Sự cần thiết phải quản lý mua sắm
Để giành được một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó, luôn cần phải có một sự hiểu biết về quy trình mua sắm. Dựa trên sự hiểu biết này, người ta sẽ cân nhắc về mức độ chi tiết trong việc thực hiện quy trình mua sắm. Việc mua sắm đơn giản chắc chắn sẽ được lược bỏ một loạt các bước không chính thức. Trong khi đó việc mua sắm phức tạp phải tuân theo quy trình mua sắm chính thức đã được xác định hoặc có thể phải yêu cầu xây dựng thêm một quy trình mới.
Vậy, tại sao kiến thức về quản lý mua sắm lại cần thiết? Liệu chúng ta có thể thực hiện việc mua sắm đơn giản và phức tạp mà không cần một quy trình chính thức có được không? Có gì mới về cái được gọi là quy trình này hay không? Những lợi ích là gì? Có xứng đáng phải trả chi phí để thực hiện quy trình này không? Làm thế nào để thực hiện quy trình này? Những thách thức là gì? Đây có phải là một quy trình rủi ro? Hay đó là một quy trình giảm thiểu rủi ro?
Lý do chính đằng sau việc tuân theo một quy trình chính thức là, nó sẽ làm tăng nhận thức về môi trường và kích thích một quá trình suy nghĩ hướng đến công việc ở phía trước. Một quy trình cũng sẽ chỉ rõ các cải tiến và những điểm cần thay đổi để thực hiện việc mua sắm hiệu quả. Những khoản tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu lực và hiệu quả công việc cũng sẽ dễ dàng được nhận thấy. Rủi ro chính được xác định trước và các chiến lược giảm thiểu được đưa ra để giải quyết khi một sự kiện đã biết xảy ra. Các sự kiện chưa biết được kê khai trong kế hoạch dự phòng. Nhận thức và xác định khoảng cách giữa mua sắm và rủi ro liên quan sẽ giúp kiểm soát chi phí, các mốc thời gian thực hiện, phạm vi công việc và quan trọng nhất là mối quan hệ với nhà cung cấp.
Rủi ro trong mua sắm
Chúng ta hãy xem xét các rủi ro liên quan và tìm hiểu cách thức để xác định chúng. Bên cạnh đó, cần phân tích tác động của rủi ro, cũng như tính toán xác suất xảy ra của chúng để từ đó làm cơ sở đưa ra các quyết định của mình. Rủi ro có thể được phân loại thành các loại ‘khách quan và chủ quan’. Tùy thuộc vào bản chất của dự án và tình hình hiện tại, các loại rủi ro có thể được phân loại tương ứng.
Một số rủi ro được biết đến trong quá trình mua sắm có thể là vấn đề về chuyên môn hóa, độ tin cậy, sở hữu trí tuệ, tích hợp sản phẩm, phát minh, kiến trúc, bảo mật, tính ổn định của khu vực v.v.. Những rủi ro này cần được phân tích về tác động và xác suất xảy ra của chúng một cách nghiêm túc. Điều này là bởi vì, chúng không chỉ tồn tại trong tổ chức tìm kiếm mua sắm, mà còn trong cả tổ chức được hợp đồng để thực hiện công việc. Một khi cả hai bên đều cân nhắc điều này một cách kỹ lưỡng, sẽ có những lời giải vững chắc lý giải cho các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Rủi ro khách quan có thể được thiết lập hoặc mô tả dựa trên các tính toán toán học. Mặc dù kết quả là không chắc chắn, nhưng xác suất xảy ra cơ hội hoặc sự kiện là chắc chắn. Mặt khác, rủi ro chủ quan không dựa trên cách tiếp cận định lượng. Mô tả một rủi ro chủ quan là kết thúc mở – nghĩa là bạn luôn có thể tinh chỉnh đánh giá của mình bằng thông tin mới, nghiên cứu thêm hoặc bằng cách cân nhắc ý kiến của người khác. Bản thân phân tích rủi ro là một quá trình giúp xác định độ không đảm bảo, phát triển mô hình, chạy mô hình thông qua mô phỏng bằng các phương pháp như Monte Carlo để xác định một loạt các xác suất và tất cả các kết quả có thể xảy ra. Phân bố nhị thức, tam giác, chuẩn thường là những công cụ hữu ích để xác định độ lệch chuẩn của kết quả khi đưa ra quyết định thực hiện hoặc không thực hiện.
Lời khuyên
Một khi tất cả những điều ở trên đã được xem xét và thực hiện, chúng ta không cần thiết phải sa lầy vào một việc mua sắm phức tạp với một quy trình phân tích rủi ro, từ đó làm cho việc mua sắm tương đối ít phức tạp trở nên phức tạp quá mức. Làm vừa đủ cho một phạm vi công việc cụ thể chính là vấn đề then chốt. Có chỗ để cải thiện với một loạt các hành động đúng đắn được thực hiện lần đầu tiên, còn hơn là bị vướng vào một mạng lưới các quy trình và phải thực hiện tất cả mọi thứ.
Cân nhắc cẩn thận các rủi ro trong nỗ lực mua sắm sẽ giúp làm giảm bớt các thiệt hại có thể có. Các tiêu chí quan trọng nhất là xem xét và xác nhận các rủi ro ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời mua sắm.
Nguồn pmi.org