Các nhà lãnh đạo mua sắm thường đóng nhiều vai trò và nắm giữ một loạt trách nhiệm từ nhận dạng nhu cầu cho đến quản lý nhà cung cấp và xử lý việc thanh toán. Thời gian của một ngày làm việc trong bộ phận mua sắm có lẽ không bao giờ là đủ.
Quản lý chi tiêu tổ chức trong khi thực thi các chính sách mua sắm thích hợp luôn là mối quan tâm thường trực của các nhà lãnh đạo mua sắm. Điều tồi tệ hơn là những vấn đề này chỉ là phần nổi của tảng băng chìm thử thách mua sắm.
Bối cảnh mua sắm tràn ngập một số hoạt động như quản lý yêu cầu mua hàng, quy trình đặt hàng, quản lý hợp đồng, quản lý vòng đời của nhà cung cấp, và nhiều hơn nữa. Trong bối cảnh hỗn loạn, các nhà lãnh đạo mua sắm thường không có đủ thời gian để giải quyết những thách thức chung trong mua sắm.
Dưới đây là sáu thách thức mua sắm phổ biến ám ảnh các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô
Giảm thiểu rủi ro
Rủi ro nguồn cung luôn là một thách thức lớn trong quá trình mua sắm. Rủi ro thị trường, gian lận tiềm ẩn, chi phí, chất lượng và rủi ro giao hàng tạo thành loại rủi ro phổ biến nhất. Ngoài ra, các rủi ro tuân thủ như chống tham nhũng, tuân thủ chính sách và hơn thế nữa khiến các nhà lãnh đạo mua sắm luôn lo lắng.
Mua sắm ngoài luồng
Các giao dịch mua được thực hiện ngoài quy trình mua sắm được gọi là mua sắm ngoài luồng. Chi tiêu không kiểm soát như vậy cuối cùng có thể gây ra sự tốn kém cho các doanh nghiệp. Khi các mặt hàng được mua không thể được chứng minh bằng cách sử dụng vốn đầu tư hoặc hàng tồn kho nguyên liệu, việc mất doanh thu và kiểm soát là một thách thức đáng kể đối với các tổ chức thuộc mọi quy mô để giải quyết.
Chu trình kéo dài
Thông thường, các sản phẩm và dịch vụ được mua sắm với cảm giác cấp bách trong phút cuối. Do đó, thời gian thực tế và chu kỳ mua sắm có xu hướng dài hơn đáng kể so với dự kiến hoặc dự kiến. Dưới đây là những lý do phổ biến cho sự chậm trễ trong quá trình mua sắm:
- Chậm trễ trong việc chuẩn bị thông số kỹ thuật / Điều khoản tham chiếu (TOR) / Phạm vi công việc (SOW)
- Không chú ý đến tiến độ mua sắm
- Kéo dài thời gian để nộp hồ sơ thầu hoặc hồ sơ đề xuất
- Không thực hiện được việc bắt đầu quá trình đánh giá đúng hạn
- Thất bại trong đàm phán hợp đồng
Dữ liệu không chính xác
Để đưa ra quyết định mua sắm hợp lý, các tổ chức cần dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Mua hàng dựa trên dữ liệu mua sắm không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng tồn kho, hàng tồn kho dư thừa và các thách thức mua sắm bổ sung khác có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của tổ chức.
Mua sắm chiến lược
Một khi quá trình mua sắm tiếp tục trở nên quan trọng hơn, các tổ chức bắt đầu nhận ra những lợi ích của việc có một chiến lược mua sắm vững chắc. Tuy nhiên, hiểu được ý nghĩa chiến lược của từng bước và tìm ra cách để thực hiện nó trên tất cả các đơn vị chức năng của doanh nghiệp là một thách thức khác biệt.
Các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp
Một trong những thách thức lớn nhất trong mua sắm là quản lý nhà cung cấp. Từ việc xác định đúng nhà cung cấp đến theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm chất lượng ổn định, toàn bộ quá trình chứa đầy những phức tạp.