Trong mua sắm, có những thuật ngữ tưởng chừng tương tự nhau, nhưng thực tế chúng đủ khác nhau để gây nhầm lẫn. Cụ thể là cặp thuật ngữ yêu cầu mua hàng (PR) và đơn đặt hàng (PO). Mỗi một thuật ngữ được dùng để mô tả cho một tài liệu quan trọng trong quá trình mua sắm hàng hóa. Do vậy, hiểu được sự khác biệt giữa hai loại tài liệu này là điều cần thiết để tiến trình công việc trong doanh nghiệp sẽ diễn ra suôn sẻ.
Yêu cầu mua hàng là gì?
Yêu cầu mua hàng là một tài liệu chính thức được sử dụng khi nhân viên cần mua hoặc đặt hàng thay mặt cho tổ chức của họ. Tài liệu này thông báo cho người quản lý bộ phận hoặc nhân viên mua hàng về quyết định để bộ phận mua hàng có thể bắt đầu quá trình mua các sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu. Bộ phận tài chính cũng sẽ sử dụng yêu cầu mua hàng để phối hợp báo cáo với bộ phận kế toán.
Yêu cầu mua hàng khác với đơn đặt hàng như thế nào?
Đơn đặt hàng (PO), mặt khác, được ban hành sau khi yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt. PO đóng vai trò là tài liệu có tính chất ràng buộc về mặt pháp lý, được gửi cho nhà cung cấp để yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ.
Tại sao tổ chức phải sử dụng các yêu cầu mua hàng trong quy trình mua sắm?
Bất kỳ công ty nào đều cần phải mua sắm một thứ gì đó để phục vụ cho công việc kinh doanh của mình. Đó có thể là vật tư văn phòng cơ bản hoặc hàng tiêu dùng, thiết bị, nguyên liệu thô hoặc dịch vụ.
Nếu các nhà quản lý bộ phận được phép đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp sẽ làm tăng nguy cơ xảy ra gian lận. Để ngăn chặn vấn đề này, nhiều công ty vận hành với một bộ phận mua sắm chịu trách nhiệm tìm kiếm, kiểm tra các nhà cung cấp và giám sát toàn bộ quá trình đặt hàng – từ yêu cầu mua hàng đến đặt hàng, nhận hàng, sau đó chuyển mọi thứ vào tài khoản phải trả cho hóa đơn. Bộ phận mua sắm sẽ tạo ra một quy trình làm việc để đảm bảo phòng chống gian lận, giúp tiết kiệm chi phí cho công ty trong thời gian dài và đảm bảo việc mua sắm tăng thêm giá trị cho công ty.
Mẫu yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ. Với tài liệu này, việc mua sắm không được tiến hành bằng cách đặt hàng trực tiếp từ các bộ phận cho các nhà cung cấp mà thay vào đó bắt đầu một quy trình chính thức. Yêu cầu xuất phát từ bộ phận nơi hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được sử dụng, sau đó trải qua quá trình phê duyệt – dựa trên nhu cầu, ngân sách có sẵn, v.v. Nếu quy trình phê duyệt được tuân thủ một cách chính xác và yêu cầu mua hàng được phê duyệt, quy trình sẽ tiếp tục bằng cách chuyển đổi yêu cầu thành đơn đặt hàng chính thức để gửi cho nhà cung cấp. Nếu nó bị từ chối vì bất kỳ lý do gì, việc yêu cầu mua hàng sẽ không trở thành một đơn đặt hàng chính thức, điều đó cũng có nghĩa là không phải thanh toán bất cứ khoản tiền nào cho nhà cung cấp.
Ví dụ, bộ phận CNTT có thể quan tâm đến việc mua thiết bị máy chủ mới để cải thiện bảo mật và làm cho công việc của họ dễ dàng hơn một chút. Người đứng đầu bộ phận CNTT hoặc nhân viên mua hàng được chỉ định sẽ sử dụng mẫu yêu cầu mua hàng để đưa ra yêu cầu chính thức cho các máy chủ. Sau đó, nó sẽ được gửi đến các bộ phận có liên quan để phê duyệt. Khi được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ đặt hàng với nhà cung cấp máy chủ.
Lưu dấu vết trên giấy tờ làm cho mọi người có trách nhiệm
Nếu không có hệ thống kiểm tra và cân bằng hợp lý, bất kỳ nhân viên nào cũng có khả năng tham gia gian lận – nghĩa là họ có thể đặt hàng để mua sắm cá nhân bằng tiền của công ty. Quá trình mua chính thức sẽ ngăn chặn điều này xảy ra và đảm bảo cả độ chính xác lẫn nhu cầu. Các nhà quản lý bộ phận sẽ xem xét nó trước khi gửi nó đến bộ phận mua sắm để chính thức hóa đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
Điều này rất quan trọng cho mục đích kiểm toán vì chúng ta có thể biết ai yêu cầu cái gì, ai phê duyệt cái gì và khi nào, để đảm bảo không có vấn đề gì với số dư thừa hoặc các mặt hàng không cần thiết. Tài liệu luôn có thể được tham chiếu để xác định sự thật nếu một vấn đề phát sinh.
Doanh nghiệp được bảo vệ
Bằng cách sử dụng các yêu cầu mua hàng, sẽ có ít tiềm năng gian lận xảy ra trong công ty. Sẽ hiếm có khả năng tồn tại một tình huống mà ở đó các nhân viên làm việc với các nhà cung cấp để đánh cắp tài sản khỏi doanh nghiệp. Tài sản của công ty cũng được bảo vệ vì yêu cầu mua hàng sẽ là bằng chứng cho thấy tài sản đã được đặt hàng. Tài liệu có thể được theo dõi để đảm bảo việc giao hàng được thực hiện. Sử dụng một yêu cầu mua hàng sẽ giúp việc theo dõi tài sản dễ dàng hơn nếu xảy ra sự cố.
Bằng cách dành thời gian để tập trung vào hệ thống mua sắm của mình và yêu cầu tất cả nhân viên sử dụng các tài liệu yêu cầu mua hàng chính thức để yêu cầu những thứ họ cần, quy trình làm việc sẽ trở nên hữu hiệu hơn và dễ dàng quản lý một cách hiệu quả hơn. Những nhân viên đi mua hàng cũng được hưởng lợi vì họ có thể kết hợp mua hàng với nhau và tận dụng các điều khoản có lợi hơn với các nhà cung cấp.
Mặc dù yêu cầu mua hàng có vẻ như chỉ là một tài liệu, nhưng nó có một vị trí quan trọng trong quy trình mua sắm của tổ chức. Nó phục vụ như một công cụ kiểm soát, giúp ngăn ngừa gian lận và đảm bảo tất cả các giao dịch mua được phê chuẩn.