Mô hình thu mua Kraljic được tạo ra bởi Peter Kraljic và xuất hiện lần đầu tiên trên Tạp chí Harvard Business Review vào năm 1983. Mặc dù thời gian đã lâu, tuy nhiên mô hình này hiện nay còn rất phổ biến và hữu ích. Chúng đã được sử dụng rộng rãi trong các công ty trên toàn thế giới để lựa chọn chiến lược mua sắm trong tổ chức của mình.
Mục đích của nó là giúp người mua tối đa hóa an toàn nguồn cung cấp và giảm chi phí, bằng cách tận dụng tối đa quyền lực mua sắm của mình. Khi làm như vậy, việc mua sắm sẽ chuyển từ một hoạt động giao dịch sang một hoạt động chiến lược.
Hai chiều của ma trận Kraljic
1) Tác động đến lợi nhuận
Chiều này của mô hình được xác định từ thấp đến cao. Tầm quan trọng chiến lược của việc mua một số nguyên vật liệu cần thiết cho tổ chức là gì? Giá trị gia tăng và lợi thế mà chúng mang lại trong dây chuyền sản xuất là gì và chi phí của những nguyên vật liệu này có ảnh hưởng gì đến doanh thu, lợi nhuận và thị phần chung của công ty?
2) Rủi ro cung ứng
Chiều này của mô hình cũng được xác định từ thấp đến cao. Cung cấp phức tạp ở mức độ nào; có sự phong phú hay khan hiếm của nguyên liệu cần thiết cho sản xuất trong tổ chức hay không? Các vật liệu theo xu hướng mới nhất, công nghệ mới nhất đến mức độ nào v.v…? Chi phí hậu cần liên quan đến chu trình mua hàng là gì và có bất kỳ loại điều kiện độc quyền nào hay không?
Các danh mục sản phẩm trong ma trận Kraljic
1) Các mặt hàng sản phẩm chiến lược (tác động đến lợi nhuận cao, rủi ro cung ứng cao)
Những loại sản phẩm này chỉ được mua từ một nhà cung cấp. Khi thu mua các sản phẩm được yêu cầu thuộc vào nhóm danh mục này, có thể sẽ tồn tại sự cân bằng quyền lực giữa người mua và nhà cung cấp. Tuy nhiên, một khi nhà cung cấp này không giao hàng thì việc mua hàng của người mua sẽ bị đình trệ. Nói chung, nguyên liệu thô thuộc loại này. Nguyên vật liệu quyết định giá vốn của thành phẩm.
2) Các mặt hàng sản phẩm trở ngại (tác động đến lợi nhuận thấp, rủi ro cung cấp cao)
Những mặt hàng này không có giá trị cao nhưng chúng dễ bị tác động và ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình trong chuỗi cung ứng. Đây là những sản phẩm thiết yếu cho quá trình sản xuất nhưng lại khó có được từ các nhà cung cấp trên thị trường. Đối với mặt hàng này, có sự mất cân bằng quyền lực giữa người mua và nhà cung cấp bởi vì nhà cung cấp là tổ chức có quyền chi phối.
3) Các mặt hàng sản phẩm đòn bẩy (tác động lợi nhuận cao, rủi ro cung cấp thấp)
Các loại sản phẩm này có thể dễ dàng mua được từ các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường và chúng quyết định giá vốn của thành phẩm. Một thay đổi nhỏ về giá hoặc thay đổi về chất lượng sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành của sản phẩm cuối cùng được bán trên thị trường mục tiêu. Trong sự cân bằng quyền lực giữa người mua và nhà cung cấp, thì người mua là người thống trị.
4) Các mặt hàng sản phẩm không quan trọng (tác động lợi nhuận thấp, rủi ro cung cấp thấp)
Những loại sản phẩm này gây ra ít vấn đề nhất trong hoạt động mua hàng của công ty. Ví dụ như những loại sản phẩm có giá trị thấp, có thể được mua với nhiều loại khác nhau và từ các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường. Đối với mặt hàng này, cũng tồn tại sự cân bằng quyền lực giữa người mua và nhà cung cấp.
Ứng dụng ma trận Kraljic
1. Tiến hành khảo sát và đánh giá điểm số cho các rủi ro cung cấp và tác động lợi nhuận.
- Đầu tiên cần xây dựng các tiêu chí rõ ràng và kèm theo thang điểm đánh giá tương ứng với từng tiêu chí.
- Tiến hành khảo sát để thu thập các kết quả đánh giá về mức độ tác động lợi nhuận và rủi ro cung cấp cho từng hạng mục sản phẩm.
Ví dụ đối với rủi ro cung cấp, điểm đánh giá cho các nhà cung cấp các sản phẩm A, B, C, D và E được trình bày ở bảng dưới đây:
| STT | Tiêu chí | Nhà cung cấp sản phẩm A | Nhà cung cấp sản phẩm B | Nhà cung cấp sản phẩm C | Nhà cung cấp sản phẩm D | Nhà cung cấp sản phẩm E |
| 1 | Ổn định tài chính | 10 | 5 | 5 | 5 | 10 |
| 2 | Năng lực sản xuất | 10 | 10 | 5 | 5 | 10 |
| 3 | Năng lực công nghệ | 10 | 5 | 5 | 5 | 10 |
| 4 | Tỷ lệ khuyết tật sản phẩm | 10 | 5 | 10 | 5 | 10 |
| 5 | Nỗ lực quản lý chất lượng | 10 | 10 | 5 | 2 | 10 |
| 6 | Độ tin cậy | 15 | 10 | 5 | 2 | 10 |
| 7 | Chính sách bảo hành và hậu mãi | 15 | 10 | 5 | 1 | 10 |
| 8 | v.v… | 10 | 5 | 5 | 5 | 0 |
| TỔNG CỘNG | 90 | 60 | 45 | 30 | 70 |
Thực hiện theo hình thức cho điểm như vậy đối với tham số tác động lợi nhuận cho các sản phẩm A, B, C, D và E như trên, giả sử thu được số liệu sau:
| Nhà cung cấp sản phẩm A | Nhà cung cấp sản phẩm B | Nhà cung cấp sản phẩm C | Nhà cung cấp sản phẩm D | Nhà cung cấp sản phẩm E |
| 80 | 60 | 30 | 60 | 20 |
Như vậy, chúng ta sẽ có bộ dữ liệu như sau:
| Rủi ro cung cấp | Tác động lợi nhuận | |
| Nhà cung cấp sp A | 90 | 80 |
| Nhà cung cấp sp B | 60 | 60 |
| Nhà cung cấp sp C | 45 | 30 |
| Nhà cung cấp sp D | 30 | 60 |
| Nhà cung cấp sp E | 70 | 20 |
2. Thiết lập ma trận Kraljic
Sử dụng phần mềm Excel để xây dựng loại đồ thị ma trận (2×2) dựa vào bảng số liệu thu được như trên.
3. Phân tích chiến lược
a. Đối với các sản phẩm chiến lược
Chiến lược chung cho các sản phẩm này đó là thực hiện việc quản lý nguồn cung ứng. Một số giải pháp có thể thực hiện bao gồm:
- Đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng một cách kỹ lưỡng
- Thiết lập các thỏa thuận dài hạn
- Phân tích và quản lý rủi ro thường xuyên
- Lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng
- Tìm kiếm việc giảm chi phí chung giữa 2 bên
- Mời các nhà cung cấp mới có kinh nghiệm tham gia các dự án mới
- Có thể cân nhắc việc tự thực hiện thay vì mua/thuê ngoài.
Nói tóm lại, những mặt hàng này vừa đem lại tác động lợi nhuận, vừa có độ rủi ro cao đối với hoạt động của công ty, do vậy chúng phải được các nhà quản lý mua hàng quan tâm nhiều nhất.
b. Đối với các sản phẩm trở ngại
Để mua sắm các sản phẩm trở ngại, người mua cần thực hiện chiến lược quản lý hoạt động tìm nguồn cung ứng. Cụ thể như sau:
- Tiếp tục tìm nhà cung cấp/sản phẩm thay thế
- Thiết lập hợp đồng để giảm thiểu các rủi ro
- Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.
c. Đối với các sản phẩm đòn bẩy
Chiến lược chung đối với hoạt động mua sắm các sản phẩm loại này là quản lý nguyên, vật liệu. Đối với những sản phẩm đòn bẩy, quyền lực phụ thuộc vào người mua. Do vậy, giải pháp tốt nhất là tổ chức đấu thầu cạnh tranh. Người mua có thể nhóm vài hạng mục lại chung với nhau để mua, đồng thời thương thảo với các nhà cung cấp tiềm năng và thỏa mãn các điều kiện đã đưa ra để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
d. Đối với các sản phẩm không quan trọng
Phương pháp tiếp cận mua hàng chung cho những mặt hàng này đó là quản lý hoạt động mua sắm, bao gồm sử dụng các sản phẩm được tiêu chuẩn hóa, theo dõi và / hoặc tối ưu hóa khối lượng đặt hàng và tối ưu hóa mức tồn kho.