Khi chuỗi cung ứng phát triển dài hơn và đa dạng hơn cho các công ty lớn và nhỏ, việc tìm cách giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục trong khi phải tối đa hóa giá trị đã trở thành ưu tiên rất cao đối với các chuyên gia mua sắm trên toàn thế giới. Quy trình quản lý hợp đồng là một phần thiết yếu của những nỗ lực này, và một khi được thực hiện đúng cách, chúng có thể giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất cạnh tranh và thêm khả năng phục hồi và linh hoạt cho chuỗi cung ứng trong khi thúc đẩy lợi nhuận ròng.
Bằng cách đầu tư thời gian và nguồn lực cần thiết để hiểu và tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng, chúng ta có thể gặt hái những phần thưởng này và đảm bảo doanh nghiệp được bảo vệ tốt hơn trước rủi ro không cần thiết và sẵn sàng tận dụng các cơ hội có giá trị và xây dựng mối quan hệ.
Tại sao cần quan tâm về quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả
Đó là một quy trình quan trọng trong quản lý quá trình kinh doanh hiệu quả, nhưng quản lý hợp đồng (đôi khi được gọi là quản lý vòng đời hợp đồng hoặc CLM) không nhận được nhiều chú ý và tài nguyên giống như (ví dụ) quản lý chuỗi cung ứng hoặc tự động hóa quy trình. Ngay cả khi đối diện với nhà cung cấp (thông qua hợp đồng với nhà cung cấp) và đối mặt với khách hàng (thông qua hợp đồng với khách hàng), quy trình quản lý hợp đồng rất phong phú với cả cơ hội xây dựng giá trị và những cạm bẫy tiềm ẩn thông qua rủi ro rủi ro và uy tín.
Quản lý hợp đồng hiệu quả có liên quan trực tiếp đến năng lực và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với mọi người trong chuỗi cung ứng và thị trường khách hàng.
Quản lý hợp đồng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp của doanh nghiệp thông qua:
- Cung cấp một khuôn khổ chính thức để chuẩn hóa và hợp lý hóa việc chuẩn bị hợp đồng, đàm phán và gia hạn hợp đồng.
- Chi phí thấp hơn và doanh thu lớn hơn thông qua tối ưu hóa toàn bộ quá trình hợp đồng.
- Cải thiện nguồn chiến lược thông qua phân tích dữ liệu và theo đuổi các cơ hội đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp tốt nhất.
- Cải thiện quản lý mối quan hệ nhà cung cấp thông qua việc tạo ra tính minh bạch cho dữ liệu lớn hơn – một phương pháp được sử dụng để tăng tính tuân thủ pháp lý, hiệu suất và quy định trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo doanh nghiệp của mình đáp ứng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng và tất cả các bên khác đáp ứng các nghĩa vụ của họ.
- Tránh bị đặt vào các tình huống rủi ro trong mua sắm, pháp lý và tài chính, đồng thời giúp dễ dàng tạo ra các chính sách và dự phòng để nhận diện và giảm hoặc loại bỏ những rủi ro mới xuất hiện.
- Thúc đẩy các quy trình thiết yếu khác và cải thiện tối ưu hóa quy trình tổng thể bằng cách giảm nhu cầu nhập dữ liệu và các nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian.
- Tạo kho lưu trữ hợp đồng kỹ thuật số tập trung (có phần mềm quản lý hợp đồng) kết nối dữ liệu hợp đồng với các quy trình công việc thiết yếu khác, giúp dễ dàng phân tích dữ liệu mua hàng, đưa ra dự báo, báo cáo và kiểm toán chính xác và đảm bảo giá cả và điều khoản tốt nhất từ các nhà cung cấp tốt nhất cho tất cả hàng hóa và dịch vụ mua.
- Giảm nhu cầu giám sát và can thiệp của bộ phận pháp lý trong quá trình tạo hợp đồng nhờ các bản sao và mẫu soạn sẵn được phê duyệt trước.
Chính thức hóa và hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng sẽ giúp tạo ra một sự cải thiện đáng kể trong quản lý quy trình kinh doanh tổng thể, năng suất và hiệu suất cạnh tranh của doanh nghiệp.
Quy trình quản lý hợp đồng
Để phát triển hệ thống quản lý hợp đồng thành công, trước tiên chúng ta cần hiểu các bước liên quan đến quy trình. Các giai đoạn của quản lý hợp đồng đều có một phần để phát huy tối đa giá trị và hiệu suất trong khi giảm thiểu lãng phí, trắc trở và chi phí.
1. Chuẩn bị hợp đồng
Theo thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa các bên, các hợp đồng cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng, chuẩn bị phù hợp và được xem xét cẩn thận để đảm bảo nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên liên quan đều được đáp ứng.
Khi soạn thảo hợp đồng với bộ phận pháp lý, người quản lý hợp đồng (hoặc nhóm hợp đồng) nên trình bày rõ ràng các điều khoản như:
- Thông tin đầy đủ và chính xác cho tất cả các bên.
- Nhu cầu và kết quả mong đợi của tất cả các bên, bao gồm hiệu suất, tuân thủ, giá cả và các điều khoản.
- Rủi ro tiềm ẩn và phương pháp được sử dụng để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng.
- Tài chính và các biện pháp bảo vệ khác cần thiết để bảo toàn sản xuất, lợi nhuận, các mối quan hệ, v.v… trong tất cả các dự phòng có thể dự đoán được.
2. Tạo hợp đồng
Sự giám sát pháp lý là rất quan trọng trong quá trình hợp đồng. Làm việc với nhóm pháp lý hoặc bộ phận pháp lý để tạo ra tất cả các hợp đồng sẽ giúp đảm bảo mọi thỏa thuận đều tuân thủ luật pháp địa phương, quốc gia và quốc tế. Các mẫu hợp đồng được chấp thuận trước, được tạo ra bởi các chuyên gia pháp lý sẽ giúp làm suôn sẻ cho quá trình tạo hợp đồng và đảm bảo mọi người luôn đứng về phía đúng của pháp luật.
3. Đàm phán hợp đồng
Đàm phán hợp đồng là thời điểm thích hợp để loại bỏ tất cả mọi bất đồng và làm sáng tỏ các hiểu biết trước khi hai bên ký tên vào hợp đồng. Giai đoạn này còn được gọi là “redlining”, một thuật ngữ được sử dụng từ thời quản lý tài liệu giấy nơi các bên có thể thực hiện các thay đổi mong muốn đối với các tài liệu được chia sẻ theo các màu sắc khác nhau để so sánh, hợp tác và cuối cùng tạo ra một thỏa thuận cuối cùng. Cả hợp đồng hiện tại và hợp đồng mới đều cung cấp cơ hội để tăng giá trị và đạt được lợi thế chiến lược.
4. Phê duyệt hợp đồng
Sau khi đàm phán hợp đồng kết thúc và tất cả các bên đạt được thỏa thuận về các chi tiết, điều khoản và từ ngữ, hợp đồng cần phải được sự chấp thuận của tất cả các bên liên quan thích hợp. Các chính sách và quy trình phê duyệt khác nhau tùy theo tổ chức, nhưng nói chung, các hợp đồng sẽ chuyển qua các đánh giá cuối cùng để đảm bảo chúng đúng đắn, tuân thủ pháp luật và phù hợp với các tiêu chuẩn và chính sách của công ty.
5. Thực hiện hợp đồng
Cho dù đó là chữ ký điện tử hay chữ ký trên giấy, một khi hai bên đã ký vào hợp đồng thì khi đó hợp đồng bắt đầu có hiệu lực. Tất cả các bên sẽ nhận được một bản sao có chữ ký của tài liệu để lưu hồ sơ. Một giải pháp quản lý hợp đồng với kho lưu trữ trung tâm có thể giúp các bên dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi (di động hoặc máy tính để bàn) và cung cấp chữ ký điện tử mà không cần sự phiền phức của giấy tờ, lưu tủ hồ sơ v.v…
6. Sửa đổi hợp đồng và duyệt lại
Các sự kiện thế giới, như xung đột chính trị, thiên tai và đại dịch toàn cầu có thể tạo ra sự gián đoạn nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng khiến đôi khi chúng ta cần phải sửa đổi hợp đồng. Cũng như các giai đoạn khác của quy trình quản lý hợp đồng, việc có một giải pháp quản lý hợp đồng giúp cho mọi bên dễ dàng và an toàn hơn trong việc cung cấp các phản hồi cũng như yêu cầu duyệt lại khi cần thiết, trong khi vẫn giữ mọi người trong vòng lặp và làm việc với cùng một thông tin.
7. Quản lý, kiểm toán và gia hạn hợp đồng đang thực hiện
Điều cực kỳ quan trọng đối với các đội mua sắm và pháp lý là thường xuyên kiểm toán tất cả các thỏa thuận và đảm bảo:
- Tất cả các gia hạn đều được theo dõi và các cảnh báo phải được tạo ra để ngăn chặn các sai sót có thể làm tăng rủi ro, đe dọa sản xuất và thiệt hại giá trị cùng với các mối quan hệ của nhà cung cấp.
- Dữ liệu thực hiện hợp đồng đang thực hiện được theo dõi, ghi lại và phân tích để:
- Giúp bộc lộ các cơ hội tiềm ẩn để giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm thỏa thuận mới với các nhà cung cấp tốt nhất
- Theo đuổi các cơ hội đổi mới hoặc mở rộng thông qua quan hệ đối tác chiến lược
- Tinh chỉnh hơn nữa quá trình tạo hợp đồng, đàm phán và quy trình quản lý.