Phân tích chi tiêu là gì?
Quá trình thu thập thông tin chi tiết cho tất cả các giao dịch của công ty và sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu được gọi là phân tích chi tiêu. Thông qua quá trình này, chúng ta không chỉ có được một bức tranh hoàn chỉnh về cấu trúc chi tiêu chung của công ty, mà chúng ta còn có khả năng sử dụng những hiểu biết sâu sắc thu lượm được từ quá trình kiểm tra chi tiêu để tạo ra được những thay đổi có ý nghĩa và hiệu quả, từ đó đem lại những khoản tiết kiệm bổ sung và nhiều giá trị khác nữa. Dữ liệu này có thể bao gồm nhiều nguồn khác nhau.
Trong quá trình phân tích chi tiêu, tất cả các dữ liệu này được thu thập, sắp xếp, tinh sạch và cuối cùng được phân tích để thu được những dữ liệu hỗ trợ cho mục tiêu hiện tại. Phân tích chi tiêu có rất nhiều ứng dụng và có thể được sử dụng để cải thiện các quy trình nội bộ giữa các đơn vị kinh doanh, tận dụng các cơ hội tiết kiệm và tham gia vào việc tìm nguồn cung ứng chiến lược hơn trong toàn bộ chuỗi cung ứng của công ty.
Lợi ích của phân tích chi tiêu
Mỗi công ty có các mục tiêu cụ thể để phân tích chi tiêu và bản thân quy trình phân tích chi tiêu có thể cũng sẽ khác với các mục tiêu được sử dụng bởi các đối thủ cạnh tranh. Nhưng bất kể mục tiêu của doanh nghiệp là gì, thì việc phân tích chi tiêu luôn đem lại một số lợi ích nhất định khi được thực hiện đúng, bao gồm:
1. Tính trực quan của dữ liệu chi tiêu lớn hơn
Để đảm bảo các hiểu biết sâu sắc về tình hình chi tiêu một cách chính xác, đòi dữ liệu phải sạch và đầy đủ. Việc phân tích chi tiêu sẽ mang lại cho các nhóm mua sắm cơ hội không chỉ để phân tích dữ liệu có được, mà còn tạo ra một môi trường mà ở đó quản lý dữ liệu và quản lý chi tiêu sẽ hỗ trợ lẫn nhau.
Thông qua tối ưu hóa quy trình và kiểm soát nội bộ, phân tích chi tiêu thường xuyên giúp đảm bảo tất cả dữ liệu chi tiêu cho cả chi tiêu trực tiếp (như nguyên liệu thô và thiết bị thiết yếu) và chi tiêu gián tiếp cho vật tư văn phòng, tiếp thị, v.v. được nắm bắt, tổ chức và bảo mật đầy đủ.
Nhà quản lý có quyền truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu mà họ có thể tin tưởng khi tạo dự báo chi tiêu và dòng tiền, đặt ngân sách, tinh chỉnh danh mục chi tiêu hoặc tham gia quản lý mối quan hệ nhà cung cấp để tận dụng cơ hội tiết kiệm và quan hệ đối tác chiến lược.
Khả năng hiển thị tổng thể cũng giúp loại bỏ chi tiêu mua sắm ngoài luồng (Maverick spend), cũng như hạn chế được các hành vi gian lận hóa đơn trong tổ chức.
2. Giành được nhiều tiết kiệm hơn và tạo dựng nhiều giá trị hơn
Tiết kiệm chi phí là yêu cầu thường trực của bất kỳ một doanh nghiệp nào đối với quá trình mua sắm. Hiện nay, với sự sẵn có của các công cụ phân tích dữ liệu phức tạp hơn và sự cải tiến quy trình như tự động hóa, dữ liệu mua sắm có thể được xử lý khéo léo hơn, đem đến một cái nhìn trực quan cho các nhà quản lý, để từ đó hướng đến mục đích cuối cùng là tiết kiệm chi phí.
Phân tích chi tiêu giúp các nhóm mua sắm xác định các phạm vi có thể giành được các khoản tiết kiệm:
- Cải thiện quy trình nội bộ (ví dụ: giảm thời gian chu kỳ cho đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng)
- Thay thế hoặc phục hồi các nhà cung cấp hoạt động kém
- Theo đuổi các cơ hội tiết kiệm bằng cách tận dụng các chiến lược kinh tế quy mô, các điều khoản giới hạn thời gian đặc biệt và điều chỉnh dự báo chi tiêu và ngân sách để bù đắp cho các vấn đề dự kiến (ví dụ như tính thời vụ, sự thay đổi chính sách của ngành hoặc chính phủ) và các vấn đề đột xuất (gián đoạn chuỗi cung ứng do đại dịch toàn cầu, thảm họa tự nhiên, v.v.).
Nhưng phân tích chi tiêu còn có nhiều ý nghĩa hơn ngoài việc chỉ giảm chi phí. Phân tích chi tiêu sẽ giúp các chuyên gia mua sắm tạo ra và bảo tồn giá trị. Các tài sản ít hữu hình hơn như sự tín nhiệm cộng đồng và danh tiếng (cùng với các lợi ích hoàn toàn hữu hình như việc bán hàng và giới thiệu bổ sung) có thể giành được và duy trì bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp đa dạng – những người sẽ hỗ trợ các nỗ lực của chúng ta để trở thành một thành viên có trách nhiệm trong cộng đồng.
Ngoài ra, việc phân tích chi tiêu còn có thể giúp doanh nghiệp tìm ra các cơ hội để hiệu chỉnh nguồn cung ứng về chất lượng, hiệu suất và độ tin cậy, xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng chiến lược nhằm cắt giảm chi phí và xây dựng giá trị v.v…
Các bước phân tích chi tiêu
Các công ty thuộc mọi quy mô và loại hình có thể đạt được phân tích chi tiêu hiệu quả và chính xác, bất kể mục tiêu của họ là gì, bằng cách tuân theo một loạt các quy trình đơn giản như sau:
1. Xác định mục tiêu
Phân tích chi tiêu không phải là một phương pháp cứng nhắc phù hợp cho tất cả các vấn đề. Nó chỉ hoạt động tốt nhất khi chúng ta đã có sẵn một mục tiêu cụ thể trong tâm trí của mình, đặc biệt là nếu chúng ta đang tìm kiếm các hình mẫu trong dữ liệu nhằm hỗ trợ cho quá trình cải tiến chẳng hạn.
Một số mục tiêu tiềm năng có thể bao gồm:
- Cắt giảm chi phí trong các danh mục cụ thể, các bộ phận, v.v..
- Loại bỏ chi tiêu mua sắm ngoài luồng (Maverick spend) và gian lận hóa đơn.
- Giảm rủi ro thông qua quản lý chuỗi cung ứng và quản lý nhà cung cấp.
- Cải thiện tính chính xác và đầy đủ của dự báo chi tiêu
- Cải tiến quy trình mua sắm, ví dụ tối ưu hóa thời gian chu kỳ phê duyệt hóa đơn hoặc xác định và loại bỏ các tắc nghẽn trong quy trình tạo đơn đặt hàng.
2. Xác định nguồn dữ liệu chi tiêu
Điều này bao gồm tất cả các nguồn dữ liệu chi tiêu, từ tất cả các đơn vị kinh doanh, phòng ban và nhóm. Các bộ dữ liệu có thể sẽ bao gồm:
- Hóa đơn phải trả
- Dữ liệu chi tiêu từ giải pháp mua sắm điện tử
- Sổ cái
- Giao dịch thẻ và thẻ tín dụng
- Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
- Mọi bảng tính Excel còn lại hoặc các tài liệu khác chưa được tích hợp vào hệ thống mua sắm điện tử.
3. Thu thập và hợp nhất dữ liệu
Nếu chưa có giải pháp mua sắm tập trung, hãy đảm bảo rằng chúng ta đã phát triển các quy trình để chuyển tất cả thông tin sang một định dạng chung hoặc cho phép tất cả các nguồn dữ liệu chuyển sang phải tương hợp với nhau để tránh gặp các sự cố như lỗi, sự không nhất quán, sự trùng lặp và các lỗi dữ liệu có khả năng gây thảm họa khác.
4. Làm sạch dữ liệu
Những hiểu biết hữu ích chỉ được tạo ra từ bộ dữ liệu đầy đủ và chính xác. Khi chúng ta đã thu thập tất cả dữ liệu của mình, hãy xem lại dữ liệu về lỗi giao dịch, danh mục và cả ở cấp độ hạng mục, sau đó chỉnh sửa chúng. Chuẩn hóa dữ liệu sạch để dễ dàng phân tích và theo dõi.
5. Liên kết nhà cung cấp và phân loại chi tiêu
Điều này đặc biệt quan trọng nếu chúng ta đang tìm kiếm những hiểu biết liên quan đến quản lý nhà cung cấp. Bên cạnh đó, việc nhóm các nhà cung cấp lại với nhau dựa trên dữ liệu mua hàng, điều khoản thanh toán, tần suất mua hàng, danh mục chi tiêu, v.v …cũng là điều cần thiết cho các phân tích cấp cao đáng tin cậy.
6. Thực hiện phân tích chi tiêu
Với tất cả dữ liệu đã có, chúng ta có thể sử dụng các công cụ phần mềm của mình để xem xét chúng từ nhiều khía cạnh khác nhau nhằm hỗ trợ cho các mục tiêu từ Bước 1. Ví dụ: nếu mục tiêu là hợp lý hóa chuỗi cung ứng, chúng ta có thể xem xét đến mức độ chi tiêu mà ta đã dành riêng cho các nhà cung cấp hoạt động kém hoặc không chiến lược, sau đó điều chỉnh chuỗi cung ứng để chuyển một số chi tiêu đó sang các nhà cung cấp ưu tiên – là những người đề xuất cho ta các điều khoản tốt hơn, độ tin cậy cao hơn hoặc ít rủi ro hơn.
Một ví dụ khác, nếu mục tiêu là cải thiện quản lý hợp đồng tổng thể thông qua cả việc cải tiến quy trình và chi tiêu hiệu quả hơn, chúng ta có thể xem lại tất cả các hợp đồng, xác định những hợp đồng có gia hạn đang chờ xử lý, sau đó:
- Xác định các khoản dự phòng phi chiến lược (nghĩa là các khoản dự phòng ngẫu nhiên, thay vì được dành sẵn để cung cấp các hỗ trợ theo hoàn cảnh nhằm đáp ứng cho sự hoạt động liên tục của doanh nghiệp trong trường hợp khủng hoảng)
- Xác định các hợp đồng có tiềm năng lớn để đàm phán lại dựa trên hiệu suất của nhà cung cấp, sự tuân thủ hoặc kế hoạch đầu tư và đổi mới của riêng chúng ta cho giai đoạn tài chính sắp tới.
- Chỉ định các nhóm quen thuộc với các nhà cung cấp này làm việc với bộ phận pháp lý và xem xét lại các hợp đồng này để loại bỏ các tải trọng chết không cần thiết khỏi chuỗi cung ứng, đàm phán lại để đưa ra các điều khoản hợp đồng mới nhờ vào sự hỗ trợ bởi các dữ liệu đã được phân tích, đánh giá.
Một ví dụ cuối cùng, nếu phân tích của chúng ta xác định các khu vực có rủi ro vượt mức, gây ra bởi các nhà cung cấp nguồn nguyên liệu quan trọng duy nhất – là những người có lô hàng phải được vận chuyển đi một khoảng cách xa đáng kể – thì khi đó chúng ta có thể phải nghiên cứu các nhà cung cấp địa phương và theo đuổi hợp đồng dự phòng với họ để bảo vệ tốt hơn cho chuỗi cung ứng và bảo vệ tốt hơn việc kinh doanh liên tục của chính chúng ta.
7. Tinh sạch, đánh giá lại và lặp lại
Dữ liệu chi tiêu của chúng ta không bao giờ đứng yên và việc phân tích, do vậy, cũng không nên dừng lại. Hãy sử dụng sự hiểu biết sáng suốt thông qua việc phân tích chi tiêu để theo đuổi mục tiêu của chúng ta và sẵn sàng lặp lại quy trình thường xuyên khi dữ liệu lớn thêm và đồng thời cần xác định mục tiêu mới để theo đuổi.