Lịch sử không phải lúc nào cũng ủng hộ cho việc đấu thầu cạnh tranh. Các nhà phân tích, thống kê và tư vấn thường hay đắn đo và lo lắng về các tác hại tiềm ẩn của đấu thầu cạnh tranh.
Để đảm bảo dành được các dự án, nhiều nhà thầu xây dựng phải cố gắng giành được lòng tin của khách hàng bằng cách tạo ra một hình ảnh tốt đẹp về hiệu quả và mức giá thấp. Trong nhiều trường hợp, hình ảnh này không phải lúc nào cũng biến thành hiện thực. Thay vào đó, việc ước tính thường sai và dẫn đến sự thay đổi chi phí của chuỗi cung ứng/mua sắm trong suốt quá trình thực hiện dự án. Hậu quả là ngân sách của dự án sẽ dễ dàng bị vượt mức cho phép. Ngoài ra, với những tài liệu ít ỏi hoặc không đầy đủ của khách hàng trong quá trình đấu thầu cũng có khả năng dẫn đến kết quả tương tự. Những phân tích như vậy, cho thấy đấu thầu cạnh tranh có khả năng sẽ không thành công.
Tuy nhiên, chúng ta có cơ sở để tin rằng tương lai của những quá trình đấu thầu cạnh tranh sẽ được cải thiện tốt hơn nữa – nếu các nhà thầu xây dựng và khách hàng sẵn sàng chấp nhận các phương pháp minh bạch.
Sự minh bạch là gì?
Để đảm bảo sự thành công và hợp lệ trong đấu thầu cạnh tranh, các nhà thầu phải tiếp cận từng dự án một cách minh bạch. Điều này có nghĩa là các nhà thầu phải tiết lộ đầy đủ những phương pháp xây dựng, cách xác định đơn giá, cũng như trình bày những dữ liệu quan trọng như phân tích KPI, các đối sánh và các trường hợp tiêu biểu. Nhà thầu cần thể hiện những thông tin này cho mỗi gói thầu để thiết lập độ tin cậy và thúc đẩy sự cam kết với những khách hàng tiềm năng của mình.
Minh chứng giá trị: những chỉ dấu thành công
Thành công không phải là một sự kiện đơn lẻ, tức thời. Nó thực sự là tập hợp của một chuỗi những khoảnh khắc và diễn ra như một quá trình. Khi xuất hiện trong một cuộc đấu thầu cạnh tranh, các công ty phải làm nổi bật những khoảnh khắc này. Nhà thầu phải cung cấp cho khách hàng tiềm năng bằng chứng về các hồ sơ theo dõi và hiệu quả hoạt động của mình theo năm chỉ số KPIs chính như: thời gian, chi phí, chất lượng, an toàn và các mối quan hệ. Hiệu quả về việc hoàn thành các chỉ số KPI đối với các dự án trước đây chính là những chỉ dấu thành công cho những dự án của các khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Minh chứng các tiêu chuẩn: Các đối sánh công nghiệp
Trong lĩnh vực xây dựng, các đòi hỏi luôn được đưa ra rất cao. Thỏa mãn và vượt mức những kỳ vọng này là điều rất quan trọng. Do vậy, khi tiến hành đấu thầu cạnh tranh, nhà thầu cần thể hiện được năng lực đáp ứng những trông đợi của chủ đầu tư thông qua việc trả lời các câu hỏi sau:
- Chúng ta sẽ mất bao lâu để xác định, đánh giá, và giải quyết các sai sót?
- Có bao nhiêu sự cố về vấn đề an toàn lao động; và chúng được quản lý kịp thời và hiệu quả như thế nào?
- Có bao nhiêu và trong bao lâu các kết quả trong việc chủ động thực hiện công tác an toàn lao động, chẳng hạn như các quan sát nguy hiểm và các lần suýt không đạt yêu cầu, đã được báo cáo?
- Làm thế nào để so sánh các hạng mục chuyển giao của dự án với các đối sánh công nghiệp?
- Hiệu quả của các nhà thầu phụ và tư vấn cho nhà thầu so với những nhà thầu khác như thế nào?
Việc xây dựng một bảng dữ liệu trực quan, cho phép kiểm tra theo thời gian thực đối với năm chỉ số KPI của dự án (thời gian, chi phí, chất lượng, an toàn lao động và mối quan hệ nhà thầu) sẽ là một điểm mạnh thu hút được sự chú ý của chủ đầu tư. Với việc này, sẽ cho phép các nhà thầu có khả năng kiểm tra hoạt động, rủi ro và cơ hội trong suốt tiến trình của dự án.
Bằng cách làm nổi bật kết quả tuân thủ theo thời gian thực, nhà thầu có thể nhanh chóng củng cố danh tiếng của mình. Nó sẽ cho thấy những nhà thầu này luôn đảm bảo tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn ngành và sẽ sẵn sàng cung cấp các kết quả cần thiết phục vụ cho việc theo dõi, đánh giá tiến độ dự án. Điều này làm cho các nhà thầu trở nên hấp dẫn hơn đối với các khách hàng tiềm năng. Điểm quan trọng của việc này chủ yếu là tạo ra niềm tin. Việc sử dụng dữ liệu đối sánh sẽ là cách thức để làm sáng tỏ các hoạt động thành công và đồng thời nhấn mạnh vào năng lực của chính các nhà thầu.
Minh chứng về sự hài lòng: những lời chứng thực của khách hàng
Mặc dù các KPI và các đối sánh sẽ làm cho hồ sơ thầu của ta thêm chất lượng hơn, tuy nhiên, không công ty nào lại có thể bỏ qua tầm quan trọng của những trường hợp tiêu biểu tích cực. Lời chứng thực của khách hàng là điều rất cần thiết khi đấu thầu, qua đó sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các thực hành giữa các cá nhân trong mỗi nhóm (kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, cống hiến, v.v.).
Việc cung cấp lời chứng thực ở định dạng video sẽ làm tăng đáng kể cơ hội tương tác với khách hàng tiềm năng của các nhà thầu. Các video sẽ làm cho câu chuyện trở nên trực quan hơn, và từ đó mọi người sẽ dễ dàng cộng hưởng với nó nhiều hơn. Giấy tờ và văn bản không còn thu hút sự quan tâm và tham gia của mọi người nữa.
Khi tạo ra video về các trường hợp điển hình, nhà thầu cần đảm bảo tập trung vào khách hàng và câu chuyện thành công của họ. Các video này nên bao gồm các thông tin sau:
- Tên khách hàng và loại dự án
- Mục tiêu của dự án và các thách thức
- Các bước thực thi để đạt được kết quả thành công
- Nhận xét của khách hàng tại các điểm tiến độ khác nhau của dự án (bắt đầu dự án, ngoài hiện trường, thời điểm cất nóc, bàn giao …).