Sự hiểu biết thấu đáo về khung pháp lý có thể tác động đến việc mua sắm hàng ngày. Bất kỳ ai đảm trách nhiệm vụ mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho một tổ chức nên có đủ kiến thức về luật hợp đồng để biết những cạm bẫy có thể có, để từ đó nhận ra chúng và tìm kiếm các tư vấn pháp lý phù hợp và kịp thời.
Dưới đây liệt kê những yêu cầu cần thiết mà một chuyên gia mua sắm nên có.
Một số yêu cầu:
• Có sự hiểu biết tốt về các hợp đồng tiêu chuẩn cùng với những cách thức hoạt động riêng của nó.
• Biết cách xác định các rủi ro khác nhau tồn tại ở giai đoạn hình thành hợp đồng và cách giải quyết chúng.
• Có sự hiểu biết rõ ràng về các khoản nợ và khiếu kiện tiềm năng có thể phát sinh giữa người mua và nhà cung cấp khi ký kết hợp đồng.
• Biết hành động với nhận thức rõ ràng về các mục đích đằng sau của một loạt các điều khoản và điều kiện hợp đồng được sử dụng rộng rãi.
• Có sự hiểu biết đúng đắn về sự khác biệt giữa các điều khoản của nhà cung cấp và của người mua, đồng thời nắm được lý do tại sao có sự khác biệt này.
• Biết hành động với kiến thức nâng cao về những phát triển gần đây trong lĩnh vực luật đấu thầu.
Để phát triển các khả năng như vậy, điều cần thiết là phải hiểu cốt lõi của các khía cạnh pháp lý của hoạt động mua sắm. Bằng cách này, các tổ chức có thể ngăn chặn các vấn đề pháp lý tác động tiêu cực vào hoạt động kinh doanh của họ và làm cho nó hiệu quả hơn.
Một số bước cần thực hiện để tránh những thách thức pháp lý trong mua sắm:
1. Huấn luyện các bên liên quan thông qua đào tạo
Bằng cách đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên hiểu được các quy định có liên quan, các nhóm làm việc có thể làm cho toàn bộ quá trình hiệu quả hơn về thời gian và tài nguyên. Điều cần thiết là các nhân viên chủ chốt phải được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về những quy định mua sắm để đảm bảo họ hiểu và quen thuộc với các quy tắc ảnh hưởng đến lĩnh vực công việc của họ. Bằng cách đảm bảo các đồng nghiệp từ các phòng ban khác được đào tạo đầy đủ, các chuyên gia mua sắm có thể giảm thời gian theo theo đuổi và thu thập thông tin cần thiết.
Các chuyên gia mua sắm nên làm việc với các bên liên quan chính trong đơn vị của họ, chẳng hạn như các bộ phận tài chính hoặc thương mại, để đảm bảo họ hiểu quy trình mới nhất và các thông tin cần thiết. Một chương trình đào tạo và phát triển đầy đủ về các vấn đề pháp lý trong mua sắm sẽ có lợi cho người lao động về các hợp đồng và các khía cạnh pháp lý khác.
2. Giao tiếp và làm việc nhóm tốt hơn
Các công ty cần tránh xa ý tưởng rằng bộ phận mua sắm có trách nhiệm duy nhất để đảm bảo công ty tuân thủ các quy định. Trong quá trình này, mỗi bộ phận liên quan đến mua sắm, chẳng hạn như tài chính, thương mại, hợp đồng và pháp lý, cần phải làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng các hợp đồng tuân thủ đầy đủ các quy định và luật pháp. Điều cần thiết đối với các chuyên gia mua sắm là phải thiết lập cho được một quy trình nội bộ để đảm bảo mỗi khía cạnh của hợp đồng tuân theo tất cả các yêu cầu liên quan. Làm việc cùng nhau sớm, xuyên suốt trong quá trình có thể giúp ngăn ngừa những vấn đề khó giải quyết ngay từ ban đầu.
3. Hiểu những điều cơ bản
Bước đầu tiên trong câu hỏi liên quan đến hợp đồng là luôn đảm bảo rằng hợp đồng phải thực sự tồn tại.
a. Yếu tố phải có để một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý
Thư đề nghị: Một biểu hiện của sự sẵn sàng ký hợp đồng theo một điều khoản cụ thể, được người chào giá trực tiếp đưa ra hoặc với ngụ ý rằng, nếu thư chào giá được chấp nhận, anh ta sẽ bị ràng buộc bởi một hợp đồng.
Sự chấp thuận: Một biểu hiện của thỏa thuận tuyệt đối và vô điều kiện cho tất cả các điều khoản được quy định trong thư chào giá. Nó có thể bằng miệng hoặc bằng văn bản. Việc chấp nhận phải phản ánh chính xác thư chào giá ban đầu được đề ra. Một thư hoàn giá không giống như một sự chấp nhận. Một thư hoàn giá sẽ loại bỏ thư chào giá ban đầu: chúng ta không thể đưa ra thư hoàn giá và sau đó quyết định chấp nhận thư chào giá ban đầu.
Nghĩa vụ đối ứng: Thực tế chỉ có một mình thỏa thuận không làm nên hợp đồng. Cả hai bên trong hợp đồng phải cung cấp được các nghĩa vụ đối ứng nếu muốn kiện tụng về hợp đồng.
Điều cần đặc biệt lưu ý đối với thuật ngữ “nghĩa vụ đối ứng” là yếu tố cấu thành bắt buộc trong luật hợp đồng của Anh, Mỹ. Tuy nhiên, trong pháp luật dân sự Việt Nam không có khái niệm nào có ý nghĩa tương tự. “Consideration” không phải là các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự theo pháp luật Việt Nam. Bản chất của “consideration” là một lời hứa – nghĩa vụ đối ứng có giá trị trao đổi giữa các bên giao kết hợp đồng.
Ngoài ra, trong quá trình thương thảo, trao đổi với đối tác (đặc biệt là ở Anh, Mỹ), các doanh nhân Việt Nam cần cẩn trọng, đặc biệt là việc soạn thảo và trả lời email. Các bút tích điện tử này được pháp luật Mỹ hiểu là một dạng “consideration” nếu chứa các lời hứa hẹn, lợi ích dự định trao đổi. Đồng thời, theo quan điểm của pháp luật Mỹ, toàn bộ những trao đổi, thống nhất, đệ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt sẽ cấu thành nên các điều kiện và điều khoản của hợp đồng và là một phần của hợp đồng.
Ý định tạo quan hệ pháp lý: Điều này được định nghĩa là ý định tham gia một thỏa thuận hoặc hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Ý định tạo quan hệ pháp lý là một trong những yếu tố cần thiết trong việc hình thành hợp đồng. Đó là vì; ý định tạo quan hệ pháp lý bao gồm sự sẵn sàng của một bên trong việc chấp nhận các trình tự pháp lý khi tham gia vào một thỏa thuận. Nếu không có ý định tạo quan hệ pháp lý, hợp đồng sẽ không có khả năng được thực thi, không có tính hợp pháp hoặc không mang ý nghĩa ràng buộc.
Ngoài ra, chúng ta cũng nên có một số hiểu biết về những điều cơ bản của một hợp đồng. Ví dụ, nhiều người vẫn lầm tưởng rằng hợp đồng phải được lập thành văn bản, hoặc có thể được đơn phương thay đổi bởi một bên mà không có sự đồng ý của người khác hoặc có thể bị chấm dứt bất cứ khi nào họ muốn.
Mọi người thường không hiểu rằng im lặng không phải là sự đồng ý; họ cũng không hiểu được sự khác biệt giữa các điều khoản rõ ràng và ngụ ý, những khó khăn mà việc thể hiện cẩu thả trong văn bản hợp đồng có thể gây ra, hoặc làm thế nào những sự kiện bất khả kháng có thể ảnh hưởng đến mọi thứ, các nguyên tắc chính của pháp luật và còn nhiều thứ khác v.v…
b. Chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp
Có nhiều khả năng để chấm dứt hợp đồng:
Do sự thất bại: Việc chấm dứt hợp đồng do sự thất bại diễn ra khi một bên được miễn nghĩa vụ vì những sự kiện bất ngờ. (Lưu ý: lưu ý rằng khái niệm về sự thất bại này không tồn tại trong một số khu vực pháp lý.)
Do thỏa thuận chung: Điều này xảy ra khi các bên tự nguyện đồng ý giải phóng nhau khỏi nghĩa vụ của mình.
Do vi phạm hợp đồng: Điều này diễn ra khi một bên không thực hiện được các cam kết hợp đồng của mình.
Nếu tranh chấp giữa chúng ta và nhà cung cấp phát sinh, chúng ta sẽ có một số lựa chọn để giải quyết.
Theo nguyên tắc chung, chúng ta sẽ luôn cố gắng giải quyết xung đột bằng cách trao đổi với nhau. Trong hầu hết các trường hợp, người mua và nhà cung cấp gặp gỡ và thảo luận để tìm ra giải pháp chấp nhận được cho cả hai. Về cơ bản, chúng ta mong muốn các nhà cung cấp sẽ giải quyết ngay lập tức các vấn đề quan trọng, và linh hoạt hơn trong các vấn đề ít ảnh hưởng hơn.
Nếu không tìm thấy giải pháp, chúng ta có thể chọn thủ tục tố tụng. Tuy nhiên tố tụng sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn kém. Nếu chi phí chuyển đổi nhà cung cấp không đáng kể, chúng ta tốt nhất nên chia tay với nhà cung cấp đó (chúng ta có đặt ra điều khoản chấm dứt hợp đồng hay không?) và đặt hàng với nhà cung cấp mới. Hoặc chúng ta có thể xem xét xử lý theo các phương thức giải quyết tranh chấp thay thế như điều đình, hòa giải và phân xử để giải quyết các tranh chấp.
Tất nhiên, cần phải được đào tạo pháp lý đáng kể để hiểu được sự chuyển đổi tinh tế của những điều vừa được đề cập ở trên, nhưng các nguyên tắc cơ bản là kiến thức cần thiết cho bất kỳ ai làm công việc mua sắm.