Trong kinh doanh, hành động để giảm chi phí và tránh chi tiêu nhiều tiền hơn mức mình cần luôn là một đòi hỏi cấp bách. Chúng ta càng có thể giữ doanh thu và dòng tiền, lợi nhuận thu được sẽ càng tốt. Tuy nhiên, ở một số doanh nghiệp, chúng ta có thể nghe thấy cụm từ “tránh chi phí” và “tiết kiệm chi phí” có thể sử dụng thay thế cho nhau. Thực tế, hai cụm từ này có ý nghĩa khác nhau và việc hiểu chúng khác nhau như thế nào có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hoạt động kinh doanh tổng thể.
Một số loại chi phí
1. Chi phí cứng
Chi phí cứng đề cập đến giá mua tài sản cứng. Nó là một chi phí trực tiếp, thường là bất kỳ tài sản hữu hình nào, nắm giữ một số loại giá trị nội tại. Ví dụ, mua hàng tồn kho, thiết bị, phương tiện hoặc đất đai đều được coi là chi phí cứng. Một chi phí cứng sẽ dễ dàng để ước tính bởi vì chúng y nguyên như vậy khi được phát sinh.
2. Chi phí mềm
Chi phí mềm là những chi phí có liên quan đến vô hình. Chúng là chi phí gián tiếp, bao gồm chi phí pháp lý, kế toán, ngân hàng, v.v… Chúng khó định lượng hơn vì khó dự báo. Sự tăng lên trong chi phí mềm có thể là một phần của việc giữ cho dự án tiếp diễn một cách thành công cho đến khi được hoàn thành.
Tránh chi phí là gì?
Tránh chi phí tập trung vào các hành động tránh những phát sinh chi phí trong tương lai. Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là công ty phải thực hiện các biện pháp để giảm chi phí gia tăng tiềm ẩn nhằm không đem đến nhiều chi phí trong tương lai.
Với việc tránh chi phí, tất cả các hành động được thực hiện để giảm chi phí trong tương lai. Ví dụ, chi tiền thường xuyên để tuân thủ đúng lịch trình bảo trì trên các phương tiện và thiết bị của một đội tàu là một chiến lược tránh chi phí. Việc không giải quyết việc bảo trì và giữ mọi thứ trong tình trạng hoạt động tốt có thể dẫn đến việc cần phải sửa chữa hoặc thay thế đắt tiền hơn trong tương lai. Để nhân viên vận hành phương tiện và thiết bị trong điều kiện tồi tệ cũng có thể làm tăng khả năng xảy ra tai nạn, vượt xa hơn nhiều so với chi phí sửa chữa xe.
Bất cứ điều gì được hành động ngay từ đầu để tránh tăng chi phí trong tương lai thì đó chính là tránh chi phí. Nó không phải là thứ chúng ta có thể nhìn thấy hoặc đo lường trong ngân sách hoặc báo cáo tài chính của một tổ chức nào đó.
Bởi vì các biện pháp tránh chi phí có thể yêu cầu chi tiền như một chi phí bổ sung tạm thời, do vậy, trong ngắn hạn, chi phí có thể tăng cao. Tuy nhiên, số tiền bổ sung hiện đang phục vụ để giảm chi phí trong tương lai, cuối cùng sẽ làm giảm tổng chi phí.
Ví dụ về tránh chi phí
Giả sử một công ty đang có kế hoạch tăng khối lượng bán hàng bằng cách thâm nhập thị trường ở các khu vực địa lý mới ngoài trụ sở. Có thể hiện tại công ty không có đội ngũ bán hàng có thể hỗ trợ kế hoạch nói trên. Trong tình huống này, công ty có thể lựa chọn việc gia tăng chi tiêu để tăng thêm lực lượng nhân viên bán hàng, hoặc công ty có thể đầu tư một lần để mua công nghệ mới nhất để cho phép lực lượng bán hàng của họ làm việc tại nhà, v.v…
Đầu tư vào công nghệ mới là lựa chọn thành công vì nó sẽ loại bỏ chi tiêu cho chi phí bù đắp ở hiện tại và trong tương lai.
Một ví dụ khác về tránh chi phí là tìm kiếm các dịch vụ giá trị gia tăng. Các dịch vụ này luôn sẵn có với một ít hoặc không có bất kỳ khoản phí nào cho doanh nghiệp, nhưng sẽ giúp cho doanh nghiệp về lâu dài. Ví dụ, khi một công ty mua các phương tiện trong đội tàu như được nói ở trên, đại lý bán hàng có thể cung cấp một bảo hành mở rộng hoặc thay dầu miễn phí trong suốt vòng đời của hợp đồng thuê, v.v… giúp tiết kiệm tiền kinh doanh trong thời gian dài. Nỗ lực để giảm chi phí dịch vụ sẽ cải thiện chi tiêu gián tiếp.
Tiết kiệm chi phí
Không giống như tránh chi phí, tiết kiệm chi phí được phản ánh trong cả ngân sách và báo cáo tài chính của công ty. Tiết kiệm chi phí, còn được gọi là tiết kiệm cứng, liên quan đến các hành động làm giảm mức nợ, chi tiêu hiện tại hoặc các khoản đầu tư. Ngân sách và báo cáo tài chính của công ty phải luôn nêu rõ bất kỳ khoản tiết kiệm nào đã đạt được thông qua tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm chi phí theo kế hoạch cũng là một phần của ngân sách. Tiết kiệm chi phí so với các giai đoạn trước cũng nên được thêm vào báo cáo tài chính, để từ đó công ty có thể đo lường được hiệu quả tiết kiệm chi phí liên quan đến lợi nhuận trong năm.
Các biện pháp tiết kiệm chi phí đề cập đến bất kỳ hành động nào tạo ra lợi ích tài chính hữu hình được phản ánh trong ngân sách công ty và báo cáo tài chính.
Ví dụ về tiết kiệm chi phí
1. Quan hệ đối tác
Quan hệ đối tác giúp các công ty giảm bớt chi phí của mình. Ví dụ, việc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây sẽ loại bỏ nhu cầu xây dựng và duy trì cơ sở hạ tầng máy tính tại chỗ.
2. Hợp đồng mới và gia hạn hợp đồng
Mỗi lần hợp đồng được đàm phán (để bắt đầu ký mới, hoặc để gia hạn), đều có tiềm năng tiết kiệm chi phí. Cho dù đó là từ một mức giá chung đã được giảm cho một hợp đồng dài hạn hoặc thông qua các dịch vụ giá trị gia tăng, nhân viên mua sắm có thể làm việc với các nhà cung cấp tiềm năng để có được những thỏa thuận tốt nhất có thể. Hợp đồng có thể giúp chúng ta tránh tăng giá trong thời gian dài bằng cách chặn lại các khoản khấu trừ trong vài năm.
3. Đàm phán giá
Đây là một lĩnh vực khác, nơi mua sắm có thể tạo ra một sự khác biệt lớn trong ngân sách tổng thể. Chẳng hạn, nếu đã mua một lượng cố định một thứ gì đó, nhưng nếu cần tăng khối lượng, chúng ta có thể thương lượng với nhà cung cấp để có giá thấp hơn cho mỗi đơn vị. Khi bộ phận mua sắm có thể giảm chi tiêu hiện tại với một mức giá mới, hãy phản ánh điều đó trong ngân sách của năm tới.
Làm thế nào tối đa hóa tiết kiệm chi phí
1. Giảm chi phí tiếp thị
Nhờ các phương tiện truyền thông xã hội và các công cụ tìm kiếm, cả quảng cáo trả tiền và không trả tiền đều có thể tiếp cận hàng triệu người chỉ với một phần nhỏ thời gian và chi phí đã được sử dụng. Làm việc với các chuyên gia truyền thông xã hội có thể giúp chúng ta tiếp thị doanh nghiệp của mình mà không cần phải thuê một công ty tiếp thị chuyên nghiệp, vì vậy chúng ta có thể tiết kiệm tiền và cải thiện lợi nhuận của mình.
2. Thuê ngoài
Thuê ngoài tạo điều kiện cho công ty của chúng ta tiếp cận được với nhiều tài năng từ khắp nơi và có thể thực thi đầy đủ các vai trò mà chúng ta cần dựa trên cơ sở làm việc bán thời gian. Không có lý do gì để thuê một người viết nội bộ cho một vài bài đăng blog mỗi tuần và trả lương cho họ, trong khi công việc mà họ đang làm ở vị trí khác lại bị ảnh hưởng. Thay vào đó, làm việc với một freelancer sẽ giảm chi phí chung nhưng đồng thời vẫn đảm bảo nhân viên của mình đang làm đúng việc mà họ yêu thích và có chuyên môn.
3. Đầu tư công nghệ
Công nghệ có thể giảm chi phí hoạt động và tiết kiệm tối đa chi phí. Đánh giá các quy trình quản trị hiện tại của công ty và cải tiến chúng nếu có thể. Tìm kiếm các khu vực có thể được tự động hóa với công nghệ. Duy trì các quy trình hiện tại kết hợp với công nghệ mới nhất giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và có khả năng giảm đáng kể chi phí hoạt động cho chúng ta.
Một khi giảm được các thao tác thủ công hàng ngày, nhân viên của chúng ta sẽ cải thiện được năng suất làm việc vì họ có thể tập trung nỗ lực vào các nhiệm vụ có giá trị khác. Không những thế, chúng ta còn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thời gian và tiền bạc lãng phí do lỗi của con người gây ra.