Tìm kiếm nhà cung cấp
Chúng ta có thể tìm thấy các nhà cung cấp thông qua nhiều kênh. Bắt đầu bằng cách hỏi bạn bè và người quen kinh doanh cho các khuyến nghị. Chúng ta sẽ có nhiều khả năng nhận được ý kiến trung thực về một điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp từ một người đã sử dụng dịch vụ của họ.
Chúng ta cũng có thể sử dụng các thư mục, danh bạ nếu đang tìm kiếm một nhà cung cấp trong khu vực địa phương của mình.
Nếu nhu cầu của chúng ta là dành riêng cho một ngành nào đó, cụ thể là giao dịch, hãy tìm đến các hiệp hội thương mại để có thể kết hợp với các nhà cung cấp có uy tín.
Triển lãm thương mại cũng là một cơ hội tuyệt vời để kết nối với các nhà cung cấp tiềm năng ở cùng một nơi, vào cùng một thời điểm. Trước khi đi đến một triển lãm thương mại hoặc một cuộc triển lãm, một ý tưởng tốt là hãy kiểm tra xem các nhà cung cấp có liên quan và phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không.
Chúng ta cũng có thể chuyển sang các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp địa phương như phòng thương mại để có được một số hướng về các nhà cung cấp tiềm năng.
Tạo danh sách rút gọn nhà cung cấp
Sau khi chúng ta đã xác định chính xác những gì mình cần mua và đã xác định được một số nhà cung cấp tiềm năng, hãy xây dựng một danh sách ngắn các nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu.
Hãy tự hỏi mình:
· Những nhà cung cấp này có thể phân phối những gì mà chúng ta cần?
· Những nhà cung cấp này có an toàn về tài chính không?
· Họ sẽ kinh doanh trong bao lâu?
· Có ai trong mạng lưới của mình đã sử dụng những nhà cung cấp đó và có thể giới thiệu họ hay không?
· Họ có trong bất kỳ danh sách nhà cung cấp được chấp thuận của hiệp hội thương mại? hoặc họ là một nhà cung cấp được chính phủ phê duyệt?
Tự mình nghiên cứu một chút để thu hẹp danh sách xuống không quá bốn hoặc năm ứng viên tiềm năng. Không nên lãng phí thời gian để tiếp cận với những nhà cung cấp không thể đáp ứng được yêu cầu của mình.
Đừng ngại đặt câu hỏi về tiêu chuẩn chất lượng của những nhà cung cấp, hoặc hãy yêu cầu nhà cung cấp đó bổ sung những minh chứng cho thấy họ đã giúp đỡ các khách hàng khác như thế nào.
Trước khi chúng ta chuyển sang phần tiếp theo của quy trình mua sắm, hãy xem xét lại tất cả các tiêu chí đánh giá của mình, để từ đó có thể chọn được một tiêu chí phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Chọn nhà cung cấp
Với danh sách rút gọn có thể quản lý như được đề cập ở trên, chúng ta hãy tiếp cận các nhà cung cấp tiềm năng và gửi yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc yêu cầu đề xuất (RFP) và nếu thích hợp, một mẫu sản phẩm. Tốt nhất, hãy cung cấp cho nhà cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn rõ ràng về những gì mình yêu cầu, tần suất cần nó, cấp độ kinh doanh mà chúng ta hy vọng sẽ cung cấp và kể cả các mục tiêu kinh doanh của mình.
Yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng cung cấp cho chúng ta một mức giá xác định bằng văn bản trong 3 tháng. Hãy hỏi về khả năng giảm giá cho các hợp đồng có khối lượng lớn hoặc dài hạn.
Khi chúng ta đã nhận được báo giá từ tất cả các nhà cung cấp tiềm năng, hãy so sánh chúng về những điều quan trọng nhất với mình. Ví dụ: nếu chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ là quan trọng nhất trong khi địa điểm của nhà cung cấp không phải là vấn đề đáng quan tâm, ta hãy chọn sản phẩm có chất lượng cao nhất mà mình có thể mua.
Tuy nhiên, nếu địa điểm là một vấn đề ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, chúng ta có thể phải hy sinh một chút về chất lượng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là xác định tiêu chí lựa chọn của chúng ta trước tiên.
Hãy nhớ rằng trong khi giá là quan trọng, nó không phải là lý do duy nhất khiến chúng ta chọn nhà cung cấp. Giá thấp hơn có thể cho thấy hàng hóa và dịch vụ kém chất lượng, về lâu dài nó có thể làm cho mình phải tốn nhiều tiền hơn. Hãy tự tin rằng nhà cung cấp của mình có thể tạo ra một biên lợi nhuận vừa đủ với mức giá mà họ đã đề xuất để từ đó có thể triển khai thực hiện được công việc.
Hãy kiểm tra xem nhà cung cấp mà mình sử dụng có phải là người sẽ trực tiếp làm việc hay không. Một số nhà cung cấp có thể thuê ngoài công việc của họ từ các nhà thầu phụ. Trong trường hợp đó, chúng ta cũng cần phải xem xét, kiểm tra nhà thầu phụ để xác định xem đây có phải là một thỏa thuận thỏa đáng hay không.
Nếu có thể, chúng ta hãy sắp xếp gặp mặt các nhà cung cấp tiềm năng và xem hoạt động kinh doanh của họ như thế nào. Hiểu cách thức hoạt động của nhà cung cấp sẽ cho chúng ta cảm giác tốt hơn về cách mà họ có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình.
Luôn luôn nhớ rằng danh tiếng doanh nghiệp của chúng ta có thể được đánh giá dựa trên các hoạt động lao động của các nhà cung cấp của mình. Do vậy, nó sẽ đem lại một cảm giác kinh doanh tốt cho ta khi mình có xem xét và để ý đến các khía cạnh đạo đức trong chuỗi cung ứng của mình.
Sau khi chúng ta đã có danh sách các nhà cung cấp mà mình muốn làm việc cùng, hãy chuyển sang giai đoạn đàm phán các điều khoản, điều kiện và soạn thảo hợp đồng với các điều khoản thanh toán.