Dưới đây BENA sẽ tổng hợp các lời khuyên từ những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu mua sắm thiết bị để cung cấp những hiểu biết cơ bản nhằm giúp cho các bạn chuẩn bị một hồ sơ dự thầu thành công.
Trước hết bạn cần làm quen các một số thuật ngữ.
Thuật ngữ
- Khách hàng (Client): công ty mời thầu và nhân viên của họ, chủ đầu tư
- Đơn vị dự thầu (bidder): doanh nghiệp nhà thầu hay nhà cung cấp tham gia đấu thầu cung cấp dịch vụ hay hàng hóa.
- Nhà thầu (contractor): Nhà thầu là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên trong thực tế, có thể dùng qua lại thuật ngữ Nhà cung cấp với Nhà thầu
- Nhà thầu phụ (sub-contractor): công ty làm lại một phần công việc của nhà thầu thông qua hợp đồng phụ
- Hồ Sơ Dự Thầu (Bid Submission): HSDT
- Hồ Sơ Mời Thầu (Invitation to Bid): HSMT
- Mẫu phản hồi: bidder’s questionnaires, bid submission form
- Bảng báo giá (quotation), hay còn gọi là bản chào giá, là một hình thức hồ sơ dự thầu đơn giản nhất
- Điều khoản (terms): là từ ngữ hay đoạn văn mô tả cách thực hiện được thoả thuận giữa các bên. Điều khoản vừa có tính hướng dẫn vừa có tính bắt buộc một khi được ký kết
Sử dụng mẫu hay các định dạng được khách hàng cung cấp
HSMT sẽ bao gồm một mẫu phản hồi để các nhà thầu có thể điền thông tin. Những phần này có thể bị giới hạn về số lượng từ và được yêu cầu phải tuân theo một định dạng nhất định nào đó.
Bằng cách thực hiện chính xác tất cả các yêu cầu trong mẫu phản hồi, nhà thầu sẽ làm cho hội đồng đánh giá thầu dễ dàng xem xét và đánh giá hồ sơ dự thầu của mình hơn.
Tạo bố cục cho HSDT của mình một cách rõ ràng
Nếu hồ sơ mời thầu không yêu cầu một định dạng hay mẫu cụ thể, các nhà thầu vẫn phải lưu ý về việc chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu của mình rõ ràng, hợp lý và có cấu trúc phù hợp. Cụ thể, hồ sơ dự thầu phải có phần giới thiệu rõ ràng và thuyết phục, nêu rõ được mục đích, lý do và các đề xuất trọng tâm của mình.
Bên cạnh đó, cần sắp xếp các tài liệu theo một trật tự nhất định, đánh số trang rõ ràng, và đặc biệt nên phân ra thành từng chương khác nhau. Mỗi chương cần được phân biệt bằng màu sắc khác nhau.
Cung cấp tất cả các điều khoản có liên quan
Giống như với bảng báo giá, hồ sơ dự thầu phải bao gồm một số thông tin nhất định để được xem xét, bao gồm:
- Hồ sơ công ty và thông tin thể hiện năng lực công ty
- Có hay không việc sử dụng thầu phụ (chia việc với nhà thầu phụ)
- Giá của mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đề xuất là cố định hay biến đổi
- Bất kỳ điều kiện nào có ảnh hưởng đến giá
- Chi tiết về việc giao hàng: nơi giao, phí giao, thời gian giao hàng
- Thuế
- Loại bảo hiểm được áp dụng
- Quyền sở hữu trí tuệ có liên quan
- Mô tả bất kỳ sự thay đổi nào mà mình đề xuất trong việc đáp ứng các điều kiện của hợp đồng mẫu của khách.
- Thời gian và điều kiện thanh toán, …
Hướng đến các tiêu chí lựa chọn của khách hàng
Bám sát các tiêu chí trong HSMT. Đảm bảo HSDT của mình đáp ứng chính xác yêu cầu của người mua hàng. Mô tả những lợi ích mà người mua sẽ nhận được từ các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
Cung cấp các minh họa cụ thể về cách mình có thể đáp ứng các tiêu chí lựa chọn thay vì chỉ đơn giản tuyên bố rằng mình sẽ đáp ứng được HSMT. Điều quan trọng là phải làm nổi bật được các giấy chứng nhận mà mình đã được nhận và đồng thời nêu được những kinh nghiệm (có thể kiểm chứng), cũng như giải thích cách tiếp cận của mình để có thể đáp ứng được yêu cầu của người mua. Nhận dạng được những yêu cầu nào là quan trọng nhất đối với người mua và đặc biệt quan tâm đến chúng trong HSDT của mình.
Rà soát HSDT
Cần tiến hành kiểm tra chính tả và, nếu có thể, yêu cầu một người nào đó bên ngoài đọc lại HSDT của mình và cung cấp các thông tin phản hồi. Một cách lý tưởng, chúng ta cần có một đội ngũ chuyên nghiệp để thực hiện nhiệm vụ này. Nếu một nhóm người cùng đóng góp vào việc xây dựng HSDT, thì cần thiết phải cử một người nào đó trong nhóm đọc lại toàn bộ hồ sơ để đảm bảo tài liệu có tính nhất quán.
Nộp HSDT đúng thời gian quy định
Các HSDT nộp trễ hoặc không đầy đủ thường bị loại khỏi quá trình chấm thầu.
Bên dưới là vài lỗi hay gặp khi nộp HSDT khiến bạn bị loại một cách đáng tiếc:
- Nộp trễ vài phút so với giờ quy định
- Nộp chung phần thương mại vào phần kỹ thuật mặc dù khách hàng yêu cầu nộp riêng. Hay lộ thông tin giá trong phần kỹ thuật
- Đề xuất phương án thay thế, mà thiếu phương án cho yêu cầu đề bài