Khi nào sử dụng tiêu chí kép?
Phương pháp giá thành thấp nhất kết hợp chấp nhận được về mặt kỹ thuật (GTN&KT) nói một cách dễ hiểu, đó là hợp đồng sẽ được trao cho nhà cung cấp có giá thấp nhất mà trước đó đã gửi đề xuất và đề xuất này đã được chấp nhận về mặt kỹ thuật. Không có bất kỳ sự đánh đổi; không có bất kỳ sự đánh giá nào thêm một khi đề xuất của nhà cung cấp đã được coi là “chấp nhận được”.
Hình thức mua sắm GTN&KT thực sự là một kiểu mua sắm có giá trị tốt nhất. Trong các hình thức mua sắm giá trị tốt nhất truyền thống, chính phủ sẽ cho phép đánh đổi giữa các yếu tố phi chi phí như phương pháp kỹ thuật, kế hoạch quản lý, hiệu quả trong quá khứ, v.v… với yếu tố chi phí khi xác định giá tốt nhất để mua sắm cho các cơ quan của mình. Những sự đánh đổi này tạo cho chính phủ một cơ sở để trao hợp đồng cho nhà thầu thực hiện thay vì phải giao cho một nhà thầu chào giá thấp nhất khi nhận ra rằng hình thức GTN&KT này có thể đem lại những giá trị bổ sung nào đó tốt hơn so với hình thức mua sắm giá thấp nhất. Khi lựa chọn các tiêu chí GTN&KT để mua sắm, chính phủ sẽ xác định trước khi phát hành HSMT rằng không có bất kỳ giá trị bổ sung nào trong việc đánh đổi giữa các yếu tố phi chi phí và yếu tố chi phí.
Trên thực tế, các đánh giá GTN&KT đặc biệt nghiêm cấm những người chấm thầu thực hiện việc đánh đổi này và đồng thời hạn chế họ thông qua việc yêu cầu phải chấm hồ sơ theo tiêu chí đạt hoặc không đạt mà thôi. Bởi vì chỉ có đạt hoặc không đạt, nên những nhà thầu vượt quá yêu cầu của HSMT cũng bị đánh đồng với những người chỉ ở mức đạt, và do vậy, chẳng có nhà thầu nào muốn phải làm tốt hơn mức đã được yêu cầu.
Chúng ta có thể tham khảo thêm về hình thức mua sắm của Bộ Quốc Phòng Mỹ. Bộ Quốc Phòng của Mỹ đã thiết lập một quy trình lựa chọn nguồn cung ứng với những nguyên tắc cơ bản để chọn lựa khi nào là thích hợp để sử dụng phương pháp GTN&KT. Cụ thể, “Quy trình GTN&KT là phù hợp khi giá trị tốt nhất được trông đợi thu được thông qua việc lựa chọn đề xuất chấp nhận được về mặt kỹ thuật, kèm theo giá được đánh giá thấp nhất. GTN&KT có thể được sử dụng trong các tình huống mà chính phủ không nhận thấy có thêm bất kỳ lợi ích nào từ những đề xuất của các nhà thầu vượt quá yêu cầu kỹ thuật hoặc hiệu quả tối thiểu mong muốn, đặc biệt là trong việc tiếp nhận các dịch vụ/vật tư thương mại hoặc không phức tạp đã được xác định rõ ràng với dự kiến có rủi ro thấp”.
Ưu điểm của phương pháp KHKT&G
Việc mua sắm GTN&KT được dự kiến sử dụng khi “các yêu cầu là rõ ràng và những rủi ro không thành công khi thực hiện hợp đồng là tối thiểu.” Kiểu mua sắm này là một lựa chọn tốt cho những người phụ trách mua sắm các sản phẩm thương mại tại các thị trường tương đối ổn định trong nước và quốc tế.
Khuyết điểm của phương pháp KHKT&G
Trong khi các mua sắm GTN&KT chỉ được sử dụng khi “yêu cầu rõ ràng và nguy cơ thực hiện hợp đồng không thành công là tối thiểu”, các cơ quan đã bắt đầu sử dụng phương pháp GTN&KT để mua sắm với các yêu cầu ngày càng phức tạp. Những yêu cầu này thường phù hợp nhất với phương pháp giá trị tốt nhất khi mà sẽ cần đến một sự cân bằng giữa yếu tố kỹ thuật và chi phí. Tuy nhiên, các cơ quan hiện nay đa phần hay tập trung nhiều hơn vào việc cắt giảm ngân sách cũng như nguồn nhân lực, nên đang bỏ qua phương pháp giá trị tốt nhất và đồng thời dốc hết sức để chạy theo hướng tiếp cận GTN&KT.
Lời khuyên
Thiết lập các yêu cầu về hiệu quả và kỹ thuật tối thiểu
Việc mua sắm sẽ gặp trục trặc khi tiêu chí GTN&KT được áp dụng cho các dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ chuyên môn. Điều này là bởi vì khi công việc phức tạp, việc xác định các yêu cầu kỹ thuật và hiệu suất tối thiểu có thể chấp nhận được sẽ trở nên khó khăn. Hậu quả khi thất bại trong việc này có thể sẽ rất đáng kể.
Trong hình thức mua sắm GTN&KT, việc đặt ra các tiêu chuẩn cao hơn về khả năng chấp nhận trở nên quan trọng. Điều này là bởi vì mỗi nhà thầu khi đáp ứng được các tiêu chuẩn chấp nhận được tối thiểu sẽ đều có cơ hội bình đẳng để được lựa chọn trao hợp đồng thực hiện. Việc đặt ra các tiêu chuẩn quá thấp sẽ cho phép các nhà thầu ở ngưỡng ngấp nghé chấp nhận sẽ trở thành các ứng cử viên để trao hợp đồng thực hiện. Đây là những nhà thầu mà thông thường sẽ bị loại bỏ trong các hình thức mua sắm theo giá tốt nhất.
Nếu tiêu chuẩn đưa ra quá thấp, mọi nhà thầu đều sẽ vượt qua được rào cản chấp nhận được, và vì vậy, chi phí sẽ là tiêu chí dùng để đánh giá xếp loại cuối cùng. Đặt ra những tiêu chuẩn thấp là cách thức hiệu quả để biến hình thức mua sắm GTN&KT trở thành một lời mời thầu mà ở đó gói thầu sẽ được trao cho nhà thầu dựa trên cơ sở giá. Những điều này là không phù hợp với những gói thầu dịch vụ kỹ thuật và đòi hỏi một chuyên môn nhất định nào đó.
Lý tưởng nhất, một HSMT sẽ xác định các tiêu chuẩn chấp nhận đủ cao để ngăn chặn các nhà thầu cận biên trở thành ứng cử viên cho gói thầu. Để làm điều này, HSMT phải mô tả tất cả các yêu cầu mà qua đó người đánh giá có thể xác định rõ ràng những gì cấu thành nên mức chấp nhận cao hơn và đồng thời giúp phân biệt được những đề xuất có thể chấp nhận và không thể chấp nhận được. Trong những gói thầu dịch vụ, thường sẽ khó để xác định các yêu cầu, do vậy, hãy xác định riêng những gì sẽ tạo thành mức độ chấp nhận thích hợp ở mức cao cho từng yếu tố hoặc yếu tố phụ.
Bổ sung thêm các tiêu chuẩn chấp nhận
Để nâng cao chuẩn chấp nhận, HSMT có thể quy định rằng nhà thầu cần có thêm các chứng chỉ năng lực hoặc ISO hoặc yêu cầu đội ngũ nhân lực chính hoặc nhân viên kỹ thuật phải có bằng đại học, và / hoặc các chứng chỉ chuyên môn cụ thể.
Đã có những trường hợp các mua sắm theo phương pháp GTN&KT mà ở đó người quản lý phụ trách gói thầu không đáp ứng được các yêu cầu về đào tạo tối thiểu và công ty tham gia đấu thầu chỉ khám phá sau đó rằng gói thầu của họ được xác định là không thể chấp nhận. Công ty này đã bị thua cuộc chỉ bởi vì đã không đáp ứng được yêu cầu gần như là vô hại này.
Để minh chứng cho hiệu quả trong quá khứ, các công ty có thể được yêu cầu phải có các tài liệu về một số hợp đồng đã hoàn thành trước đó trong vòng 12 tháng qua. Nếu nhà thầu không đáp ứng các yêu cầu này, họ phải được đánh giá là không được chấp nhận.
Bên cạnh đó, cần lưu ý khi áp dụng tiêu chí GTN&KT cho các đánh giá hiệu quả quá khứ, một nhà cung cấp không có hồ sơ về hiệu quả trong quá khứ có liên quan hoặc thông tin về hiệu quả trước đây không có sẵn hoặc quá ít ỏi thì họ không thể được đánh giá là có lợi thế hoặc không có lợi thế đối với khía cạnh hiệu quả trong quá khứ. Do đó, nhà cung cấp sẽ được xác định là có hiệu suất quá khứ không xác định. Trong ngữ cảnh chấp nhận được/không chấp nhận được, việc không xác định cũng có thể được coi là chấp nhận được.
Nếu không dễ xác định rõ ràng những tiêu chí cao hơn để chấp nhận, thì tốt nhất ta nên tránh phương pháp GTN&KT và sử dụng phương pháp đánh đổi theo giá trị tốt nhất truyền thống.