An Ngô – BENA
Bên cạnh các tiêu chí kỹ thuật được đưa ra, giá của gói thầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ thường là yếu tố quyết định để khách hàng (chủ đầu tư) lựa chọn nhà thầu. Đây là khía cạnh của phương pháp chọn thầu giá thấp nhất khiến các đơn vị tham gia đấu thầu sẽ luôn cố gắng chào với giá thấp nhất để hy vọng thắng thầu.
Giá thầu thấp chưa hẳn là tốt cho chủ đầu tư. Khi giá chào thầu quá thấp, có thể do phá giá hay do liều cam kết trong khi chưa thực sự hiểu yêu cầu kỹ thuật của công việc được mô tả, sẽ dẫn đến hàng loạt vấn đề như chuẩn kỹ thuật, chất lượng, tiến độ hoàn thành… sẽ bị hy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Sản phẩm bàn giao không hoạt động như ý muốn, bàn giao trễ, phải ký phụ lục phát sinh là các hệ lụy mà chủ đầu tư bị mất về sau. Và nhiều khi hậu quả của các hệ lụy này còn cao hơn nhiều lần so với chênh lệch giá của nhà thầu xứng đáng mà lẽ ra ta đã trao thầu mặc dù họ có giá chào cao hơn.
Chủ đầu tư, do vậy, cần hết sức cảnh giác với những nhà thầu đã vượt qua được vòng đánh giá kỹ thuật, và chào giá với giá thầu thấp bất thường. Để có thể nhận diện được nhà thầu với giá chào thầu bất thường, có hai phương pháp thường được chuyên viên mua sắm dùng để đánh giá trước khi khuyến nghị trao thầu.
Trước khi xem hai phương pháp phát hiện nhà thầu chào giá thấp bất thường, bạn cần làm quen các thuật ngữ.
Thuật ngữ
- Khách hàng (Client): người mời thầu của công ty, chủ đầu tư
- Đơn vị dự thầu (Bidder): người tham gia đấu thầu
- Giá dự toán (cost estimate)
- Giá gói thầu (bid price)
Phương pháp tuyệt đối
Khi chủ đầu tư có được ít hơn 5 nhà thầu đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật, cũng như thỏa mãn được các điều kiện tiên quyết, cách tiếp cận ‘tuyệt đối’ để xác định một giá thầu thấp bất thường sẽ được thực hiện dựa trên sự so sánh giữa giá thầu với giá dự toán của chủ đầu tư. Nếu giá thầu và các phần cấu thành của nó, thấp hơn từ 20% trở lên so với giá dự toán thì chủ đầu tư cần phải làm rõ giá thầu với Nhà thầu để xác định xem Giá thầu có bất thường hay không.
Phương pháp tương đối
Cách tiếp cận ‘tương đối’ sẽ sử dụng một tính toán thống kê bằng cách sử dụng tối thiểu 5 Giá thầu từ các nhà thầu đã đáp ứng các điều kiện tiên quyết và tiêu chí kỹ thuật. Một giá thầu thấp bất thường tiềm ẩn là một giá thầu mà ở đó có nhiều hơn một độ lệch chuẩn dưới mức trung bình của các Giá thầu đáp ứng các điều kiện tiên quyết và tiêu chí kỹ thuật đề ra. Việc xác định một giá thầu thấp bất thường sử dụng tính toán giả định rằng các giá thầu đều có tính cạnh tranh và độc lập. Điều đó có nghĩa là, sẽ không có bất kỳ sự thông đồng nào giữa các nhà thầu với nhau.
Ví dụ: Giả sử có 5 nhà thầu đáp ứng các điều kiện tiên quyết và vượt qua được vòng đánh giá kỹ thuật. Về mặt nguyên tắc, nhà thầu có giá thầu thấp nhất (nhà thầu số 5) sẽ được lựa chọn. Tuy nhiên, liệu rằng nhà thầu số 5 này, có chào giá thấp bất thường hay không? Chúng ta sẽ sử dụng phép phân tích tương đối ở trên để kiếm tra.
Từ bảng số liệu, có thể tính được giá trung bình của 5 gói thầu ở trên là 53 triệu USD. Độ lệch chuẩn là 17 triệu USD. Như vậy, những giá thầu nào có giá thấp hơn 80 – 17 = 63 triệu USD là những giá thầu nằm trong nhóm thấp bất thường.
Làm gì với nhà thầu chào giá thấp bất thường?
Nếu nhà thầu có năng lực quản lý tốt, có kỹ năng và có nguồn lực sẵn có, giá thấp là điều tuyệt vời cho bạn. Tuy nhiên, hãy làm hết sức để giảm rủi ro cho công ty khi bạn nhận thấy gói thầu có giá thấp bất thường. Một vài việc bạn có thể làm:
- Tổ chức buổi họp để đảm bảo nhà thầu hiểu rõ yêu cầu công việc. Nếu phát hiện có các điểm then chốt bị hiểu sai, thì cần phải làm bước tiếp theo chỉ dẫn của quy trình đấu thầu.
- Nhấn mạnh về các biện pháp kiểm soát chất lượng, các điều khoản đảm bảo sẽ được áp dụng.
- Đăng ký rủi ro và sớm theo dõi và báo cáo trong quá trình thực hiện hợp đồng / dự án.
Bạn có thể làm gì tốt hơn?
Để tránh nguy cơ trao thầu cho đơn vị phá giá, bạn cần:
- Khi lập hồ sơ mời thầu, cần xem xét kỹ chiến lược đấu thầu xem chiến lược chọn giá thấp nhất có phải là chiến lược phù hợp hay không? Thật ra, đấu thầu là tìm đơn vị tạo giá trị tốt nhất cho đồng tiền bạn bỏ ra (best value for money), chứ không phải giá rẻ là tốt nhất. Ví dụ thiết kế kiến trúc KHÔNG phải là công việc chọn theo cách đấu chọn giá thấp.
- Tránh đưa ra yêu cầu công việc có tính chung chung, tiêu chí chấm thầu chung chung, đặc biệt là những yêu cầu then chốt.
- Hãy sử dụng người có kinh nghiệm để viết yêu cầu công việc. Nếu cần, bạn nên thuê tư vấn thay vì tự làm.
- Hãy cố gắng làm sao cho nhà thầu hiểu yêu cầu công việc trước khi chào thầu.
- Có kế hoạch đấu thầu sao cho việc chấm thầu được minh bạch và có thể được quan sát từ nhiều góc độ khác nhau.