Tại sao lại quan tâm đến các chỉ tiêu mua sắm?
Bằng cách giúp chúng ta thiết lập, giám sát và cải tiến những chuẩn đo quan trọng nhất đối với sự thành công của doanh nghiệp, các chỉ tiêu mua sắm (KPI) sẽ giúp hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình, tăng năng suất và lợi nhuận và tối đa hóa tỷ suất đầu tư (ROI). Vì cần thiết cho sự thông suốt và hiệu quả các chức năng trong toàn bộ doanh nghiệp, KPI mua sắm có tầm quan trọng đặc biệt.
Khi đề cập đến việc tránh chi phí và giảm chi phí trong chuỗi cung ứng, việc biết những gì cần đo lường và mức độ thường xuyên, là một thành phần quan trọng của chiến lược mua sắm thành công. Những chỉ tiêu mua sắm mà chúng ta theo dõi sẽ đụng chạm đến mọi thứ, từ thời gian sản xuất đến quản lý chuỗi cung ứng, đến tổng chi tiêu cho công ty, và nói chung tất cả các KPI này đều hỗ trợ tỷ suất đầu tư cho mua sắm tốt nhất có thể.
KPI cho quá trình xử lý đơn đặt hàng
1. Thời gian chu kỳ mua hàng
Một đơn đặt hàng được xử lý càng nhanh và chính xác, thì việc thanh toán sẽ càng nhanh và càng mất ít thời gian và tiền bạc để xử lý cho các trường hợp ngoại lệ và sai sót. KPI này đo thời gian xử lý đơn đặt hàng cụ thể, từ việc tạo đơn đặt hàng cho đến việc thanh toán (còn gọi tắt là quy trình P2P). Một chu kỳ càng chặt chẽ và càng biết rõ cần bao nhiêu thời gian để phát hành, phê duyệt, xử lý và thanh toán đơn đặt hàng cho mỗi nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng thì càng giúp cho việc tìm nguồn cung ứng chiến lược dễ dàng hơn nhiều.
KPI này đo thời gian xử lý đơn đặt hàng cụ thể, nhưng cũng cung cấp một thước đo tốt cho hiệu suất mua sắm tổng thể của tổ chức. Nó mang lại lợi ích vô cùng lớn từ việc tự động hóa, trong một số trường hợp, chi phí có thể giảm tới 75%, trong khi thời gian xử lý giảm từ vài ngày hoặc vài tuần xuống hàng giờ.
2. Chi phí trung bình để xử lý một đơn đặt hàng
Hợp lý hóa quy trình P2P có nghĩa là giảm chi phí cũng như thời gian cần thiết. Bởi vì mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, cho nên việc tiết kiệm cũng sẽ khác nhau rất nhiều. Nhưng trong khi chi phí trung bình để xử lý hóa đơn có thể thay đổi từ dưới 50 đô la đến hàng trăm đô la, thì vấn đề quan trọng là làm sao đo lường chi phí tích lũy liên quan đến thời gian cần thiết cho xử lý mỗi đơn đặt hàng, chi phí cho từng nhiệm vụ được thực hiện và số lượng nhân viên được yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ.
Chuẩn đo này sử dụng đại lượng tương đương toàn thời gian cố định (FTE) làm đơn vị đo lường. FTE có thể được sử dụng để kết hợp và chuyển đổi công việc của nhiều nhân viên thành số giờ làm việc của một nhân viên toàn thời gian. Cũng tương tự trong trường hợp thời gian chu kỳ mua hàng, giá trị FTE càng thấp thì càng tốt.
Sự tự động hóa quá trình P2P sẽ giúp giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ không cần thiết, từ đó dành nhiều thời gian để giải quyết các nhiệm vụ cấp cao có lợi hơn. Thời gian mà nhân viên bị gắn chặt vào quá trình P2P càng ngắn bao nhiêu, thì hiệu quả của công ty càng cao và chi phí hoạt động sẽ càng thấp.
3. Thời gian sản xuất
Chuẩn đo này kết hợp và đo lường cả thời gian chờ do thủ tục hành chính (thời gian cần thiết để yêu cầu, phê duyệt và xử lý đơn đặt hàng) và thời gian chờ sản xuất (thời gian cần thiết để thực hiện đơn hàng với hàng hóa được yêu cầu). Lưu ý rằng thời gian sản xuất này khác với thời gian chu kỳ mua hàng. Nếu như thời gian chu kỳ mua hàng kết thúc khi thanh toán được thực hiện, thì thời gian sản xuất chỉ kết thúc khi hàng hóa được nhận.
KPI nhà cung cấp
1. Số lượng nhà cung cấp
Vận hành trên nền tảng tinh gọn và hiệu quả là một chiến lược hấp dẫn với ý định cắt giảm chi phí, nhưng phụ thuộc vào quá ít nhà cung cấp có thể còn tốn kém hơn, thậm chí đem lại nhiều rủi ro tiềm ẩn hơn cho doanh nghiệp.
Để tận dụng tối đa tiềm năng của chuỗi cung ứng, chúng ta có thể sử dụng tự động hóa để tăng cường và đơn giản hóa việc quản lý chuỗi cung ứng. Một hệ thống tập trung sẽ cung cấp cho chúng ta tầm nhìn cả ngắn hạn và dài hạn về các nhà cung cấp thiết yếu, những người có tiềm năng trở thành đối tác chiến lược và những người cần được hiệu chỉnh, thay thế hoặc đơn giản là loại bỏ. Thêm vào đó, một danh sách đã chuẩn hóa của các nhà cung cấp được phê duyệt sẽ loại bỏ việc chi tiêu giả mạo và giảm rủi ro cho chúng ta.
2. Khả năng sẵn có của nhà cung cấp
Khi chúng ta gặp khó khăn, liệu khả năng đối phó của các nhà cung cấp trước tình huống đó như thế nào? Làm thế nào nhà cung cấp đáp ứng tốt được yêu cầu thời gian giao hàng, chất lượng và số lượng của chúng ta? KPI này đo lường khả năng của mỗi nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu phát triển của chúng ta.
3. Khiếm khuyết của nhà cung cấp và tỷ lệ tuân thủ
Sẽ không có vấn đề gì về việc một nhà cung cấp hoàn thành nhanh chóng hay rẻ như thế nào, trừ phi chất lượng bị thiếu hoặc nhà cung cấp không đáp ứng các yêu cầu pháp lý về sản xuất, giao hàng hoặc nguyên vật liệu. Đo lường tỷ lệ phần trăm của các lô hàng không tuân thủ (nghĩa là bị lỗi) nhận được từ một nhà cung cấp nhất định, các KPI này giúp chúng ta theo dõi chất lượng và hiệu suất tuân thủ của nhà cung cấp.
KPI mua sắm chung
1. Tránh và giảm chi phí mua sắm
Các chuẩn đo này làm việc gắn bó với nhau để theo dõi các chi phí được phát sinh bằng cách không chi tiền và những chi phí được phát sinh bằng cách chi tiêu ít tiền hơn để cải thiện tổng chi phí sở hữu (TCO) cho tất cả các hoạt động mua sắm, trực tiếp hoặc gián tiếp.
KPI tránh chi phí được sử dụng để theo dõi các mục như bảo trì phòng ngừa, tối ưu hóa quy trình và đàm phán lại hợp đồng nhằm làm giảm hoặc loại bỏ việc tăng giá từ các nhà cung cấp. Nó có thể được coi là tiết kiệm vô hình, vì chỉ xuất hiện trên bảng cân đối kế toán nếu nó không xảy ra.
KPI giảm chi phí cụ thể hơn và dùng để theo dõi những yếu tố như cắt giảm nhân viên và giá thương lượng thấp hơn cho nguyên liệu thô hoặc hàng hóa và dịch vụ được sử dụng bởi công ty của chúng ta. Những khoản tiết kiệm hữu hình này được ghi nhận trên báo cáo tài chính và có tác động trực tiếp hơn đến lợi nhuận của chúng ta.
2. Hiệu quả làm việc của nhân viên, công tác huấn luyện và chứng nhận
Đo lường KPI này có thể giúp chúng ta xác định thành viên nào trong nhóm đang tạo ra lợi nhuận lớn nhất cho giá trị đồng tiền mà chúng ta đầu tư cho đào tạo, mở ra cơ hội giảm chi phí hơn nữa thông qua đào tạo nội bộ hoặc thậm chí hợp nhất các nhiệm vụ.
3. Tổng tỷ suất đầu tư (ROI) trong mua sắm
Được xây dựng trên một công thức đơn giản, tuy nhiên KPI này có ảnh hưởng sâu sắc đến sự thịnh vượng của doanh nghiệp.
Để tìm ROI mua sắm, sử dụng phương trình sau:
ROI mua sắm = (Thu nhập đầu tư hàng năm – Chi phí đầu tư hàng năm) ¸ Chi phí đầu tư hàng năm
Nói tóm lại, KPI này đo lường hiệu suất tài chính tổng thể của chức năng mua sắm trong doanh nghiệp. Theo nguyên tắc thông thường, chúng ta nên nhắm đến các khoản đầu tư mua sắm hàng năm của mình để mang lại lợi nhuận 10: 1.
Đo lường, giám sát và hiệu chỉnh để mua sắm thành công
Chiếm vị trí như là trung tâm của doanh nghiệp, bộ phận mua hàng cần phải hiệu lực, hiệu quả và phát triển nhất có thể. Để làm như vậy, nó cần tập trung vào việc cắt giảm chi phí, tăng năng suất và xây dựng giá trị để hỗ trợ các mục tiêu của công ty, cũng như xây dựng giá trị cốt lõi tốt hơn.