BENA

Phân loại đơn đặt hàng

Chúng ta hãy tưởng tượng ở một công ty mà bất kỳ thành viên nào cũng đều có thể đặt hàng bất cứ thứ gì họ thích bằng cách sử dụng tiền của công ty, mà không cần quan tâm đến chất lượng, số lượng hoặc tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm. Không ai theo dõi thông tin tài chính liên quan đến giao dịch, và các cuộc đàm phán và đánh giá nhà cung cấp đều cẩu thả và không theo bất kỳ quy tắc nào. Hậu quả là sẽ không có bất kỳ một doanh nghiệp nào có thể tồn tại lâu như vậy.

May mắn thay, chỉ với một tài liệu đơn giản như đơn đặt hàng, sẽ đảm bảo cho các doanh nghiệp có được thông tin mua sắm, tài chính và lập kế hoạch mà họ cần để vận hành, phát triển và thịnh vượng.

Tại sao đơn đặt hàng lại quan trọng?

Đơn đặt hàng là tài liệu then chốt trong hoạt động mua sắm cho hầu hết các doanh nghiệp. Quy trình đặt hàng cho phép chúng ta chỉ định hàng hóa và dịch vụ mà mình muốn mua, chất lượng và số lượng cũng như các điều khoản dịch vụ, giao hàng và thanh toán. Việc theo dõi từng giao dịch, cũng như tổng chi tiêu chung và năng lực tài chính của công ty, có thể thực hiện được thông qua sử dụng các tài liệu cần thiết này. Chúng sẽ đơn giản hóa rất nhiều quy trình kiểm toán, đặc biệt khi được sử dụng như một phần của giải pháp phần mềm mua sắm toàn diện, bằng cách kết nối tất cả các tài liệu liên quan cho mỗi giao dịch.

Bởi vì chúng có tính chất ràng buộc về mặt pháp lý, cho nên các đơn đặt hàng sẽ thể hiện một hợp đồng giữa hai bên tham gia. Vì vậy, chúng cũng có thể rất hữu ích trong việc đảm bảo giá cả, các điều khoản và điều kiện được thương lượng bởi người bán và nhà cung cấp được đáp ứng đầy đủ. Bên cạnh đó, bất kỳ ưu đãi nào vì sự  xuất sắc khi thực hiện công việc hoặc các khoản phạt vì các điểm cá biệt đều được thi hành nghiêm túc.

Khái niệm cơ bản về đơn đặt hàng

Tất cả các đơn đặt hàng đều có chung một số yêu cầu và lý tưởng nhất là có càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt. Điều này là bởi vì một khi đơn đặt hàng được chính thức chấp nhận bởi một nhà cung cấp, nó sẽ trở thành một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa nhà cung cấp và người mua. Nói chung, đơn đặt hàng nên chứa các thông tin như:

  • Số thứ tự đơn đặt hàng nội bộ để liên kết giao dịch với các tài liệu, thông tin trao đổi và bộ dữ liệu có liên quan khác trong hệ thống.
  • Thông tin chi tiết và đầy đủ về nhà cung cấp
  • Mô tả chi tiết về loại hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ mua và số lượng của chúng
  • Thông số kỹ thuật, chất lượng
  • Thông tin giá cả đầy đủ theo thỏa thuận giữa nhà cung cấp và người mua
  • Điều khoản và điều kiện giao hàng
  • Điều khoản và điều kiện thanh toán.

Mặc dù hình thức cuối cùng của bất kỳ đơn đặt hàng nào có thể thay đổi đôi chút so với các mục thông tin được liệt kê ở trên, nhưng điều quan trọng là: thông tin chi tiết càng nhiều bao nhiêu, thì giá trị mà mỗi đơn đặt hàng tạo ra càng nhiều, và đồng thời các rủi ro vô ích mà công ty của chúng ta phải chịu sẽ càng ít bấy nhiêu.

Tính đa dạng của các loại đơn đặt hàng

Các loại đơn đặt hàng khác nhau đáp ứng cho các mục đích cụ thể khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, cũng như các chính sách và thực tiễn của bộ phận mua hàng của công ty đó. Một số loại đơn đặt hàng có thể còn cho phép nêu ra khoản ngân sách dự phòng dành riêng ra nhằm đảm bảo việc thanh toán phải đáp ứng được các yêu cầu pháp lý hoặc theo quy định trong điều khoản hợp đồng.

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn

Khi chúng ta đang thực hiện mua hàng một lần, thì đơn đặt hàng tiêu chuẩn là cách thức để ta có thể thực hiện. Đây là loại đơn đặt hàng phổ biến nhất và đơn giản nhất. Mua hàng cơ bản, như bổ sung vật tư văn phòng hoặc thanh toán cho các mặt hàng mua một lần như máy in 3D mới cho phòng thí nghiệm, v.v…sẽ sử dụng đơn đặt hàng dạng này. Việc mua hàng như thế này sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng những phần mềm tự động, do chúng có khả năng giúp chống lại các chi tiêu giả mạo và đảm bảo việc mua hàng được thực hiện với các nhà cung cấp tốt nhất và có giá tốt nhất, thậm chí đối với các giao dịch mua một lần.

Đơn đặt hàng theo kế hoạch (PPO)

Hợp tác với chỉ một nhà cung cấp như là một nguồn cung hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể duy nhất đòi hỏi một loại đơn đặt hàng theo kế hoạch. Phân tích dữ liệu về sử dụng, mua sắm và chi tiêu sẽ thông tin cho chúng ta về kế hoạch tài chính cũng như các giao dịch mua cần phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Sẽ không có ngày giao hàng chắc chắn, nhưng tất cả các thông tin liên quan khác đều được bao gồm. Lịch trình giao hàng được xử lý trên cơ sở mỗi đơn hàng và phù hợp với lịch trình chung được thiết lập trong PO.

Đơn đặt hàng mở (BPO)

Nếu chúng ta thấy mình có nhu cầu mua một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, nhưng lại không chắc chắn về khung thời gian chính xác hoặc số lượng cần thiết, hãy sử dụng đơn đặt hàng mở. Còn được gọi là đơn đặt hàng cố định, đơn đặt hàng mở có thời hạn sử dụng hạn chế và bao gồm một khoảng thời gian cụ thể. Chúng có thể hữu ích trong việc khóa các điều khoản về giá với một nhà cung cấp nhất định trước khi mua hàng từ họ.

Đơn đặt hàng theo hợp đồng (CBO)

Thuật ngữ “Hợp đồng” trong tên gọi của đơn đặt hàng dạng này là một gợi ý về bản chất thực sự của nó. Thay vì một thỏa thuận pháp lý ràng buộc cho một giao dịch mua sắm cụ thể, các đơn đặt hàng theo hợp đồng tạo ra một thỏa thuận ở cấp cao trong dài hạn. Hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý này nêu ra chi tiết tỉ mỉ các điều khoản, giá cả và điều kiện chính xác của tất cả các giao dịch mua từ nhà cung cấp của công ty, nhưng không phải là một hoạt động mua sắm cụ thể.

Các PO này không có ngày hết hạn và chính bộ khung như vậy sẽ cho phép chúng ta phát hành các đơn đặt hàng tiêu chuẩn phù hợp với các điều khoản và điều kiện được thiết lập trong đơn đặt hàng theo hợp đồng. Tự động hóa là một lợi ích của quá trình này, vì nó kết nối liền mạch thông tin tài chính và pháp lý, đồng thời giúp điền thông tin vào các trường dữ liệu theo yêu cầu nhằm đảm bảo sự tuân thủ của cả hai bên đối với mỗi đơn hàng thông thường được đặt. Các trở ngại cũng có thể được xử lý dễ dàng hơn vì tất cả các bên liên quan sẽ có sự tiếp cận minh bạch đối với dữ liệu tài chính và ngân sách cho các giao dịch riêng lẻ và tổng chi tiêu.

Đơn đặt hàng tạo ra sức mạnh để tăng năng suất và lợi nhuận

Loại bỏ sự hỗn loạn của chi tiêu giả mạo và dữ liệu tài chính không được ghi nhận là bước đầu tiên để chúng ta thoát ra khỏi vùng đất hoang dã và tiến vào địa hạt của kinh doanh văn minh. Hiểu các loại đơn đặt hàng có sẵn và đưa chúng vào sử dụng tốt nhất, có thể giúp công ty của chúng ta chi tiêu thông minh hơn, giảm lãng phí và đảm bảo nhận được hàng hóa và dịch vụ mà mình cần để phát triển, với mức giá và điều khoản mong đợi.

Leave a Comment

Scroll to Top