Khái niệm mua sắm theo giá trị tốt nhất
Trong hầu hết các trường hợp, người ta hay sử dụng phương pháp “mua sắm theo giá trị tốt nhất” để mô tả các quyết định mua sắm hàng hóa mà ở đó các yếu tố khác ngoài “giá” sẽ được sử dụng để xác định lựa chọn nhà cung cấp.
Trong mua sắm cạnh tranh, các cơ quan nhà nước có thể đánh giá các đề xuất của nhà cung cấp bằng cách sử dụng các phương pháp tiếp cận khác nhau. Cách tiếp cận phổ biến nhất trước đây thường được sử dụng là phương pháp giá trị tốt nhất. Phương pháp này cho phép các cơ quan cân bằng giữa chất lượng (năng lực kỹ thuật hoặc hiệu quả trong quá khứ) với giá cả/chi phí. Chính phủ có thể trao hợp đồng cho một công ty không đưa ra mức giá thấp nhất nếu đề xuất của họ (mặc dù giá cả có cao hơn) mang lại lợi ích lớn hơn và lợi ích đó đáng được trả bằng một khoản chênh lệch nào đó.
Đó là một phương pháp tốt, mà ta có thể gọi là “chấm điểm nhà cung cấp theo trung bình trọng số”. Tuy vậy, “mua sắm theo giá trị tốt nhất” còn có ý nghĩa gì đó lớn hơn.
Chúng ta có thể xem rằng “giá trị” là một cái gì đó có thể được đo lường về mặt tài chính. Giá trị có thể làm tăng doanh thu. Giá trị có thể làm giảm chi phí. Hoặc giá trị có thể là sự kết hợp của cả hai. Dù là gì chăng nữa, “giá trị” có thể và nên được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ.
Ví dụ minh họa
Vì vậy, nếu một máy (Máy A) có thể giúp một công ty giảm nguồn lực lượng lao động của mình xuống còn 10 người và, do đó, giảm được tổng số tiền lương là 500.000 đô la/năm trong vòng 10 năm, thì chiếc máy đó có thể có giá trị là 5.000.000 đô la. Nếu một máy khác (Máy B) cũng có thể giúp công ty này giảm được nguồn lực lao động bớt xuống 15 người và, do đó, số tiền lương giảm được là 750.000 đô la/năm trong 10 năm, thì chiếc máy đó sẽ có giá trị là 7.500.000 đô la.
Tuy nhiên, nếu những con số đó đứng riêng lẻ, thì sẽ không cho chúng ta biết được thế nào là “giá trị tốt nhất”. Bởi vì các yếu tố “giá trị tốt nhất” thực sự cũng có thể nằm trong chi phí.
Ví dụ, nếu chỉ tính theo cơ sở tổng chi phí, Máy A có giá mua được là 2.000.000 đô la, thì khi đó, tỷ lệ giữa giá trị và chi phí của chiếc máy này sẽ là 2,5 (5.000.000 đô la / 2.000.000 đô la = 2,5 đô la). Trong khi đó, nếu máy B có giá 5.000.000 đô la, thì tỷ lệ giữa giá trị và chi phí của nó sẽ là 1,5 ($ 7,500,000 / $ 5.000.000 = 1,5). Ngoài ra, giá trị thuần sẽ được tính bằng cách lấy tổng giá trị trừ đi chi phí.
Cả tỷ lệ giá trị trên chi phí và giá trị thuần cao hơn đều rất hấp dẫn, do đó, với quyết định mua sắm theo “giá trị tốt nhất”, Máy A sẽ được chọn.
Lời khuyên
Để các quyết định mua sắm giá trị tốt nhất vận hành hiệu quả, tất cả các nhà cung cấp được xem xét phải đáp ứng các tiêu chí tối thiểu của nhà cung cấp. Những tiêu chí này có thể bao gồm các yếu tố như ổn định tài chính, năng lực dịch vụ, yêu cầu chất lượng v.v… Những tiêu chí này không thể được xếp hạng và chấm điểm một cách cảm tính được, mà phải phải được đánh giá để đảm bảo có sự thỏa mãn những tiêu chuẩn cao của các đơn vị mua sắm như những điều kiện tiên quyết cần phải xem xét.