kinh tế toàn cầu. Với những sự đầu tư đúng đắn, chúng ta có thể cải thiện dòng tiền của mình, bảo vệ doanh nghiệp chống lại suy thoái kinh tế, bệnh tật và thảm họa, và tăng biên lợi nhuận mà không phải hy sinh chất lượng hoặc dịch vụ của chúng ta đối với khách hàng của mình.