Định nghĩa quản lý nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp là quá trình trao quyền cho một tổ chức nào đó thực hiện các biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn liên quan đến nhà cung cấp, đảm bảo khả năng cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất và thu được giá trị từ các nhà cung cấp trong thời gian dài. Điều này bao gồm việc nghiên cứu về các nhà cung cấp phù hợp nhất, tìm nguồn cung ứng và có được thông tin về giá cả, đo lường chất lượng công việc, quản lý các mối quan hệ trong trường hợp có nhiều nhà cung cấp, đánh giá hiệu quả bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn của tổ chức và đảm bảo rằng các khoản thanh toán luôn được thực hiện đúng hạn.
Lợi ích của quản lý nhà cung cấp
Bằng cách quản lý nhà cung cấp phù hợp, một tổ chức có thể trải nghiệm những lợi ích sau:
1. Lựa chọn tốt hơn
Bằng cách triển khai quản lý nhà cung cấp phù hợp, một tổ chức có thể hưởng lợi từ sự lựa chọn nhà cung cấp lớn hơn, dẫn đến nhiều lựa chọn hơn và cuối cùng là chi phí tốt hơn.
Tổ chức cũng có thể hưởng lợi từ cuộc chiến đấu thầu giữa các nhà cung cấp trong khi vẫn đảm bảo rằng họ sẽ nhận được giá trị tương xứng với đồng tiền đã bỏ ra.
2. Quản lý hợp đồng tốt hơn
Trong kịch bản nhiều nhà cung cấp, việc thiếu hệ thống quản lý nhà cung cấp sẽ làm gia tăng nhiều vấn đề trong quản lý hợp đồng, tài liệu và các thông tin quan trọng khác trong tổ chức.
Bằng cách triển khai một hệ thống quản lý nhà cung cấp thích hợp, tổ chức có thể hưởng lợi khi có được một cái nhìn tập trung về tình trạng hiện tại của tất cả các hợp đồng, cũng như các thông tin hữu ích khác, từ đó cho phép tổ chức đạt được khả năng ra quyết định tốt hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian quý báu.
3. Quản lý hiệu quả tốt hơn
Một cái nhìn tích hợp về hiệu quả của tất cả các nhà cung cấp có thể đạt được thông qua việc triển khai một hệ thống quản lý nhà cung cấp.
Điều này có thể cung cấp cho tổ chức một sự hiểu biết rõ ràng hơn về những gì đang hoạt động và những gì không. Kết quả cuối cùng là dẫn đến cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức.
4. Mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn
Không bao giờ là dễ dàng để quản lý nhiều nhà cung cấp cùng một lúc. Trong khi một vài nhà cung cấp có thể chứng minh thực sự hiệu quả, còn một số khác có thể không. Nhưng phải khẳng định rằng quản lý mối quan hệ các nhà cung cấp là chìa khóa để hoàn thành dự án thành công.
Bằng cách thu nhận tất cả thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở một nơi duy nhất, tổ chức sẽ có lợi từ việc nhận được tất cả thông tin cần thiết cùng một lúc, tạo thuận lợi hơn cho quá trình ra quyết định của mình.
5. Giá trị tốt hơn
Cuối cùng, mục tiêu của một hệ thống quản lý nhà cung cấp là để có được giá trị cao nhất tương xứng với đồng tiền đã bỏ ra. Vì vậy, việc thực hiện một hệ thống quản lý nhà cung cấp, khi được thực hiện đúng cách có thể dẫn đến tiết kiệm dài hạn cũng như cải thiện được thu nhập trong một khoảng thời gian.
Những thách thức trong quản lý nhà cung cấp
Mặc dù có nhiều lợi ích, tuy nhiên, tổ chức cần phải vượt qua một số thách thức để đảm bảo sự hoạt động trơn tru của mình.
Có nhiều thách thức mà một tổ chức có thể gặp phải nếu quản lý nhà cung cấp không được thực hiện đúng. Dưới đây liệt kê một số thách thức:
1. Rủi ro tuân thủ của nhà cung cấp
Thiết lập các tiêu chuẩn trước khi giao dịch với các nhà cung cấp có thể giúp tổ chức tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc bỏ ra. Không phải tất cả các nhà cung cấp đều có thể thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra của một tổ chức nào đó. Điều quan trọng là phải chọn đúng nhà cung cấp từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và tiêu chí mà tổ chức đã đề ra, đồng thời hứa hẹn đem đến hiệu quả thực hiện công việc tốt nhất.
2. Rủi ro danh tiếng của nhà cung cấp
Giao dịch với nhiều nhà cung cấp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Ngoài ra, chất lượng công việc của một nhà cung cấp cũng cần phải được phán đoán trước khi ký hợp đồng, từ đó càng làm cho quá trình trở nên phức tạp hơn.
Trong khi một số nhà cung cấp có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, còn một số khác có thể có hiệu quả thực hiện kém, đồng thời không đảm bảo các tiến độ của công việc. Do đó, việc xác thực thông tin nhà cung cấp là bắt buộc trước khi bất kỳ lựa chọn nào được thực hiện. Điều này có thể cung cấp cho tổ chức một số hiểu biết về các điểm quan trọng mà chúng ta có thể đã bỏ lỡ.
3. Thiếu khả năng nhìn thấy
Mặc dù điều thực sự quan trọng là phải có giải pháp lưu trữ dữ liệu tập trung để quản lý dữ liệu của nhà cung cấp, nhưng nó cũng có lợi cho tổ chức từ góc nhìn tập trung và khả năng nhìn thấy được cải thiện, từ đó có thể dẫn đến việc phân bổ tài nguyên tốt hơn và hiệu quả được cải thiện.
4. Lưu trữ dữ liệu của nhà cung cấp
Một khi tổ chức phát triển, việc có một giải pháp lưu trữ dữ liệu của nhà cung cấp là điều cần thiết. Trong trường hợp không có hệ thống quản lý nhà cung cấp, việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu có thể thực sự khó khăn, khi xét đến một thực tế rằng chúng ta có thể giao dịch với nhiều nhà cung cấp cho nhiều dự án cùng một lúc.
5. Rủi ro thanh toán của nhà cung cấp
Một số nhà cung cấp có thể có các điều khoản thanh toán khác nhau, trong khi một số khác có thể tuân theo các điều khoản tiêu chuẩn công nghiệp. Hiểu các điều khoản và đảm bảo rằng thanh toán luôn được thực hiện đúng hạn là một trong những vấn đề chính, đặc biệt là trong khi giao dịch với nhiều nhà cung cấp cùng một lúc.
Quy trình quản lý nhà cung cấp
Đến thời điểm này, chúng ta có thể kết luận rằng việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả là rất quan trọng. Một tổ chức phải lập kế hoạch và thực hiện một quy trình để hướng dẫn cách thức họ sẽ tham gia với các nhà cung cấp ở mỗi bước.
Mặc dù không thể có một quy trình quản lý nhà cung cấp cụ thể phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp và nhà cung cấp, nhưng về cơ bản có thể bao gồm một số bước cơ bản như sau:
1. Xác định và thiết lập các mục tiêu kinh doanh
Trước khi quy trình quản lý nhà cung cấp bắt đầu, điều quan trọng là phải xác định và thiết lập được các mục tiêu kinh doanh mà trong đó cần phải có sự tham gia của nhà cung cấp. Điều này giúp hiểu được các yêu cầu của mỗi đơn vị kinh doanh và ngăn ngừa được sự trùng lặp các nỗ lực và lãng phí tài nguyên trong việc lựa chọn và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp. Nó cũng giúp ích trong các giai đoạn sau của việc đo lường và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp khi các mục tiêu này thiết lập các chuẩn đo phù hợp.
2. Thành lập đội quản lý nhà cung cấp
Sau khi các mục tiêu kinh doanh được công nhận, bước tiếp theo sẽ là thành lập một đội ngũ quản lý nhà cung cấp chuyên dụng. Nhóm tập trung này cần có kỹ năng trong việc xác định mục tiêu kinh doanh và các KPI để quản lý nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp có liên quan, đàm phán quy trình hợp đồng, định kỳ đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và theo dõi tất cả các hoạt động giao dịch.
Đội ngũ này rất quan trọng vì họ sẽ đóng vai trò trung gian giữa các đơn vị kinh doanh và nhà cung cấp và đảm bảo sự hợp tác giữa hai bên.
Nó cũng sẽ ngăn chặn sự tham gia của quá nhiều bên liên quan. Ví dụ như khi quản lý nhà cung cấp được phân cấp cho các đơn vị kinh doanh, nó sẽ dẫn đến việc một số lượng lớn hợp đồng có thể được ký với cùng một nhà cung cấp hoặc là có thể xảy ra các giao dịch khác nhau với nhiều nhà cung cấp. Điều này cản trở việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và khiến tổ chức gặp rủi ro với nhà cung cấp.
3. Tạo cơ sở dữ liệu cho tất cả các thông tin liên quan đến nhà cung cấp
Sau khi các mục tiêu kinh doanh rõ ràng và nhóm quản lý nhà cung cấp được thiết lập, bước tiếp theo sẽ là xây dựng một cơ sở dữ liệu được cập nhật và được phân loại của tất cả các nhà cung cấp có liên quan cũng như các thông tin liên quan đến nhà cung cấp.
Lợi ích của việc này rất phong phú bao gồm:
- Nó sẽ gắn kết những nhu cầu của các đơn vị kinh doanh với nhà cung cấp phù hợp. Ví dụ, bộ phận hành chính có thể xác định các nhà cung cấp có liên quan cho vật tư văn phòng, thiết bị máy tính, v.v.
- Sau khi phân loại các nhà cung cấp, việc so sánh chéo giữa các nhà cung cấp sẽ trở nên dễ dàng hơn để đánh giá
- Nó sẽ hợp lý hóa thông tin – các thông tin nhà cung cấp phân tán, khác nhau sẽ được lưu trữ ở một vị trí duy nhất, từ đó cung cấp các thông tin đầy đủ về giai đoạn hiện tại của các nhà cung cấp, ví dụ, các nhà cung cấp có hợp đồng, các nhà cung cấp yêu cầu gia hạn, v.v. và
- Nó sẽ cho phép lập ngân sách hiệu quả – chúng ta có thể dễ dàng nhận ra các nhà cung cấp dài hạn, quan trọng và các nhà cung cấp chiến thuật, ngắn hạn và đánh giá phân bổ ngân sách phù hợp.
4. Xác định các tiêu chí lựa chọn cho các nhà cung cấp
Khi tất cả các thông tin liên quan đến nhà cung cấp được sắp xếp hợp lý, được cập nhật và được phân loại, chúng ta phải xây dựng tiêu chí để tất cả các nhà cung cấp có liên quan sẽ được lựa chọn.
Mặc dù chi phí là tiêu chí chính để lựa chọn nhà cung cấp, các doanh nghiệp đang ngày càng xem xét nhiều hơn đến các tiêu chí khác để xác định nhà cung cấp nào sẽ phục vụ tốt nhất các yêu cầu của họ – xét cho cùng, chi phí thấp nhất không đảm bảo giá trị cao nhất. Một số bài báo chuyên ngành đã công nhận rằng các yếu tố phi chi phí cần phải được xem xét để lựa chọn nhà cung cấp – ví dụ như sự ổn định tài chính, kinh nghiệm trước đây trong lĩnh vực kinh doanh, v.v…Điều quan trọng là phải xem xét tất cả các tiêu chí đã nói ở trên để có một đánh giá toàn diện về các nhà cung cấp.
Để mua hàng có giá trị cao, các công ty cũng tham gia vào các thủ tục đấu thầu liên quan đến yêu cầu báo giá, yêu cầu thông tin và yêu cầu đề xuất trước khi chọn nhà cung cấp.
5. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Ở giai đoạn này, các nhà cung cấp cần được đánh giá dựa trên các tiêu chí lựa chọn và, nếu có thể, thì tiến hành theo quy trình đấu thầu.
Các đề xuất đã được nộp cần được đánh giá kỹ lưỡng để hiểu cấu trúc giá, phạm vi công việc và cách đáp ứng các yêu cầu, các điều khoản và điều kiện, ngày hết hạn và ngày gia hạn, v.v. Điều này sẽ đảm bảo rằng tổ chức của chúng ta đang nhận được giá trị tối đa từ nhà cung cấp.
Đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu bên trong của các nhà cung cấp và nghiên cứu cách các cơ hội và mối đe dọa bên ngoài có thể ảnh hưởng đến giao dịch của chúng ta cũng như quy trình quản lý nhà cung cấp.
Một khi chúng ta đã đảm bảo quy trình đánh giá từ đầu đến cuối hoàn thành, sẽ đến lúc chọn nhà cung cấp.
6. Phát triển hợp đồng và hoàn thiện nhà cung cấp
Thông thường, giai đoạn ký kết hợp đồng được giao cho đội pháp lý – tài chính, và quản lý cấp cao liên quan đến các nhà cung cấp. Các đơn vị kinh doanh còn lại nhận được hợp đồng và tham gia với các nhà cung cấp sau quá trình hoàn thiện. Điều này có xu hướng kém tối ưu trong thời gian dài – các đơn vị kinh doanh là những người cuối cùng hợp tác với các nhà cung cấp hàng ngày và chính họ là những người có những hiểu biết giá trị về cách tối đa hóa hiệu suất hoạt động của nhà cung cấp. Do đó, tất cả các bên liên quan cần phải tham gia, ít nhất là trong quá trình ra quyết định.
Thực hành tốt: Kỹ thuật để cải thiện chiến lược quản lý nhà cung cấp
Chúng ta có một quy trình quản lý nhà cung cấp phù hợp nhất với tổ chức của mình. Tuy nhiên, quản lý nhà cung cấp không chỉ kết thúc khi nhà cung cấp được chọn. Có những kỹ thuật và thực hành tốt bổ sung cho quy trình của chúng ta và có thể giúp tổ chức quản lý nhà cung cấp có hiệu quả hơn nữa. Hãy xem xét các thực hành tốt dưới đây:
1. Truyền đạt kỳ vọng của chúng ta một cách rõ ràng
Trong khi tham gia với các nhà cung cấp, điều cần thiết là phải xác định rõ mục tiêu kinh doanh của các tổ chức và kỳ vọng từ các nhà cung cấp. Hãy cho các nhà cung cấp biết các yêu cầu hiện tại và tương lai của chúng ta là gì và làm thế nào để nhà cung cấp phù hợp với các mục tiêu của mình. Nó sẽ cho phép chúng ta và các nhà cung cấp hiểu biết và đồng ý với nhau nhiều hơn, và cuối cùng hợp tác tốt hơn, ngay cả trong thời gian dài. Nó giúp thiết lập điểm chuẩn, giảm rủi ro liên quan đến hiệu suất và sự tuân thủ của nhà cung cấp và giúp đánh giá các nhà cung cấp.
2. Đảm bảo chúng ta đặt ra thời hạn có thể đạt được và thực tế
Đưa ra các mục tiêu và kỳ vọng mà chúng ta mong muốn, điều quan trọng là phải đặt cho các nhà cung cấp một thời hạn có thể đáp ứng được và thực tế. Đặt thời hạn không khả thi không chỉ cản trở hiệu quả của nhà cung cấp và sự tạo thành giá trị, mà còn làm tăng rủi ro và ngăn chặn sự hợp tác có ý nghĩa.
3. Hợp tác với các nhà cung cấp để duy trì mối quan hệ lâu dài
Việc hợp tác rất quan trọng vì chỉ cần đàm phán với các nhà cung cấp về giá cả và hiệu quả thực hiện sẽ dẫn đến việc hoàn thành một giao dịch. Nhưng, khi chúng ta hợp tác và cùng tham gia với các nhà cung cấp trong chiến lược làm thế nào để đạt được các mục tiêu và kỳ vọng, nó sẽ dẫn đến việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, có giá trị. Sự hợp tác cho phép cả doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng động não để sáng tạo ra nhiều ý tưởng mới về cách thức tối đa hóa sự tạo ra giá trị từ quan hệ đối tác của họ.
4. Thiết lập KPI để đo lường hiệu quả thực hiện của nhà cung cấp
Làm thế nào để chúng ta nhận ra liệu các nhà cung cấp có đang bàn giao sản phẩm theo như kỳ vọng và mục tiêu kinh doanh mà mình đã đặt ra? Chúng ta cần các KPI để đo lường các khía cạnh khác nhau của các nhà cung cấp và cuối cùng để biết liệu quy trình quản lý nhà cung cấp có hiệu quả hay không.
KPI sẽ thay đổi tùy theo các tổ chức và dựa trên những gì họ cho là quan trọng trong khi đánh giá hiệu quả thực hiện của nhà cung cấp.
Chúng ta có thể tham khảo một số cách thức định tính và định lượng để thiết lập các KPI và đo lường tỷ suất đầu tư (ROI) của nhà cung cấp dưới đây:
- Quản lý mối quan hệ; được đo lường thông qua sự cam kết, linh hoạt và đổi mới của nhà cung cấp,
- Quản lý chi phí; được đo lường thông qua giá chiết khấu, chi phí đặt hàng, v.v…,
- Chất lượng; được đo lường thông qua chuyên môn của nhân viên, độ chính xác của đơn hàng, sự phù hợp với yêu cầu, bảo hành, v.v.
- Bàn giao; được đo lường thông qua cách giao hàng đúng hạn, thời gian đáp ứng các vấn đề và trường hợp khẩn cấp, v.v.
- Sự hài lòng của khách hàng.
5. Đánh giá để tối thiểu hóa rủi ro của nhà cung cấp
Đây có lẽ là một trong những kỹ thuật quan trọng nhất sẽ giúp đảm bảo quản lý nhà cung cấp cung cấp những gì được mong đợi.
Đánh giá rủi ro về quản lý nhà cung cấp không phải là một bước duy nhất – Nó bắt đầu khi chúng ta nhận ra nhu cầu về một nhà cung cấp và sau đó, nó chỉ đơn giản là tiếp tục.
Có nhiều loại rủi ro xung quanh việc quản lý nhà cung cấp – tài chính, thanh toán, vận hành, tuân thủ và bảo mật dữ liệu. Chúng ta cần định kỳ xác định tất cả các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp ở mỗi bước của quy trình quản lý nhà cung cấp, đánh giá tác động của nó dựa trên khẩu vị rủi ro của chúng ta và lên kế hoạch cho các biện pháp giảm thiểu.
Các mối đe dọa gây ra rủi ro liên tục thay đổi – đảm bảo rằng chúng ta luôn theo dõi môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức và đánh giá các biện pháp kiểm soát mà chúng ta có, hiệu quả của chúng và cập nhật chúng theo yêu cầu. Mức độ chuyên cần này sẽ giúp chúng ta giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhà cung cấp và đảm bảo hiệu quả thực hiện của nhà cung cấp có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu đã đề ra.
Kết luận
Bài viết này nói về một khía cạnh rất quan trọng của chức năng tổ chức – quản lý nhà cung cấp. Trong nền kinh tế toàn cầu ngày nay, nơi các rào cản địa lý và kinh tế liên tục giảm, các tổ chức phải làm việc với các loại nhà cung cấp khác nhau từ khắp nơi trên thế giới. Ngay cả khi chúng ta đang làm việc với một nhà cung cấp duy nhất, việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả là rất quan trọng vì hiệu quả thực hiện của họ cuối cùng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của chúng ta. Điều quan trọng là phải hiểu những lợi ích và thách thức của quản lý nhà cung cấp để chúng ta có thể thiết kế một quy trình hiệu quả nhằm hướng dẫn cho sự tham gia của chúng ta với các nhà cung cấp. Đừng quên bổ sung quy trình của chúng ta với các thực hành tốt về quản lý nhà cung cấp để đảm bảo rằng các nhà cung cấp của chúng ta cung cấp giá trị tối đa cho tổ chức của mình.