Mua sắm điện tử là quá trình yêu cầu, đặt hàng, và mua hàng hóa/dịch vụ thông qua internet giữa các doanh nghiệp với nhau (B2B). Ở cấp độ doanh nghiệp, một giám đốc mua sắm (CPO) hoặc bộ phận mua sắm chính thức sẽ đưa ra các chính sách mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp, với mục tiêu có được những gì doanh nghiệp cần với giá tốt nhất có thể hoặc với giá trị lớn nhất vào thời điểm cần thiết.
Để thực hiện mục tiêu này, nhân viên mua sắm sẽ thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và đặt ra các nguyên tắc hoặc giới hạn mua cho các loại mua hàng được phép mua sắm. Hiện nay, có một số phần mềm mua sắm điện tử có thể cho phép các nhà lãnh đạo mua sắm tự động hóa việc tuân thủ chính sách, quản lý hợp đồng và các mối quan hệ nhà cung cấp trong hệ thống.
Lợi ích của mua sắm điện tử
Mua sắm điện tử có thể đem đến nhiều lợi ích như:
- Xử lý đơn hàng tự động với PO điện tử và hóa đơn điện tử giúp cho việc kinh doanh nhanh hơn, do đó chi phí ít hơn.
- Cải thiện quy trình làm việc trong quy trình mua sắm nội bộ.
- Cải thiện cơ chế chuỗi cung ứng mang lại lợi ích chung cho mọi người khi sử dụng hệ thống mua sắm điện tử.
- Được kết nối với chuỗi cung ứng bên ngoài để chúng ta có thể chia sẻ thông tin theo thời gian thực nhằm mục đích lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý chuỗi cung ứng.
- Nâng cao kiến thức về quy trình mua hàng, đồng thời giúp chúng ta có cái nhìn trực quan hơn về các chi tiêu trong doanh nghiệp để từ đó quản lý (chi tiêu) tốt hơn và dễ dàng xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí.
Phần mềm mua sắm điện tử
Phần mềm mua sắm giúp tự động hóa chức năng mua hàng của các tổ chức. Các hoạt động sẽ được xử lý một cách tự động bao gồm việc đề xuất và phê duyệt đơn đặt hàng, lựa chọn và đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ, nhận và kiểm tra sự phù hợp giữa hóa đơn và đơn đặt hàng, và thanh toán hóa đơn.
Phần mềm mua sắm sẽ cho phép bộ phận mua sắm xem xét tất cả mọi hạng mục đã được đặt hàng để đảm bảo rằng chúng đã nhận được sự phê duyệt chính xác và đầy đủ.
Phần mềm cũng giúp tối ưu hóa cho quá trình mua sắm thông qua việc kết hợp một số đơn đặt hàng và thậm chí yêu cầu nhà cung cấp đấu thầu cho hạng mục mà chúng ta đang cần.
Phần mềm mua sắm còn giúp tổ chức dễ dàng thực hiện công tác quản trị và tiết kiệm các khoản chi phí dài hạn tiềm ẩn.
Đặc trưng của phần mềm mua sắm điện tử
Phần mềm mua sắm cho phép người dùng cuối mua hàng hóa từ các danh mục điện tử được phê duyệt theo quy tắc mua của công ty. Phần mềm mua sắm sẽ thu thập dữ liệu mua hàng cần thiết trong suốt quá trình. Lựa chọn của người dùng cuối về hàng hóa cần mua từ danh mục nhà cung cấp sẽ được tự động định tuyến thông qua các quy trình và giao thức cần thiết.
Trên cơ sở những yêu cầu như vậy, một phần mềm mua sắm cần cung cấp các tính năng như: Quản lý đơn hàng và quản lý đơn hàng, quản lý tài sản và hàng tồn kho, báo cáo, quản lý hóa đơn, quản lý nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, hợp đồng mua hàng, phê duyệt, yêu cầu mua hàng, hóa đơn nhà cung cấp, ngân sách thời gian thực, quản lý rủi ro và tích hợp kế toán tài chính, v.v…
Liệu chúng ta đã sẵn sàng cho mua sắm điện tử?
Không phải tất cả các hệ thống mua sắm điện tử đều được tạo ra cho mọi đối tượng. Một số phần mềm hướng đến các tập đoàn lớn, trong khi một số khác có ít tính năng hơn và thường phù hợp hơn cho doanh nghiệp nhỏ. Để đảm bảo có được loại phần mềm phù hợp với nhu cầu, chúng ta cần phải trả lời một số câu hỏi trước khi bắt đầu tiến hành mua sắm phần mềm này.
Gặp gỡ với giám đốc điều hành công ty để thảo luận các mục tiêu rõ ràng về những gì mà doanh nghiệp của chúng ta đang cần. Xác định chuỗi giá trị, các hoạt động kinh doanh cốt lõi và quy trình mua sắm của chúng ta, trong đó, cần tập trung vào thứ sẽ được hưởng lợi từ mua sắm điện tử này. Xác định các hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng liên quan và kiểm tra các vấn đề bảo mật như hack hoặc khả năng hư hỏng dữ liệu. Liệu chúng ta có cần truy cập từ xa vào phần mềm? Có cần thiết phải tạo một app hay không? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta có thể lựa chọn những tùy chọn thích hợp để phục vụ cho hoạt động mua sắm cho doanh nghiệp của mình một cách đầy đủ.
Hãy suy nghĩ về lý do tại sao công ty của chúng ta cần khả năng mua sắm điện tử và trả lời cho các câu hỏi mà mình đã đặt ra xung quanh những nhu cầu đó. Có thể sẽ có những phần mềm có nhiều hoặc ít tính năng hơn so với cái mà chúng ta cần, nhưng quan trọng là hãy cân nhắc với tình hình thực tế để có quyết định phù hợp. Nếu doanh nghiệp nhỏ, có thể ta chỉ cần ở các chức năng như theo dõi đặt hàng và ngân sách mua hàng, còn nếu là doanh nghiệp lớn, có thể ta phải cần thêm chức năng theo dõi chi phí, hàng tồn kho, giao nhận hàng, hoặc phân tích theo thời gian thực v.v…