Khái niệm
Trong một hợp đồng hoàn trả chi phí, chủ đầu tư (khách hàng) sẽ thanh toán cho nhà thầu chi phí thực hiện dịch vụ hoặc cung cấp hàng hoá. Các hợp đồng hoàn trả chi phí còn được gọi là hợp đồng chi phí cộng thêm. Hợp đồng hoàn trả chi phí thường được sử dụng khi phạm vi công việc hoặc chi phí cho việc thực hiện công việc không được biết đến. Trong các dự án, người ta hay sử dụng hợp đồng hoàn trả chi phí để trả cho nhà thầu các khoản phí cho phép liên quan đến việc thực hiện công việc. Vì chi phí của dự án sẽ được hoàn lại, do vậy, nhà thầu ít chịu những rủi ro liên quan đến việc tăng chi phí. Khi chi phí của công việc không được biết đến, một hợp đồng hoàn trả chi phí có thể giúp giảm được số tiền mà nhà thầu phải bỏ ra trong nỗ lực để loại bỏ những rủi ro liên quan đến việc tăng chi phí. Khi sử dụng loại hợp đồng này cũng cần lưu ý một khuyết điểm khả dĩ, đó là nhà thầu sẽ không có động lực để tìm cách giảm chi phí của dự án, trừ khi có những ưu đãi để hỗ trợ hoàn thành các mục tiêu của dự án.
Hình 1: Loại hợp đồng hoàn trả chi phí
Loại hợp đồng hoàn trả chi phí đòi hỏi (nhà thầu) phải có bộ phận lưu trữ tài liệu tốt về các chi phí đã xảy ra trong suốt tiến trình dự án để đảm bảo rằng khách hàng có cơ sở thanh toán cho nhà thầu về tất cả các công việc đã thực hiện và qua đó cũng đảm bảo rằng khách hàng không phải trả tiền cho bất kỳ điều gì chưa hoàn thành. Với việc duy trì những bộ phận quản lý tài liệu như vậy, có thể dẫn đến kết quả là nhà thầu cần phải trả thêm một khoản tiền bổ sung vượt quá mức chi phí.
Có một số cách có thể bù đắp cho nhà thầu thông qua việc sử dụng những biến thể như sau:
Loại hợp đồng bồi hoàn trả chi phí với phí cố định:
Loại hợp đồng này cung cấp cho nhà thầu một khoản phí, hoặc lợi nhuận, được xác định ngay khi bắt đầu hợp đồng và sẽ không thay đổi.
Loại hợp đồng hoàn trả chi phí với một tỷ lệ phần trăm phí:
Loại hợp đồng này cho phép trả nhà thầu phần chi phí cộng thêm với số phần trăm chi phí, chẳng hạn như 5% tổng chi phí cho phép.
Loại hợp đồng hoàn trả chi phí với một khoản phí khích lệ:
Loại hợp đồng này được sử dụng để khuyến khích hoạt động trong các lĩnh vực quan trọng đối với dự án. Thường thì loại hợp đồng này sẽ cố gắng khuyến khích các nhà thầu tiết kiệm hoặc giảm chi phí dự án. Việc sử dụng hợp đồng hoàn trả chi phí với một khoản phí khích lệ là một cách để thúc đẩy các hành vi giảm chi phí.
Loại hợp đồng hoàn trả chi phí hoàn trả với phí thưởng:
Loại hợp đồng này sẽ hoàn trả cho nhà thầu tất cả các chi phí được phép cộng với một khoản phí dựa trên các tiêu chí thực hiện. Khoản phí cộng thêm này (phí thưởng) thường được dựa trên mục tiêu hoặc mục tiêu chủ quan hơn. Một khoản tiền sẽ được dành cho nhà thầu thông qua việc đạt kết quả xuất sắc, và phải trả bao nhiêu cho nhà thầu tùy thuộc vào sự đánh giá của đội dự án. Số tiền này phải đủ để thúc đẩy hiệu quả công việc một cách xuất sắc.