Khái niệm MRO
Theo businessdipedia.com MRO là các mục Bảo trì, Sửa chữa và Vận hành. Ngoài ra, chúng còn được định nghĩa thêm là:
“Nguồn cung cấp được tiêu thụ trong quá trình sản xuất nhưng không trở thành một phần của sản phẩm cuối cùng hoặc không phải là thành tố trung tâm trong đầu ra của một nhà máy. Các mặt hàng MRO bao gồm vật tư tiêu hao (vật tư phòng thí nghiệm hoặc vật tư văn phòng), thiết bị công nghiệp (như máy nén, máy bơm, van) và vật tư bảo trì nhà máy (như gioăng, chất bôi trơn, dụng cụ sửa chữa), và máy tính, đồ đạc, v.v. .”
Ví dụ về các mục được bao gồm trong MRO là:
- Hóa chất, chất bôi trơn, miếng đệm, chất tẩy rửa
- Văn phòng phẩm
- Dụng cụ sửa chữa, dụng cụ cầm tay
- Dụng cụ an toàn
- Găng tay, áo choàng và đồ bảo hộ lao động
- Pin
- Nội thất, đồ đạc
- Máy nén, van, máy bơm, dây đai, động cơ
- Thiết bị máy tính, dụng cụ vi tính
- V.v…
Tầm quan trọng của MRO trong doanh nghiệp
Trong môi trường làm việc văn phòng, việc mua MRO thường khá nhỏ, trong khi trong các lĩnh vực sản xuất, hoạt động mua MRO chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số mua hàng mà các công ty phải thực hiện.
Đa phần, các hoạt động mua MRO thường không được xem xét một cách chiến lược, nhưng chúng lại là một phần quan trọng của nhiều tổ chức, đặc biệt là trong hoạt động sản xuất và chuỗi cung ứng. Điều gì sẽ xảy ra khi MRO không được quản lý?
Nếu một hóa chất, công cụ hoặc thành tố quan trọng nào đó được sử dụng trong các thiết bị cấu thành nên quy trình sản xuất bị sử dụng hết. Liệu chúng ta sẽ làm gì? Nếu ta cho dừng dây chuyền sản xuất, hàng trăm nhân viên có thể phải nghỉ việc, việc giao hàng bị trì trệ, doanh thu bị sụt giảm, kéo theo hàng loạt hệ quả khác như mất tiền, dòng tiền mặt bị thâm hụt v.v…
Hoặc trong trường hợp, các mặt hàng, thiết bị an toàn lao động đã sử dụng hết, nếu chúng ta không kịp thời bổ sung có thể sẽ gây nguy hiểm cho tính mạng của nhân viên, cũng như những người xung quanh.
Tất cả những điều đó cho thấy rằng MRO là rất quan trọng.
Do vậy, việc quản lý nhà cung cấp MRO thích hợp, sẽ giúp cho chúng ta có thể tránh được những rủi ro cho sự tồn tại của doanh nghiệp.
Quản lý MRO như thế nào?
Trước hết, chúng ta cần phải có một người mua sắm tận tâm, có kinh nghiệm hoặc người phụ trách MRO. Người quản lý mặt hàng này sẽ cần phải thành thạo, hiểu biết về nhiều loại sản phẩm.
Tiếp theo, điều quan trọng là triển khai một chương trình Quản lý quan hệ nhà cung cấp phù hợp, giống như bất kỳ loại chi tiêu nào khác. Giả sử rằng sẽ có hàng trăm, hàng ngàn nhà cung cấp các mặt hàng MRO, điều thiết thực nhất đối với chúng ta là phải xác định được các mặt hàng và nhà cung cấp MRO quan trọng, có độ rủi ro cao nhất và đảm bảo rằng số lượng những nhà cung cấp loại này phải nhận được sự quan tâm trực tiếp.
Có một bộ số liệu thích hợp và quá trình theo dõi hiệu quả sẽ là điều cần thiết. Chi phí thời gian chết, mức tồn kho, thời gian giao hàng và bổ sung, hiệu quả của nhà cung cấp và mức chi tiêu là một vài số liệu quan trọng mà chúng ta cần. Các số liệu và hiệu quả cho các mục tiêu sẽ cung cấp các thông tin để chúng ta có các hành động thích hợp liên quan đến tìm việc tìm nguồn cung ứng và tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho chủ động là cần thiết. Để làm được điều này, đội ngũ mua hàng cần theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho để đảm bảo không có quá nhiều hàng thừa. Thay vào đó, họ phải phát hành đơn đặt hàng thường xuyên cho các mặt hàng được sử dụng thường xuyên để giữ mức tồn kho ổn định. Bên cạnh đó, bộ phận mua MRO cần giao tiếp cởi mở và thường xuyên với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để tất cả đều nhận thức được mức độ tồn kho sản phẩm, nơi các sản phẩm được lưu trữ và tần suất sử dụng. Trong một số nhà máy lớn, vị trí của các đơn vị MRO cần được xem xét cẩn thận vì khoảng cách từ một phần của tòa nhà đến phần khác có thể rất lớn. Các tổ chức cần tối ưu hóa vị trí MRO để nó có thể được tiếp cận dễ dàng.
Đáng kể nhất là các mặt hàng MRO quan trọng nhất cần phải được quản lý, đánh giá và phân tích theo các mô hình nhu cầu, hoặc trong các trường hợp thiếu tác động nguồn cung ứng, v.v… Dự trữ những mặt hàng quan trọng này một cách thông minh sẽ tạo ra nhiều lợi ích như: giảm thiểu các sự kiện ngừng hoạt động, chi phí thấp hơn, bảo vệ việc giao hàng của khách hàng và tiết kiệm thời gian quản lý.
Cuối cùng, điều quan trọng là đảm bảo tuân thủ kiểm soát chi tiêu. Khả năng mà những người không phải là chuyên gia mua phải các mặt hàng MRO bị lỗi từ các nguồn bất hợp pháp theo cách thức bất hợp pháp là rất cao. Bởi vì nhu cầu sử dụng, đôi khi chúng ta có thể vượt ra khỏi trách nhiệm trực tiếp của mình và mua các mặt hàng MRO để duy trì hoạt động của dây chuyền sản xuất. Nếu việc mua sắm như vậy xảy ra sẽ là một dấu hiệu cho thấy chúng ta đã không có đủ nguồn lực và sự kiểm soát cần thiết đối với bộ phận mua sắm, và do vậy, ta phải có những hiệu chỉnh và hành động nhanh chóng để khắc phục.
Kết luận
MRO là một khía cạnh thiết yếu và không thể tránh khỏi của mọi tổ chức Vận hành và Mua sắm.
Cần dành thời gian để tạo ra các quy trình kinh doanh, cơ sở hạ tầng và chiến lược phù hợp để hỗ trợ MRO. Ngay cả khi chỉ có một tổ chức nhỏ, chúng ta cũng cần đầu tư vào lĩnh vực này. Nếu không, chúng ta sẽ chỉ mãi dành thời gian để đối phó và giải quyết các sự vụ, các hậu quả xuất phát từ việc quản lý không đầy đủ và phù hợp.