Để doanh nghiệp của mình bắt đầu, phát triển và thịnh vượng, chúng ta cần cung cấp cho nó hàng hóa và dịch vụ mua từ các công ty khác. Tối ưu hóa cách thức mà chúng ta lựa chọn, đánh giá và hợp tác với các nhà cung cấp cho những hàng hóa và dịch vụ này được gọi là quản lý nhà cung cấp.
Hoàn thành một cách hiệu quả, đó là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của chúng ta, giúp duy trì năng suất, khả năng cạnh tranh, sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận cao, nhưng cần có cách tiếp cận cẩn thận và hiểu biết sâu sắc về quy trình quản lý nhà cung cấp để cân bằng mối quan hệ nhà cung cấp với nhu cầu kinh doanh của chúng ta.
Tại sao quản lý nhà cung cấp lại quan trọng?
Doanh nghiệp của chúng ta sử dụng hàng hóa và dịch vụ nhận được từ các bên thứ ba, tức là các nhà cung cấp bên ngoài, để tạo ra hàng hóa và dịch vụ nhằm cung cấp cho khách hàng của mình. Dường như rằng cách tiếp cận của chúng ta trong thiết lập và phát triển mối quan hệ nhà cung cấp có thể có tác động lớn đến quy trình kinh doanh, mục tiêu chiến lược và các điểm cốt lõi của mình. Nhưng thực tế là, nhiều doanh nghiệp đã vô tình tạo ra vấn đề cho chính mình với việc quản lý mối quan hệ nhà cung cấp không tối ưu, thiếu nguồn cung cấp chiến lược cho chuỗi cung ứng và thiết lập các thỏa thuận nhà cung cấp vừa không cung cấp được hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao, vừa không hỗ trợ thích đáng cho chiến lược kinh doanh của công ty.
Tất nhiên, tác động tiềm ẩn không chỉ dừng lại ở hàng hóa và dịch vụ. Chuỗi cung ứng cũng là một nguồn rủi ro đáng kể cho doanh nghiệp của chúng ta. Nếu không có quản lý chuỗi cung ứng chính thức và nhất quán, công ty của chúng ta có thể gặp phải thảm họa tài chính và quan hệ công chúng thông qua các hành vi không tuân thủ và không được chấp nhận (hoặc thậm chí bất hợp pháp!) của các nhà cung cấp. Từ việc không cung cấp nguyên liệu chính kịp thời cho chúng ta để sản xuất hàng hóa đến giao hàng kém chất lượng, vi phạm luật lao động, an toàn hoặc vận chuyển, các nhà cung cấp không đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý, tài chính và nghề nghiệp sẽ gây ra nhiều nguy cơ, có khả năng tác động nghiêm trọng đến sự tồn tại của doanh nghiệp.
Do vậy, có thể khẳng định rằng quản lý nhà cung cấp hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công hiện tại và tương lai của công ty chúng ta.
Các khía cạnh chính của quản lý nhà cung cấp hiệu quả
Trong doanh nghiệp mua sắm (và thực sự, bất kỳ doanh nghiệp nào), quan trọng không phải chỉ là những gì mà mình mua, mà còn là cách mà mình mua nó và những gì chúng ta nhận được từ đồng tiền của mình. Về cốt lõi, quản lý nhà cung cấp hiệu quả không chỉ là thu được hàng hóa và dịch vụ, mà còn thu được tỷ suất đầu tư (ROI) tối đa cho mỗi đồng tiền chi tiêu, trong khi giảm thiểu rủi ro.
Quy trình quản lý nhà cung cấp hỗ trợ các mục tiêu này thông qua:
1. Chính sách nhà cung cấp thông minh
Tạo ra và thực thi các chính sách nhà cung cấp tập trung vào việc hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính của công ty là bước đầu tiên để quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn. Hiểu được các nhu cầu kinh doanh của riêng chúng ta cho hoạt động mua sắm cũng như toàn bộ hoạt động của công ty là điều cần thiết để từ đó có thể đáp ứng được tất cả các đòi hỏi thông qua việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả. Các điều khoản, điều kiện và điểm chỉ giá cho các mặt hàng và dịch vụ cụ thể có thể giúp chúng ta xây dựng một khuôn khổ mà ở đó mình có thể xây dựng chuỗi cung ứng đáng tin cậy và tránh rủi ro.
Nhìn xa hơn nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ để hỗ trợ các sản phẩm của chính chúng ta, các chính sách này cũng có thể được sử dụng để thiết lập các kỳ vọng rõ ràng, được giám sát tốt và sẵn sàng thực thi cho các nhà cung cấp, đi kèm với các ưu đãi cho các dịch vụ cao cấp và xử phạt cho việc không tuân thủ.
2. Xây dựng chuỗi cung ứng tốt hơn
Bắt đầu với các nhà cung cấp tốt nhất giúp chúng ta dễ dàng xây dựng mối quan hệ bền vững, lâu dài với họ. Quản lý nhà cung cấp sử dụng các công cụ đơn giản và rõ ràng để nhanh chóng xác định, đánh giá và phê duyệt các nhà cung cấp mới và tích hợp họ vào chuỗi cung ứng một cách dễ dàng.
Tận dụng tối đa quản lý mối quan hệ nhà cung cấp có nghĩa là ghi chép cẩn thận và cập nhật khi cần thiết, tất cả thông tin có liên quan đối với mọi nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của chúng ta. Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp thông minh theo dõi tất cả dữ liệu giao dịch và hiệu suất của nhà cung cấp để giảm chi tiêu giả mạo và ngăn ngừa “từ trong trứng nước” tất cả các hoạt động không tuân thủ. Điều này giúp chúng ta dễ dàng tìm ra và chống đỡ cho các kết nối yếu ớt trong chuỗi cung ứng của mình, thay thế hoặc xây dựng lại các nhà cung cấp hoạt động kém hiệu quả, và tạo các kế hoạch dự phòng giúp chúng ta ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng có thể bắt đầu.
3. Quản lý hợp đồng và dữ liệu toàn diện
Để đàm phán, giám sát và tinh chỉnh các thỏa thuận pháp lý giữa tất cả các bên, chúng ta cần phải có một phương pháp tập trung để soạn thảo, xem xét, phê duyệt và cập nhật các tài liệu này. Các bên được đề cập ở trên bao gồm: (1) các nhà cung cấp của mình; (2) bất kỳ tổ chức bên thứ ba nào cung cấp hợp đồng nền tảng (nghĩa là hợp đồng hỗ trợ cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp cho chúng ta với tư cách là khách hàng của bên thứ ba, như thỏa thuận cấp độ dịch vụ chẳng hạn); và (3) tổ chức của chính chúng ta.
Tự động hóa kết hợp các biểu mẫu với bản mẫu soạn sẵn (được nhóm pháp lý của chúng ta phê duyệt trước) đảm bảo các hợp đồng mới và hiện có sẽ tuân thủ đầy đủ các chính sách của công ty cũng như luật pháp và phải bao gồm thông tin chính xác về các điều khoản, điều kiện và giá cả của nhà cung cấp.
Cách tiếp cận này cũng giúp chúng ta xác định các cơ hội để cải thiện tỷ suất đầu tư cho công ty của mình, song hành cùng với các cách xây dựng mối quan hệ đối tác cùng có lợi với các nhà cung cấp chiến lược có hiệu quả cao nhất của chúng ta.
Với việc quản lý hợp đồng nhà cung cấp được kết nối với phần còn lại của toàn bộ hệ thống mua sắm của mình, chúng ta có thể thúc đẩy hơn nữa chiến lược kinh tế quy mô hoặc cơ hội đưa nhà cung cấp nội bộ trở thành nhà thầu phụ để cung cấp các chức năng nhất định.
4. Phân loại và truyền thông đầy đủ
Thông tin liên hệ và hợp đồng cho chuỗi cung ứng rất quan trọng, nhưng cách chúng ta phân loại các nhà cung cấp trong nội bộ cũng được xem như một công cụ quan trọng để lập kế hoạch và phát triển kinh doanh hiệu quả. Tùy thuộc vào nhu cầu của chúng ta, các nhà cung cấp có thể được sắp xếp theo nhiều loại khác nhau, nhưng một số loại phổ biến nhất tuân theo mô hình STOC:
(S) Nhà cung cấp chiến lược (Strategic suppliers). Những nhà cung cấp chính này rất cần thiết cho sự sản xuất và bàn giao hàng hóa và dịch vụ của chúng ta cho khách hàng của mình. Họ tạo thành nền tảng của chuỗi cung ứng và thường mang đến những cơ hội quan trọng cho các mối quan hệ đối tác vừa có lợi cho cả chúng ta lẫn nhà cung cấp. Việc tìm kiếm nguồn cung cấp chiến lược tập trung vào năng lực của nhà cung cấp trong việc đáp ứng (a) không chỉ cho các yêu cầu cụ thể về hàng hóa và dịch vụ họ cung cấp, (b) mà còn khả năng của họ trong việc hỗ trợ công ty của chúng ta đạt các mục tiêu tổng thể về lợi nhuận, khả năng cạnh tranh và thâm nhập thị trường.
(T) Nhà cung cấp chiến thuật (Tactical suppliers). Các nhà cung cấp chiến thuật đóng vai trò trực tiếp và tình huống hơn là chiến lược trong chuỗi cung ứng của chúng ta. Tuy nhiên, họ vẫn quan trọng vì được lựa chọn và đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng các nhu cầu quan trọng cụ thể trong quy trình sản xuất chung của chúng ta. Tìm nguồn cung ứng chiến thuật tập trung vào các số liệu chất lượng cao, đúng giá, đúng thời gian.
(O) Nhà cung cấp vận hành (Operational suppliers). Giống như các nhà cung cấp chiến thuật, các nhà cung cấp này phù hợp với một hóa đơn cụ thể và có thể không phải là trọng tâm trong chiến lược kinh doanh tổng thể của chúng ta. Những nhà cung cấp loại này có thể cực kỳ hữu ích trong một số trường hợp nhất định (chẳng hạn như lệnh khẩn cấp hoặc lệnh thay thế tạm thời khi có vấn đề với các nhà cung cấp ưu tiên). Họ cũng có thể cung cấp mỗi ngày, các mặt hàng và dịch vụ cơ bản hỗ trợ các hoạt động ngoài quy trình sản xuất, chẳng hạn như tiếp thị, kế toán và công nghệ thông tin.
(C) Nhà cung cấp hàng hóa (Commodity suppliers). Mặc dù mọi nhà cung cấp đều có vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, các nhà cung cấp loại này cung cấp hàng hóa và dịch vụ dễ dàng thay thế và có tầm quan trọng chiến lược thấp. Do vậy, họ nhận được ít sự chú ý và nguồn lực hơn và ít có cơ hội hợp tác hơn nhiều so với các nhà cung cấp chiến lược hoặc chiến thuật.
Quản lý nhà cung cấp hiệu quả giúp công ty thành công
Đừng để doanh nghiệp bị nghẹt thở bởi chuỗi cung ứng rối rắm đầy những liên kết yếu. Kiểm soát việc quản lý nhà cung cấp giúp tạo ra chuỗi cung ứng tối ưu nhất để hỗ trợ cho nhu cầu kinh doanh của chúng ta, cũng như đem lại sự linh hoạt trong phản ứng với các cơ hội và trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, nó còn giúp chúng ta thoát khỏi những rủi ro không cần thiết từ chi tiêu giả mạo, bỏ lỡ cơ hội , cho đến không tuân thủ quy định.