Từ sự quan sát nhiều công ty và tổ chức trong nhiều năm qua, chúng tôi nhận thấy rằng khi quy trình mua hàng bị cản trở sẽ tạo ra các nút thắt và nhiều vấn đề khác.
Dưới đây liệt kê bảy loại nút thắt và vấn đề thường gặp trong mua sắm:
Thông số kỹ thuật của nhà cung cấp hoặc thương hiệu nào đó
Các thông số kỹ thuật được người dùng cuối – là những chuyên gia kỹ thuật – nêu rõ chi tiết và thường nêu luôn tên cụ thể của một nhà cung cấp nào đó. Việc sử dụng thông số kỹ thuật của một nhà cung cấp hoặc thương hiệu cụ thể như vậy sẽ làm giới hạn phạm vi thương mại của người mua với những nhà cung cấp. Nếu chúng ta chỉ quan tâm đến sự thành thạo kỹ thuật của một nhà cung cấp, điều này có thể dễ dàng dẫn đến các tình huống mà nhà cung cấp được lựa chọn không thể đáp ứng các yêu cầu về năng lực và hậu cần của công ty;
Lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp
Lựa chọn nhà cung cấp là một trong những quyết định quan trọng nhất trong quá trình mua sắm, đặc biệt nếu các sản phẩm đã được bàn giao đòi hỏi phải bảo trì và dịch vụ hậu mãi lâu dài. Việc không kiểm tra các chứng từ ngân hàng đối với nhà cung cấp có thể gây ra những bất ngờ rất khó chịu như phá sản bất ngờ, không có khả năng đáp ứng các yêu cầu về chất lượng hoặc không sẵn sàng tuân thủ các nghĩa vụ bảo hành.
Các mối quan hệ cá nhân
Đơn đặt hàng thường được đặt cho các nhà cung cấp mà người dùng có mối quan hệ thân thiện; đây là một lý do tại sao các mối quan hệ lâu dài giữa các tổ chức có thể tồn tại. Kết quả là các nhà cung cấp như vậy có thể không cạnh tranh như cách mà khách hàng vẫn thường nghĩ.
Thiếu sự xếp đặt hợp đồng tốt
Các hợp đồng sẵn có thường nêu các điều khoản rất chung chung. Chúng thường không đầy đủ và chưa được thông qua bộ phận giám sát pháp lý. Bên cạnh đó, các mô tả rõ ràng về những yêu cầu của sản phẩm hoặc nhà cung cấp có thể bị thiếu. Một vấn đề khác có thể hay gặp đó là hợp đồng thường được soạn thảo bởi nhà cung cấp, và do vậy, họ thường sử dụng các điều khoản và điều kiện pháp lý theo cách riêng của mình.
Quá chú trọng vào giá cả
Đặc biệt khi mua tài sải cố định, các quyết định cần phải dựa trên tổng chi phí sở hữu (TCO) chứ không chỉ đơn thuần là giá. Nhiều nhà sản xuất thiết bị (ví dụ như máy in vi tính chẳng hạn) đã áp dụng chiến lược bán hàng với giá thành khá thấp cho thiết bị của họ. Tuy nhiên, kèm với đó là các hợp đồng bảo hành và dịch vụ của họ yêu cầu khách hàng phải sử dụng các phụ tùng thay thế và tất cả các dịch vụ bảo trì từ nhà sản xuất chính hãng. Để xử lý loại mua hàng này một cách hiệu quả, người mua cần phải dựa vào quyết định của mình về các mô hình tổng chi phí sở hữu (TCO) trong đó việc mua thiết bị ban đầu sẽ phải cân bằng với chi phí vòng đời của thiết bị.
Quy trình hành chính kém
Ví dụ như trong một số trường hợp, nhà cung cấp có thể đã thực sự giao hàng, nhưng lúc đó phía người dùng lại yêu cầu bộ phận mua hàng đặt hàng để mua sản phẩm. Hoặc, một vấn đề hành chính khác có thể là hóa đơn được thanh toán mà không khớp chính xác với đơn đặt hàng ban đầu và chứng từ giao hàng. Do vậy, việc thiết lập một hệ thống hành chính lành mạnh có thể dẫn đến tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể cho chúng ta.
Vấn đề giao hàng
Ở giai đoạn giao hàng, các vấn đề có thể xảy ra như: nhà cung cấp giao hàng quá trễ, việc giao hàng không hoàn thành, sản phẩm bị hư hỏng hoặc không đáp ứng yêu cầu chất lượng, bao bì không chắc chắn và nhãn thông tin không thể đọc được bởi hệ thống mã vạch. Lý do cho những vấn đề này thường có thể là vì các thông số kỹ thuật không rõ ràng hoặc việc lựa chọn nhà cung cấp đã có nhiều bất cẩn. Một lý do khác có thể là vì các nhà cung cấp không được đánh giá một cách có hệ thống, do vậy họ liên tục gặp rắc rối và các vấn đề giao hàng cứ xảy ra hết lần này đến lần khác.
Để ngăn chặn những vấn đề này, các công ty cần các quy tắc và hướng dẫn rõ ràng liên quan đến quản trị mua sắm. Một bộ phận hành chính chuyên nghiệp cần được thành lập để phục vụ cho nhiệm vụ này. Ví dụ, khi xử lý thanh toán hóa đơn, một nguyên tắc cơ bản là hóa đơn không có số đơn đặt hàng sẽ không được thanh toán. Một nguyên tắc khác có thể là, từ một kinh phí dự toán xác định, phải tổ chức đấu thầu cạnh tranh để lựa chọn nhà thầu phù hợp để trao hợp đồng thực hiện. Nguyên tắc thứ ba có thể là phải quy định rõ rằng cần có hợp đồng chính thức trước khi tham gia vào mối quan hệ chính thức với nhà cung cấp và thực hiện bất kỳ đơn đặt hàng nào.
Bộ quy tắc và hướng dẫn này cần được truyền đạt tới cộng đồng nhà cung cấp kèm theo tên của những người sẽ có thẩm quyền mua sắm. Bộ phận đấu thầu cần phải được phân biệt với bộ phận ngân sách. Một khi các quy tắc và hướng dẫn này được đưa ra, chúng ta sẽ không chỉ được hưởng lợi khi các vấn đề giao hàng ít bị trục trặc hơn, mà còn nhận được giá trị tốt hơn nhiều cho số tiền mà chúng ta đã bỏ ra.