Hợp đồng giá cố định là thoả thuận hợp pháp giữa tổ chức thực hiện dự án và một thực thể (có thể là cá nhân hoặc công ty) để cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ cho một dự án với giá cả thỏa thuận. Hợp đồng này thường nêu chi tiết về chất lượng của hàng hoá hoặc dịch vụ, thời gian cần thiết để hỗ trợ dự án, và giá cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ. Có một số biến thể của loại hợp đồng giá cố định này. Đối với hàng hóa, hàng hoá và dịch vụ có phạm vi công việc rõ ràng và không có khả năng thay đổi, thì hợp đồng giá cố định sẽ xác định rõ cho chúng ta một khoản chi phí dự kiến. Trách nhiệm trong việc quản lý công việc để đáp ứng yêu cầu của dự án sẽ được tập trung vào nhà thầu. Đội dự án sẽ theo dõi chất lượng và tiến độ để đảm bảo các nhà thầu đáp ứng được yêu cầu đề ra. Những rủi ro liên quan đến hợp đồng giá cố định là những chi phí liên quan đến sự thay đổi của dự án. Nếu có sự thay đổi xảy ra đối với dự án, cái giá của sự thay đổi thường rất cao. Ngay cả khi cái giá cho thay đổi được tính luôn trong hợp đồng ban đầu, thì những thay đổi trong hợp đồng giá cố định sẽ tạo ra tổng chi phí dự án cao hơn so với những hình thức hợp đồng khác vì phần lớn rủi ro chi phí được chuyển cho nhà thầu, và vì vậy, hầu hết các nhà thầu buộc lòng phải tiến hành dự phòng cho hợp đồng để trang trải các rủi ro bổ sung của họ.
Hình 1 cho thấy chi phí của khách hàng là không đổi, bất chất mọi nỗ lực của nhà thầu, và kết quả là lợi nhuận sẽ phải giảm.
Hợp đồng giá cố định đòi hỏi phải có ít nhất hai hoặc nhiều nhà cung cấp có đạt điều kiện và có lịch sử hoàn thành công việc tốt, nhằm đảm bảo các yêu cầu của dự án được đáp ứng đầy đủ. Bên cạnh đó, cũng có những yêu cầu khác như phạm vi công việc phải ít thay đổi. Loại hợp đồng giá cố định còn giúp chúng ta:
- Xác định một phạm vi công việc rõ ràng dựa trên thông tin tốt,
- Thiết lập một danh sách các nhà thầu đạt tiêu chuẩn cao,
- Xây dựng được một bản hợp đồng rõ ràng, phản ánh đầy đủ phạm vi công việc
Một số biến thể của hợp đồng giá cố định
Loại hợp đồng giá cố định này có một số biến thể như: hợp đồng tổng chi phí cố định, hợp đồng giá cố định với điều chỉnh giá, hợp đồng giá cố định với phí khích lệ, hợp đồng đơn giá cố định, v.v…
Hợp đồng tổng chi phí cố định
· Trong trường hợp nhà cung cấp dịch vụ đưa tất cả các chi phí, kể cả lợi nhuận vào giá thỏa thuận, thì đó là loại hợp đồng tổng chi phí cố định. Ở tình huống này, nhà thầu giả định rằng sẽ có những rủi ro đối với sự gia tăng bất ngờ về lao động và vật liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ hoặc nguyên vật liệu cho dự án, cũng như sẽ có những nguy cơ liên quan đến vật liệu cũng như tiến độ được yêu cầu.
Hợp đồng giá cố định với điều chỉnh giá
· Loại hợp đồng giá cố định với điều chỉnh giá (FP-PA) được sử dụng cho các dự án dài bất thường kéo dài nhiều năm. Ứng dụng phổ biến của loại hợp đồng này chính là trong những trường hợp lạm phát cao, tác động đáng kể đến giá trị của hợp đồng. Ở một số quốc gia, giá trị của đồng nội tệ có thể thay đổi rất nhiều trong một vài tháng, ảnh hưởng đến chi phí của vật liệu và lao động địa phương. Trong thời kỳ lạm phát cao, khách hàng giả định rủi ro chi phí cao hơn do lạm phát, và giá hợp đồng cần được điều chỉnh dựa trên chỉ số lạm phát. Sự biến động của một số mặt hàng nhất định cũng có thể được hạch toán trong một hợp đồng có điều chỉnh giá. Ví dụ, nếu giá dầu tác động đáng kể đến chi phí của dự án, khách hàng có thể chấp nhận rủi ro biến động giá dầu và trong tình huống như vậy, nên them một điều khoản trong hợp đồng cho phép điều chỉnh giá hợp đồng dựa trên sự thay đổi giá dầu.
Hợp đồng giá cố định với phí khích lệ
· Hợp đồng giá cố định với phí khích lệ sẽ giúp tạo động lực khuyến khích việc thực hiện dự án theo đường cơ sở được thiết lập trong hợp đồng. Hợp đồng có thể bao gồm một phần thù lao khích lệ để hoàn thành công việc theo những một mốc chính của dự án. Những hợp đồng loại này cũng thường có một khoản phạt nếu công việc không được thực hiện theo hợp đồng. Ví dụ, nếu phần mềm mới không được hoàn thành kịp thời để hỗ trợ thực hiện đào tạo, khách hàng có thể sẽ phạt các công ty phần mềm một số tiến tương ứng với số ngày bị trễ hạn. Kiểu hình phạt này thường được sử dụng khi phần mềm quan trọng đối với dự án và sự chậm trễ này sẽ ảnh hưởng đến kinh phí của dự án.
Hợp đồng cố định đơn giá
Trong trường hợp, nếu dịch vụ hoặc vật liệu có thể được đo bằng các đơn vị tiêu chuẩn, nhưng số lượng cụ thể lại không được biết chính xác, ta có thể cố định đơn giá cho mỗi đơn vị này. Đây chính là loại hợp đồng cố định đơn giá. Nhóm dự án phải chịu trách nhiệm ước tính số đơn vị vật liệu cần phải sử dụng trong dự án. Nếu ước tính không chính xác, hợp đồng không cần phải thay đổi, nhưng lúc đó dự án sẽ bị vượt ngân sách.