Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp đều nhận ra rằng mua sắm là rất quan trọng để thành công trong ngành công nghiệp cạnh tranh ngày nay, nhưng họ thường tập trung vào nó muộn hơn.
Một trong những bước quan trọng nhất của quá trình mua sắm là giai đoạn đặt hàng. Để đặt hàng cho một sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn, thì một đơn đặt hàng (PO) sẽ được chuyển đến cho nhà cung cấp.
Trên thực tế, các doanh nghiệp chỉ thực sự bắt đầu nghĩ về PO khi họ chuyển từ nhỏ (nói chung là dưới một trăm nhân viên) sang quy mô trung bình và khi mà việc mua hàng trở thành một phần bận rộn của doanh nghiệp. Trong tình huống như vậy, mua sắm thường được kết hợp một cách vội vàng, không chú ý đầy đủ đến các chi tiết vụn vặt. Từ đó dẫn đến việc mua sắm kém hiệu quả cho doanh nghiệp.
Quản lý đơn đặt hàng giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Người ngoài lĩnh vực mua sắm thường nghĩ đơn đặt hàng chỉ đơn giản là một hình thức đặt hàng cho hàng hóa và dịch vụ mà họ cần để thực hiện các nhiệm vụ của chính họ trong công ty. Nhưng các đội mua sắm đều biết rằng xử lý PO không đơn giản như thế. Việc này bao gồm các quy trình phê duyệt công việc, theo dõi chi tiết của mọi giao dịch trong toàn bộ vòng đời của nó và xử lý vô số chi tiết liên quan đến quản lý hàng tồn kho và quản lý hợp đồng trong chuỗi cung ứng.
Do vậy, không có gì ngạc nhiên khi việc hợp lý hóa và tối ưu hóa quy trình đặc biệt này được xem không chỉ đơn giản là mong muốn, mà còn là điều cần thiết để duy trì sự lành mạnh trong chức năng mua sắm cũng như sự sáng suốt của đội ngũ nhân viên trong bộ phận mua sắm. Bằng cách giảm thời gian, nhân công và tài nguyên dành cho việc xử lý đơn đặt hàng (và sửa lỗi), một số hiệu quả tích cực có thể nhận thấy bao gồm:
- Cắt giảm được nhiều chi phí;
- Giải phóng cho nhân viên để họ có nhiều thời gian thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn;
- Giúp nâng cao sự hiểu biết, từ đó giúp doanh nghiệp tiếp tục tinh chỉnh các quy trình để tiết kiệm hơn nữa.
Thực hành tốt trong quản lý đơn đặt hàng
Mặc dù mỗi doanh nghiệp có cách tiếp cận độc đáo riêng cho các nhiệm vụ thông dụng, cũng như cách thức chính thức hóa và cải tiến quy trình của riêng mình, nhưng mọi công ty đều có thể hưởng lợi từ việc thực hiện các chiến lược đã được chứng minh và các thực hành tốt đem lại hiệu quả cao. Dưới đây là 5 thực hành tốt nhất để có được mua sắm tốt nhất
Xây dựng hướng dẫn bằng văn bản cho việc mua sắm
Chúng ta có thể xây dựng một cuốn sổ tay về mua sắm, hoặc phác thảo một quyển sách dạng ebook. Bất kể bằng phương thức nào, thì việc lập hướng dẫn về mua sắm này dưới dạng văn bản cụ thể sẽ giúp cho các quy tắc và chính sách được phát biểu rõ ràng hơn, nhằm giúp cho tất cả các thành viên có liên quan đều hiểu rõ hơn về vai trò,và nhiệm vụ của mình.
Điều này có thể bao gồm các hướng dẫn chung về các chủ đề như trình tự cơ bản của phê duyệt PO. Chúng ta có thể chỉ định các hướng dẫn cụ thể cho tổ chức của mình; ví dụ như ta có thể muốn Giám đốc Tài chính phải cân nhắc về các đơn đặt hàng có giá trị từ 10.000 đô la trở lên chẳng hạn.
Các hướng dẫn được trình bày rõ ràng giúp tổ chức của chúng ta tạo ra các kết quả nhất quán trong quản lý và thực hiện đơn đặt hàng. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đội mua sắm phải luôn tuân theo các quy trình giống nhau, cho dù họ có gửi đơn đặt hàng hay thực hiện lựa chọn nhà cung cấp.
Tạo và sử dụng cơ sở dữ liệu về các nhà cung cấp
Chúng ta cần duy trì hồ sơ của tất cả các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Làm được điều này sẽ giúp chúng ta có thể hợp lý hóa việc quản lý mua sắm chỉ đơn giản bằng cách lựa chọn một nhà cung cấp từ cơ sở dữ liệu của mình. Ngay cả trong phạm vi đặt hàng, thì chỉ bằng cách thực hiện như vừa nêu cũng đã giúp cho chúng ta tiết kiệm được thời gian đáng kể.
Các bản ghi hành vi của nhà cung cấp rõ ràng và có thể truy cập sẽ giúp chúng ta tạo PO nhanh hơn nhiều so với nếu phải tra cứu dữ liệu lưu trữ và gọi điện thoại, chỉ để biết chi tiết về nhà cung cấp. Đảm bảo hồ sơ của chúng ta phải bao gồm các dữ liệu quan trọng như từng chi tiết liên hệ của nhà cung cấp và điều khoản thanh toán
Tạo hạn chế chi phí theo ngân sách
Trước tiên, chúng ta có thể thực hiện việc này bằng cách phân loại các sản phẩm / dịch vụ được yêu cầu, tách riêng từng lần mua thành các gói như ‘đồ dùng văn phòng, hoặc‘ đào tạo, hoặc ‘thiết bị. Phân loại hàng hóa / dịch vụ được đề cập trong mỗi đơn đặt hàng giúp cho chúng ta thực thi các giới hạn cụ thể về ngân sách.
Chúng ta cũng có thể đặt giới hạn theo danh mục chi phí. Ví dụ: chúng ta có thể đặt PO để đào tạo được giới hạn ở một mức nhất định. Khi đó, hệ thống mua sắm có thể sẽ từ chối các đơn đặt hàng mà ai đó đã tăng với số tiền vượt ngưỡng.
Sử dụng phê duyệt mua hàng
Có hai lợi ích khi sử dụng một hệ thống phê duyệt. Một là chúng ta sẽ không bao giờ phải đối phó với các phê duyệt trùng lặp. Thứ hai là, một khi ta đã thuê một người quản lý mua hàng, khi đó mình sẽ không còn phải đối phó với các phê duyệt bị mất và sự chậm trễ có thể làm giảm tốc độ thực hiện quy trình.
Sử dụng hệ thống mua sắm điện tử
Dưới đây là sáu lý do tại sao mọi tổ chức cần một hệ thống đặt hàng điện tử.
- Nâng cao hiệu quả trong quản lý PO, không có PO bị mất hoặc bị trì hoãn
- Cải thiện tốc độ xử lý PO
- Đẩy nhanh phê duyệt đơn đặt hàng
- Hợp lý hóa đặt hàng và quản lý tồn kho
- Cải thiện mối quan hệ giữa nhà cung cấp và người mua
- Ngăn chặn gian lận mua sắm