Trong thế giới mua sắm, quản lý mối quan hệ thông minh đóng một phần quan trọng trong bất kỳ tương tác thành công nào từ nội bộ hoặc từ bên ngoài. Nhưng khi nói đến việc xây dựng các mối quan hệ bền vững, cùng có lợi trong chuỗi cung ứng đồng thời giảm được chi phí, thì một chương trình tuân thủ hiệu quả và hiệu quả của nhà cung cấp phải là yếu tố phải được nói đến đầu tiên. Dành thời gian để soạn thảo và thực hiện chính sách tuân thủ kỹ lưỡng của nhà cung cấp bao gồm các khoản bồi hoàn khi cần thiết có thể giảm chi phí trong khi cải thiện hiệu quả.
Tại sao cần quan tâm đến sự tuân thủ của nhà cung cấp
Trong một hoàn cảnh lý tưởng, các nhà cung cấp sẽ luôn vui vẻ và nhiệt tình tuân thủ các điều khoản và điều kiện với độ chính xác tuyệt đối. Mỗi đơn hàng khi đó sẽ luôn luôn hoàn hảo trong mắt người mua. Tuy nhiên, trong thực tế, các công ty (đi mua) không thể chủ quan trông đợi vào sự tự giác tuân thủ của các nhà cung cấp, họ phải xây dựng các chương trình tuân thủ của nhà cung cấp để đảm bảo cho sự thành công trong công tác quản lý nhà cung cấp. Nếu không có một số chính sách tuân thủ chính thức cho nhà cung cấp, công ty sẽ tự tìm đến chi phí cho chính mình. Một số chi phí này là rõ ràng, chẳng hạn như giao hàng trễ, giao hàng không đúng cách, giao hàng với các sản phẩm lỗi (có thể tạo ra các đơn hàng tồn đọng và tăng chi phí vận chuyển) hoặc các mặt hàng thay thế chưa được phép cho các đơn đặt hàng hiện có. Các chi phí khác có thể không rõ ràng ngay lập tức, nhưng cũng rất lớn, bao gồm nhân công lao động (để dành thời gian theo dõi thông tin hoặc vật phẩm bị thiếu) và đóng gói, vận chuyển và xử lý bổ sung.
Chương trình tuân thủ nhà cung cấp vững chắc là điều cần thiết để sử dụng các công cụ quản lý chuỗi cung ứng công nghệ cao, và quan trọng hơn, nó sẽ giúp chúng ta tránh lãng phí thời gian cho các khoản bồi hoàn, tranh chấp và yêu cầu hoàn trả.
Có lẽ dễ hiểu, một số nhà cung cấp thường bực bội với các yêu cầu giấy tờ và nhận thấy rắc rối đi kèm với các yêu cầu tuân thủ toàn diện. Trong khi đó, ở góc độ nội bộ, chính điều này cũng có thể tạo ra sự quan tâm nhiều hơn cho nhân viên của chúng ta, những người có thể đã dành rất nhiều thời gian và nỗ lực để xây dựng các mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ. Chúng ta có thể xoa dịu nỗi sợ hãi từ cả hai phía bằng cách xây dựng chương trình tuân thủ của nhà cung cấp tập trung vào việc giảm chi phí, cải thiện dịch vụ khách hàng và tối đa hóa giá trị cho toàn bộ công ty. Để làm như vậy, chúng ta sẽ cần một chính sách tuân thủ của nhà cung cấp trong đó giải thích minh bạch và rõ ràng các yêu cầu và mong đợi tuân thủ, đồng thời nêu ra các hậu quả tiềm ẩn của việc không tuân thủ. Bằng cách tập trung vào các lĩnh vực quan tâm lớn nhất, chúng ta sẽ có thể loại bỏ sự nhầm lẫn và thông tin sai lệch và hỗ trợ phát triển mối quan hệ thậm chí mạnh mẽ hơn với các nhà cung cấp của mình.
Các thành phần chính của chương trình tuân thủ nhà cung cấp thành công
Tác động của sự không tuân thủ sẽ được cảm nhận rõ rệt trong toàn bộ doanh nghiệp, ở mọi bộ phận. Do đó, tập hợp các bên liên quan chính từ kế toán, vận hành, vận chuyển và mua sắm là rất quan trọng để soạn thảo một chính sách thúc đẩy các nhà cung cấp tuân thủ trong khi tập trung vào giảm chi phí (cho cả chi phí trực tiếp và gián tiếp của việc không tuân thủ).
Khi soạn thảo chính sách tuân thủ nhà cung cấp, các lĩnh vực quan tâm lớn nhất bao gồm (nhưng không giới hạn ở):
- Lịch sử, mục tiêu và tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng của công ty chúng ta
- Khả năng giao hàng đúng hẹn liên quan đến ngày giao hàng đã cam kết
- Chi phí liên quan đến việc hỗ trợ và xử lý đơn hàng
- Các vấn đề liên quan đến xử lý sản phẩm, bao gồm:
- Các mặt hàng chính xác, được giao trong tình trạng tốt
- Chất lượng sản phẩm và bao bì theo quy định trong chính sách tuân thủ
- Tuân thủ theo phần mềm hoặc hệ thống chuỗi cung ứng
- Hướng dẫn ghi nhãn
- Yêu cầu giấy tờ cho tất cả các lô hàng, bao gồm các tài liệu liên quan đến kế toán
- Công tác hậu cần, bao gồm:
- Hướng dẫn định tuyến trong nước để vận chuyển với chi phí thấp nhất
- Lập lịch giao hàng
- Quản lý khoản bồi hoàn và tiền phạt không tuân thủ chi tiết liên quan đến (ví dụ):
- Số PO không đúng
- Nhãn hoặc vị trí nhãn không đúng
- Không có danh sách đóng gói, danh sách đóng gói không đầy đủ, hoặc vị trí đóng gói không chính xác
- Vận đơn chưa hoàn thành
- Thay thế sản phẩm trái phép
- Giao hàng trễ
- Sản phẩm đóng gói không đúng chỉ tiêu kỹ thuật
- Giao hàng sớm mà không được phê duyệt
- Hàng hóa được yêu cầu kiểm tra 100%
- Sản phẩm được vận chuyển không theo hướng dẫn định tuyến
- Hàng hóa bị hư hỏng (không phải do hãng vận chuyển)
- Không bảo vệ cho hàng hóa dễ vỡ
- Giao hàng đến địa chỉ sai
- Giao hàng tận nơi mà không hẹn trước
- Việc khách hàng trả lại hàng hóa
- Thông tin liên lạc chi tiết cho tất cả các bên liên quan về những nội dung bao gồm:
- Mua sắm
- Phân phối
- Nợ phải trả
- Hàng tồn kho
Cách đảm bảo tuân thủ nhà cung cấp
Xây dựng một chính sách thắng lợi sao cho vừa củng cố được sự tuân thủ lẫn tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Thực hiện theo một số mẹo chính có thể đưa các đối tác thương mại hướng đến con đường tuân thủ, trong khi bản thân công ty chúng ta lại dần hướng đến việc cải thiện lợi nhuận tốt hơn.
1. Bắt đầu một cách có chiến lược
Xác định, thu hút tất cả các bên liên quan nội bộ và mời chào những đóng góp của họ cho chính sách tuân thủ của nhà cung cấp. Gắn vai trò và trách nhiệm có liên quan và đảm bảo rằng chúng ta đã truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng lẫn trách nhiệm cho mỗi bên. Với tư cách là một nhóm, chúng ta cần xác định những thách thức lớn nhất liên quan đến việc tuân thủ của nhà cung cấp và phát triển một chiến lược được thiết kế để giải quyết chúng.
2. Tập trung vào khoản bồi hoàn và đơn hàng tồn đọng
Chi phí riêng lẻ được tạo ra bởi một đơn hàng tồn đọng có vẻ nhỏ, nhưng khi gộp lại những khoản nhỏ như vậy sẽ làm giảm đáng kể lợi nhuận thu được của công ty. Bất kỳ chính sách nào chúng ta xây dựng đều nên tập trung mạnh vào việc loại bỏ chi phí thường xuyên của các dịch vụ hỗ trợ để tối đa hóa lợi nhuận, và xác định rõ các khoản bồi hoàn nhằm thúc đẩy sự tuân thủ, nhưng không làm phá hoại các mối quan hệ với nhà cung cấp.
3. Tối đa hóa sự thuận tiện để tuân thủ tốt hơn
Quản lý rủi ro và sự tuân thủ của nhà cung cấp sẽ luôn hoạt động tốt nhất với những kỳ vọng rõ ràng và nhất quán. Chúng ta cần tập trung vào sự ngắn gọn và rõ ràng để có kết quả tốt nhất.
Yêu cầu các nhà cung cấp đồng ý với chính sách tuân thủ như là một yêu cầu để kinh doanh với công ty chúng ta. Bên cạnh đó, giúp họ dễ dàng xem xét các chính sách và yêu cầu của chúng ta bằng cách đăng chúng lên trang web của công ty.
4. Sử dụng khoản bồi hoàn để tạo động lực, không phải để trừng phạt
Sai lầm có thể xảy ra, nhưng không nên để chúng phá hỏng các mối quan hệ mà chúng ta đã xây dựng với các nhà cung cấp của mình. Các hình phạt không tuân thủ xuất phát do những vấn đề liên quan đến thủ tục bắt buộc phải có, nhưng chúng ta có thể sẽ thấy kết quả còn tối ưu hơn nếu nói rõ cho các nhà cung cấp rằng các lô hàng chính xác, đúng hạn có ý nghĩa hơn nhiều so với bất kỳ khoản phạt nào mà công ty có thể thu được từ nhà cung cấp.
Nếu một nhà cung cấp có hồ sơ theo dõi tốt, chúng ta thậm chí có thể xem xét giảm hoặc hủy phí bồi hoàn vì những lỗi ít gặp.
5. Chậm và chắc chiến thắng cuộc đua
Việc thay đổi luôn cần có thời gian. Dành thời gian thực hiện chính sách của chúng ta trong vài tháng và cho nhà cung cấp thời gian để hiểu và thực hiện chính sách của chúng ta. Trong các giai đoạn triển khai ban đầu, chúng ta có thể theo dõi hiệu quả và sự tuân thủ của nhà cung cấp và điều chỉnh khi cần thiết.
6. Truyền thông rõ ràng là mấu chốt
Cuối cùng, quản lý tuân thủ có lợi cho cả công ty của chúng ta lẫn các nhà cung cấp. Đừng ngại đặt ra tất cả, hoặc đặt câu hỏi (và trả lời!). Đây là một cơ hội tốt để củng cố các mối quan hệ với nhà cung cấp và đem đến các hướng dẫn minh bạch, rõ ràng, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của mỗi nhà cung cấp đối với công ty cũng như những mong muốn của chúng ta nhằm xây dựng một thỏa thuận đôi bên cùng có lợi.
Chính sách để đem lại lợi nhuận
Sự quản lý nhà cung cấp tốt và các mối quan hệ với họ được bắt đầu với sự tuân thủ mạnh mẽ, rõ ràng và dễ theo dõi. Chúng ta có thể đạt được mức giảm chi phí đáng kể, nâng cao hiệu quả và phát triển các thỏa thuận sinh lợi với các nhà cung cấp của mình bằng cách làm cho việc tuân thủ của nhà cung cấp trở thành một phần quan trọng trong chương trình mua sắm của chúng ta.