Mua sắm đang trở thành một phần không thể thiếu trong các nỗ lực của tổ chức để giảm chi phí và tăng hiệu quả. Chính vì điều này mà các nhà quản lý mua sắm chịu áp lực phải đủ nhanh nhẹn để đáp ứng kịp với những thay đổi. Tuy nhiên, trong khu vực công, sẽ luôn tồn tại những thách thức bổ sung liên quan đến việc thực hiện các thay đổi đối với các quy trình mua sắm trong các công tác vận hành hiện tại của tổ chức.
Trong khu vực công, các nhà quản lý mua sắm thường có một khuôn khổ mua sắm cụ thể mà họ bắt buộc phải tuân theo. Bộ khung này thường tập trung vào các nguyên tắc đạo đức mạnh mẽ, và sẽ không có chỗ cho mô hình chuỗi cung ứng truyền thống.
Cũng cần lưu ý rằng các bộ phận mua sắm khu vực công chịu trách nhiệm cho một số khoản chi tiêu cao nhất trong nền kinh tế, bởi vì các cơ quan địa phương cần mua dịch vụ công cho một số ngành công nghiệp, bao gồm chăm sóc sức khỏe, giáo dục và cơ sở hạ tầng . Tất nhiên, chi tiêu của chính phủ bao gồm nhiều thứ, chứ không phải chỉ dành cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, nhưng ngân sách luôn là một vấn đề. Các hoạt động mua sắm phải diễn ra trong giới hạn của ngân sách có sẵn, cũng như chính sách mua sắm đã được thiết lập – và điều đó có nghĩa là có phải sáng tạo và cắt giảm chi phí nhiều nhất nếu có thể.
Nhận ra lợi ích từ dữ liệu và phân tích
Dữ liệu và phân tích giúp chúng ta sẽ thấy nơi nào đang chi tiêu kinh phí, nơi nào đang được đầu tư khôn ngoan và nơi nào có thể tiết kiệm tiền. Nhưng, vì khó có thể triển khai các phương pháp mua mới vào hệ thống hiện có, nên khó có thể thuyết phục cho việc cấp ngân sách phục vụ thu thập dữ liệu và phân tích.
Mặc dù việc chuyển sang hệ thống mua sắm điện tử có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất trong thời gian dài, tuy nhiên, những khó khăn khi chuyển sang hệ thống điện tử để có dữ liệu và phân tích tốt hơn có thể khó vượt qua được. Điều này gây khó khăn cho việc thực sự nhìn thấy lợi ích của việc thực hiện chuyển đổi.
Ngoài ra còn có vấn đề đảm bảo dữ liệu chính xác. Nếu chúng ta không thể làm cho tất cả mọi người cùng đồng hành với các thủ tục mới và chúng ta vẫn còn có những người mua sắm không nằm trong hệ thống, thì dữ liệu trong hệ thống đã thu được sẽ không phản ánh chính xác những gì thực sự đang xảy ra trong tổ chức. Điều này sẽ khiến cho việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về bất kỳ điều gì liên quan đến mua sắm trở nên khó khăn.
Tuy nhiên, với một hệ thống tập trung, các cơ quan chính phủ trung ương có thể dễ dàng theo dõi các hợp đồng đã được trao, tài liệu đấu thầu và những thứ khác mà họ yêu cầu phải có trong khuôn khổ pháp lý. Càng nhiều thông tin mà chúng ta có thể lưu trữ trong hệ thống, thì dữ liệu càng chính xác và quá trình mua sắm sẽ trở nên hợp lý hơn.
Nhận thức đầy đủ lợi ích của thực hành mua sắm bền vững
Ngay cả khi chúng ta quản lý để chuyển đổi tổ chức của mình sang một phương pháp mua sắm mới hơn, tốt hơn, tuy nhiên, vẫn khó có thể nhận ra lợi ích đầy đủ của các thực hành mua sắm này. Mọi người đều phải đồng hành, hoặc không, chúng ta có thể sẽ bỏ lỡ một số lợi ích mà hệ thống mới mang lại.
Với một nền tảng mua sắm tập trung, chúng ta sẽ có một nơi để lưu trữ thông tin và hình ảnh sản phẩm, theo dõi đơn đặt hàng và ghi chú của nhà cung cấp; để từ đó, chúng ta có thể theo dõi xem nhà cung cấp nào là người dễ dàng làm việc nhất. Điều này tạo thuận lợi hơn cho việc phối chọn năng lực với chi phí thấp. Cuối cùng, việc chuyển sang một nền tảng mua hàng tập trung cho phép tự động hóa các quy trình sẽ không chỉ hợp lý hóa trải nghiệm mua hàng mà còn giúp dễ dàng nhìn thấy lợi ích chung cho tổ chức của mình.
Khuyến khích các nhà cung cấp cố gắng hết sức
Trong mua sắm chính phủ, có thể khó tìm và xác định được các nhà cung cấp đủ điều kiện vì bị chi phối bởi tất cả các quy định mua sắm và các vấn đề tuân thủ. Ngay cả khi tìm được nhà cung cấp hợp lý để đáp ứng nhu cầu của mình, chúng ta vẫn khó có thể duy trì hiệu suất chuỗi cung ứng trơn tru, bởi vì nếu một khi nhà cung cấp gặp sự cố, cũng có nghĩa là chúng ta cũng bị ảnh hưởng theo.
Để giữ cho chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ nhất có thể, chúng ta phải có khả năng thúc đẩy mối quan hệ lâu dài với người mua của mình và để thực hiện điều này, chúng ta phải có khả năng cung cấp theo mọi mong đợi của khách hàng. Nhưng muốn đáp ứng được như vậy, không gì khác, chúng ta lại phải trông cậy vào sự hợp tác, cũng như cam kết từ chính các nhà cung cấp của mình.
Chúng ta nhiều khi mong muốn rằng các sản phẩm có chất lượng cao với chi phí thấp, và còn hấp dẫn hơn nữa nếu có thể nhận được chúng với giao hàng miễn phí vào ngay ngày hôm sau. Nhưng thực tế những tình huống này là không thể thực hiện được. Do vậy, điều quan trọng là cần phải thực tế hơn với các nhà cung cấp của mình. Thật khó khăn, và đôi khi không thể, để tìm một nhà cung cấp duy nhất có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu cùng lúc.
Hãy thực tế với các nhà cung cấp của mình. Chúng ta phải hiểu rằng họ phải kiếm được lợi nhuận để duy trì hoạt động kinh doanh và do vậy, ta cần tập trung vào việc tạo ra những cách thức hữu hiệu và hiệu quả hơn để làm việc với họ, để có thể tiết kiệm chi phí theo cách khác.
Cân bằng việc thuê ngoài với việc duy trì năng lực nội bộ chất lượng cao
Đôi khi sẽ hợp lý hơn cho tổ chức trong việc thuê ngoài một phần nhiệm vụ mua sắm của họ. Với ý tưởng thuê ngoài các nhiệm vụ từ những nhà cung cấp được trang bị tốt hơn, chúng ta có thể sử dụng các tài nguyên được giải phóng của mình để làm những việc mà phù hợp hơn. Theo nghĩa này, doanh nghiệp của chúng ta sẽ trở nên vượt trội bởi vì mọi thứ cần thực hiện đều được thực hiện một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, nếu thuê ngoài quá nhiều, chúng ta sẽ bị phụ thuộc vào công ty hoặc nhóm mà mình đã thuê, và khi đó, nhóm nội bộ của chúng ta sẽ không còn lại bất cứ việc gì để làm. Chuyển sang một hệ thống mua sắm điện tử cho phép mọi thứ được tập trung hóa sẽ giúp chúng ta dễ dàng đạt được sự cân bằng phù hợp, bởi vì chúng ta có thể thấy mình sẽ cần thuê ngoài ít hơn.
Xây dựng chiến lược để gắn kết hiệu quả với các nhà cung cấp
Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào nhưng nó sẽ trở nên khó quản lý hơn nếu các chiến lược đúng không được áp dụng phù hợp. Khi chúng ta bổ sung thêm các thách thức liên quan đến quản trị và tuân thủ vào hệ thống, điều này thậm chí sẽ làm cho việc quản lý mối quan hệ nhà cung cấp càng trở nên khó khăn hơn. Cho dù chiến lược mua sắm của chúng ta có tốt đến đâu, thì cũng không thể đem đến kết quả gì nếu thiếu sự gắn bó và cam kết của nhà cung cấp.
Nếu các nhà cung cấp không thể giao hàng đúng hạn hoặc với số lượng được yêu cầu, chúng ta sẽ phải dành nhiều thời gian, tiền bạc và nhân lực hơn cho nghiên cứu thị trường và nhận báo giá từ các nhà cung cấp khác. Có một hệ thống tập trung tại chỗ có thể giúp chúng ta đơn giản hóa quy trình mua sắm và làm cho nó hiệu quả hơn, cho phép chúng ta gắn kết với các nhà cung cấp theo cách giúp chúng ta có được những gì mình cần, mà không làm quá tải nhà cung cấp với những việc giao hàng tới lui phiền phức..
Mua sắm khu vực công có cùng mục tiêu chung với mua sắm khu vực tư nhân, đó là phục vụ nhu cầu của khách hàng cuối cùng tốt nhất có thể, với số tiền ít nhất có thể. Đối với khu vực tư nhân, đó là việc tìm kiếm được lợi nhuận, trong khi đối với chính phủ, đó là việc tối đa hóa ngân sách. Trong cả mua sắm công hoặc tư, việc thay đổi hệ thống điện tử tập trung và tự động hóa có thể tạo ra sự khác biệt lớn.