Rủi ro là sự gánh chịu các tổn thất do hậu quả của sự không chắc chắn. Có rất nhiều rủi ro phải đối mặt trong quá trình mua sắm. Việc hiểu rõ các loại rủi ro chính phải đối mặt trong quá trình mua sắm giúp đánh giá rủi ro và hoạch định các biện pháp quản lý và hoạt động thực tế cần được thực hiện để giảm thiểu những rủi ro đó.
Phân tích và quản lý rủi ro
Tác động của rủi ro có thể được đo lường bằng khả năng xảy ra sự kiện không mong muốn và hậu quả nếu nó xảy ra. Đối với mục đích lập kế hoạch, tác động của rủi ro có thể giống nhau đối với cả thiệt hại nhỏ (do sự kiện lặp lại có khả năng xảy ra cao) và thiệt hại rất lớn (do sự kiện hiếm gặp). Nhưng hai tình huống sẽ được quản lý theo những cách khác nhau. Ví dụ, sự kiện có khả năng xảy ra cao có thể sẽ ít bị xuất hiện hơn nhờ vào các thủ tục cải tiến và thực hành nghề nghiệp, trong khi bảo hiểm (hoặc tự bảo hiểm) cho thiệt hại của sự kiện hiếm có thể là một giải pháp thay thế thực tiễn hơn.
Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro là một giai đoạn lập kế hoạch nhằm xác định nguồn gốc, xác suất và độ lớn của rủi ro. Nó giúp hướng sự chú ý đến những rủi ro nào cần được chú ý chặt chẽ và có khả năng giảm thiểu rủi ro lớn nhất. Có những rủi ro khác nhau ở mỗi giai đoạn của quá trình mua sắm. Phân tích rủi ro phải là một phần của từng giai đoạn lập kế hoạch mua sắm và được cập nhật thường xuyên.
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro tìm cách giảm thiểu tác động của rủi ro bằng cách giảm khả năng xảy ra và / hoặc giảm các hậu quả có thể tránh được thông qua lập kế hoạch, giám sát và các hành động thích hợp khác. Dù nói chung hay trong trường hợp cụ thể, nhà quản lý mua sắm phải xác định và phân tích tất cả các yếu tố rủi ro có khả năng xảy ra trong một dự án, sau đó quyết định biện pháp quản lý phù hợp nhất cho từng rủi ro / tổ hợp rủi ro. Các biện pháp đáp ứng với các rủi ro có thể bao gồm:
- Phớt lờ
- Giảm
- Chuyển khoản
- Quản lý và
- Quyết định bên nào thích hợp nhất để quản lý từng rủi ro đã xác định.
Cả trong lĩnh vực công hay tư đều không thể tránh được hoàn toàn rủi ro, thay vào đó nó là một phần của môi trường làm việc bình thường mà chúng ta hoạt động. Nó có thể được quản lý ở một mức độ nào đó. Một số biện pháp để quản lý rủi ro dựa trên chất lượng của quá trình mua sắm được áp dụng cho tất cả các hoạt động, trong khi các biện pháp khác có thể nhằm vào các rủi ro cụ thể vốn có trong một số loại mua sắm nhất định.
Một công cụ hữu ích để phân tích rủi ro và tập trung sự chú ý của ban quản lý là ma trận phân tích và quản lý rủi ro. Trong quá trình lập kế hoạch mua sắm, các hoạt động được đặt trên một chuỗi rủi ro từ “thấp” đến “cao” và một chuỗi tác động từ “thấp” đến “cao”, tất cả được thể hiện như trong hình bên dưới.
Lợi ích của quản lý rủi ro
Các lợi ích của quản lý rủi ro hiệu quả bao gồm:
- Sự tự tin hơn về nguồn cung cấp đúng vào thời điểm thích hợp, để đạt được mục tiêu hoạt động cụ thể hơn
- Kiểm soát tốt hơn sự không chắc chắn
- Giảm tác động của rủi ro
- Cải thiện việc ra quyết định
- Các ước tính thực tế ít có khả năng bị vượt quá
- Giao tiếp nhóm mạnh mẽ hơn
- Xác suất thiệt hại thấp hơn đối với hình ảnh của tổ chức.
Trong quản lý rủi ro, điều quan trọng là phải hiểu mức độ mà một bên có quyền kiểm soát rủi ro và khả năng thực hiện điều gì đó đối với rủi ro. Trách nhiệm đối với rủi ro cần được phân bổ theo khả năng quản lý rủi ro của mỗi bên. Nỗ lực buộc một bên phải chịu trách nhiệm về những rủi ro mà bên đó không kiểm soát được có thể dẫn đến tranh chấp và phát sinh thêm chi phí về thời gian hoặc tiền bạc.
Nguồn rủi ro
Rủi ro để mua sắm thành công có thể đến từ một số nguồn như sau:
- Các yếu tố bên ngoài
- Độ phức tạp của dự án
- Lập kế hoạch dự án
- Quy trình mua sắm
- Gian lận, tham nhũng và ứng xử không chuyên nghiệp.
Các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm chính trị, kinh tế và thậm chí cả tự nhiên. Mặc dù các yếu tố chính trị và ngân sách nói chung nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý mua sắm, tuy nhiên, để giảm rủi ro cung cấp chậm trễ, nên bắt đầu quá trình mua sắm với đủ thời gian chuẩn bị.
Sự phức tạp của dự án có thể dẫn đến khó khăn khách quan trong việc xác định các yêu cầu, do các điều kiện không được biết đầy đủ hoặc yêu cầu có thể bị thay đổi vì nhiều lý do khác nhau. Rủi ro có thể được giảm thiểu nhờ sự tham gia sớm của các nhà quản lý mua sắm trong nhóm dự án và bằng cách thường xuyên xem xét các yêu cầu. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như các công trình dân dụng lớn, điều này có thể phải đòi hỏi các thỏa thuận hợp đồng thích hợp để ghi nhận những bất ổn cụ thể liên quan.
Khi việc lập kế hoạch dự án không được thực hiện đúng cách, điều này có thể góp phần vào việc gây ra các kết quả tiêu cực, cũng như tạo ra các xích mích trong quan hệ giữa các đồng nghiệp. Rủi ro có thể được giảm thiểu một cách tốt nhất thông qua sự tham gia sớm của các nhà quản lý mua sắm trong việc lập kế hoạch các hoạt động tương ứng để đảm bảo rằng các yêu cầu đối với và mua sắm được tích hợp đúng cách.
Quá trình mua sắm chứa đựng trong mỗi giai đoạn của nó nhiều rủi ro và hậu quả cụ thể. Quản lý những rủi ro này là một phần trách nhiệm chuyên môn của mỗi nhà quản lý mua sắm.
Gian lận, tham nhũng và hành vi thiếu chuyên nghiệp có thể tham gia vào bất kỳ giai đoạn nào của quá trình mua sắm, gây ra nguy cơ mất nguồn lực của tổ chức và ngân sách cho việc cung cấp không phù hợp, tạo ra những thiệt hại to lớn đối với hình ảnh của tổ chức. Một số biện pháp chính để giảm thiểu những rủi ro này là:
- Quy trình minh bạch
- Sự cạnh tranh
- Phân tách chức năng
- Quy tắc và thủ tục rõ ràng
- Tài liệu tiêu chuẩn
- Đào tạo nghiệp vụ của nhân viên
- Hệ thống kiểm soát hiệu quả
- Trách nhiệm giải trình.
Cạnh tranh, minh bạch và tách biệt các chức năng là nền tảng của giảm thiểu rủi ro, vì chúng đảm bảo bất kỳ hành vi gian lận hoặc tham nhũng nào sẽ luôn bị chú ý. Những điều này cần được nối kết với ban lãnh đạo cấp cao để không bao giờ dung thứ cho những hành vi như vậy, đồng thời cung cấp các hoạt động đào tạo, hệ thống cần thiết, cũng như các quyền hạn và hoạt động kiểm soát phù hợp để nhân viên có thể thực hiện chức năng mua sắm một cách chính xác.
Tất cả những người tham gia vào quá trình mua sắm nên tự coi mình là “nhà quản lý rủi ro” và nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn ở mỗi giai đoạn trong chu trình mua sắm trong cả việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động của họ.
Rủi ro và quản lý rủi ro trong quá trình mua sắm
Luôn tồn tại những rủi ro trong mỗi giai đoạn của quá trình mua sắm và vì vậy đòi hỏi phải có những biện pháp để giảm thiểu những rủi ro đó. Dưới đây liệt kê một số loại rủi ro điển hình, hậu quả có thể xảy ra và những việc cần làm ở mỗi giai đoạn được trình bày sau:
1. Phân tích chiến lược mua sắm và lập kế hoạch của tổ chức:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Không đảm bảo nguồn cung cấp liên tục rất quan trọng của tổ chức | · Không đạt được các kết quả quan trọng của tổ chức · Tổng chi phí mua sắm quá cao. | · Phân tích danh mục đầu tư mua sắm, chức năng & khả năng của tổ chức và thực hiện lập kế hoạch mua sắm chiến lược |
2. Lập kế hoạch hoạt động mua sắm:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Không đủ thời gian sản xuất | · Phản hồi của nhà cung cấp không phù hợp · Giá cao hơn | Cần có sự tham gia của đội ngũ mua sắm trong giai đoạn lập kế hoạch dự án |
3. Xác định các yêu cầu:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Thông số kỹ thuật/Điều khoản tham chiếu/Bảng kê công việc có sự thiên vị hoặc hạn chế | · Khiếu nại về các giao dịch phi đạo đức hoặc không công bằng · Phản ứng của nhà cung cấp không phù hợp. | · Sử dụng thông số hoạt động chức năng · Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế có liên quan nếu có |
| Đặc điểm kỹ thuật/Điều khoản tham chiếu/Bảng kê công việc không phù hợp | · Sự đa dạng đáng kể trong các đề xuất nhận được · Phản hồi không đầy đủ · Cung cấp hàng hóa/dịch vụ không đáp ứng nhu cầu · Khó khăn trong việc đánh giá các đề xuất cạnh tranh · Tồn tại khả năng mà ở đó quá trình đánh giá có thể không phù hợp với việc giám sát | · Tuân theo các lời khuyên trong Sổ tay Mua sắm của tổ chức · Làm quen với các yêu cầu của đặc điểm kỹ thuật/Điều khoản tham chiếu/Bảng kê công việc · Được đào tạo về cách viết thông số kỹ thuật/Điều khoản tham chiếu/Bảng kê công việc · Tìm kiếm các đề xuất một lần nữa và nỗ lực thêm trong các hoạt động quản lý |
| Sự phân tách các yêu cầu (các yêu cầu manh mún, rời rạc) | · Khiếu nại về hành vi phi đạo đức hoặc không công bằng · Không có khả năng đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô · Tổng chi phí mua cao hơn | · Đào tạo những người đề xuất yêu cầu trong mua sắm · Phân tách các chức năng để đảm bảo các vi phạm có thể được xác định và ngăn chặn |
4. Tìm nguồn cung ứng:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Tiếp cận thị trường sai | · Phản hồi của nhà cung cấp không đầy đủ hoặc không phù hợp · Giá cao · Lựa chọn phương thức mua sắm không phù hợp | · Phân tích thị trường cung ứng |
| Trình bày sai sự thật bởi các nhà cung cấp tiềm năng | · Khiếu nại về giao dịch phi đạo đức hoặc không công bằng · Vi phạm hợp đồng | · Xác minh độc lập năng lực của nhà cung cấp |
| Thông tin lỗi thời về các nhà cung cấp tiềm năng | · Phản hồi của nhà cung cấp không đầy đủ | · Duy trì danh sách nhà cung cấp |
5. Lựa chọn chiến lược mua sắm:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Các yêu cầu bị trì hoãn tạo ra các trường hợp khẩn cấp giả tạo | · Khiếu nại về các giao dịch phi đạo đức hoặc không công bằng · Tổng chi phí mua cao hơn | · Sự tham gia sớm của đội ngũ nhân lực mua sắm trong việc lập kế hoạch dự án · Đào tạo những người xây dựng yêu cầu · Tìm kiếm sự điều chỉnh cho các trường hợp khẩn cấp · Khi không điều chỉnh được, thì thực hiện theo quy trình mua sắm thông thường |
| Lựa chọn chiến lược mua sắm không phù hợp | · Kết quả không tương xứng hoặc không phù hợp · Không đạt được giá trị tốt nhất | · Thống nhất về kết quả và mục tiêu mong muốn với khách hàng · Tìm kiếm các đề xuất một lần nữa và nỗ lực thêm trong hoạt động quản lý |
6. Chuẩn bị và phát hành HSMT:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Sử dụng các tiêu chí đánh giá không phù hợp | · Kết quả không tương xứng hoặc không phù hợp · Không đạt được giá trị tốt nhất | · Xem xét nội hàm của các tiêu chí đánh giá · Tìm kiếm các đề xuất một lần nữa và nỗ lực thêm trong công tác quản lý |
| Các điều khoản và điều kiện không thể chấp nhận đối với nhà cung cấp. | · Đem đến chi phí cho các đề xuất · Nhiều tiêu chuẩn chuyên môn cho các gói thầu · Quá ít HSDT | · Kiểm tra thị trường · Xây dựng các điều khoản có thể chấp nhận được về mặt thương mại · Sử dụng các điều kiện tiêu chuẩn của hợp đồng · Kiểm tra xem trách nhiệm đối với các rủi ro có bị gán cho nhà cung cấp vì các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của họ hay không |
| Sự không chắc chắn của các nhà cung cấp vì những điều kiện mới và bất thường trong hợp đồng | · Đem đến chi phí cho các đề xuất · Gián đoạn · Tác động bất lợi đến sự công nhận chuyên môn của tổ chức. | · Sử dụng các điều kiện tiêu chuẩn · Tìm kiếm sự chấp thuận của bộ phận pháp lý đối với các điều kiện của hợp đồng · Phân bổ rủi ro một cách hợp lý |
| Cung cấp thông tin không đầy đủ | · Đem đến chi phí cho các đề xuất · Sự thay đổi lớn trong các đề xuất · Khó khăn trong việc làm rõ và đóng các đề xuất vì có nhiều yêu cầu làm rõ từ nhà cung cấp | · Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo phù hợp · Xem xét tài liệu trước khi phát hành · Hiểu biết thị trường của mình |
| Thiên vị trong việc cung cấp thông tin | · Khiếu nại của nhà cung cấp · Sự can thiệp chính trị · Rút đề xuất | · Thực hiện các quy trình tiêu chuẩn hóa để trả lời các câu hỏi · Thông báo cho tất cả các nhà cung cấp tất cả các câu trả lời đối với các câu hỏi đã nhận được |
7. Nhận và mở các đề xuất (mở thầu):
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Vi phạm về tính bảo mật | · Khiếu nại của nhà cung cấp · Sự can thiệp của chính trị · Sự nghi ngờ của nhà cung cấp | · Thiết lập các thủ tục an ninh chính thức · Thực hiện kiểm tra và đánh giá bảo mật thường xuyên · Tư vấn cho nhà cung cấp các biện pháp an ninh · Đào tạo nhân viên. |
8. Đánh giá:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Không tuân thủ các quy trình đánh giá hiệu quả. | · Không nhất quán trong đánh giá chào hàng · Có khả năng xảy ra tình huống khó xử về đạo đức · Tính chủ quan trong kết quả đánh giá | · Thực hiện đánh giá thường xuyên các thủ tục · Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo phù hợp và có kinh nghiệm. |
| Không đáp ứng được nhu cầu | · Yêu cầu đấu thầu lại | · Đảm bảo thông số kỹ thuật dễ hiểu · Hiểu biết thị trường |
| Thất bại trong việc đánh giá để nhận diện được người trúng thầu rõ ràng, dẫn đến việc lựa chọn theo chủ quan hoặc theo tiêu chí mới | · Khiếu nại về hành vi phi đạo đức hoặc không công bằng | · Đảm bảo rằng các tiêu chí lựa chọn phù hợp, được xác định rõ và có thể đo lường trước khi mời thầu |
| Lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp | · Nhà cung cấp không hoàn thành hợp đồng. | · Thực hiện kiểm tra tài chính và kỹ thuật đối với nhà cung cấp trước khi trao hợp đồng · Từ chối các đề nghị từ những nhà cung cấp không được chấp nhận · Cải thiện các thủ tục đánh giá. |
| Lựa chọn hàng hóa/dịch vụ không phù hợp | Hàng hóa/dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu | · Đảm bảo rằng người dùng tham gia vào quá trình đánh giá · Cải thiện các quy trình đánh giá kỹ thuật chịu trách nhiệm xử lý các tài liệu thiếu tin cậy |
| Không đủ số lượng phản hồi | · Cần bắt đầu mua sắm lại · Chậm trễ tiến độ mua sắm · Giá trị được đo bằng tiền kém do sự cạnh tranh hạn chế | · Sử dụng một cách thức đã được công nhận để thông báo cho các nhà cung cấp về yêu cầu · Dành đủ thời gian để nhà cung cấp chuẩn bị chào hàng · Cân nhắc công bố các ước tính về ngân sách mua hàng chính trong hai đến ba năm |
| Không có phản hồi từ các nhà cung cấp chất lượng có tiếng tăm | · Không đáp ứng được nhu cầu · Sự không chắc chắn nhiều hơn về khả năng của nhà cung cấp | · Tìm kiếm sự tham gia sớm của ngành. · Biết thị trường của mình · Yêu cầu đấu thầu từ các nhà cung cấp được chọn |
9. Xem xét và trao hợp đồng:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Không nhận được phê duyệt hợp đồng | · Sự chậm trễ trong việc trao hợp đồng | · Đảm bảo tuân thủ trong suốt quá trình đối với các quy tắc và thủ tục · Đảm bảo đầy đủ tài liệu về quy trình |
10. Hoàn thiện và phát hành hợp đồng:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Sự che dấu các kỳ vọng khác nhau của người mua và nhà cung cấp | · Tranh chấp hợp đồng · Giao hàng chậm trễ · Sự thay đổi chi phí có thể có | · Xác định các điều khoản một cách cẩn thận · Ghi lại nghĩa vụ của mỗi bên · Làm rõ mọi điều còn mơ hồ trước khi ký hợp đồng · Giữ tài liệu đầy đủ và chính xác |
| Bế tắc về chi tiết của thỏa thuận | · Sự chậm trễ trong giao hàng · Cần bắt đầu lại việc mua sắm · Tăng chi phí do hành động pháp lý | · Nghiên cứu cách tốt hơn để chia sẻ rủi ro · Phân biệt giữa các mục tiêu và yêu cầu thiết yếu và không thiết yếu để đàm phán |
| Nhượng bộ quá mức cho nhà cung cấp | · Giảm giá trị đồng tiền · Tuyên bố về các hoạt động phi đạo đức và không công bằng · Mua sản phẩm kém phù hợp · Sử dụng tài nguyên không hiệu quả | · Đàm phán về các điều khoản thương mại · Đảm bảo rằng các nhà đàm phán được đào tạo đầy đủ |
| Không đảm bảo các điều kiện bắt buộc. | · Không có khả năng hoàn thành hợp đồng · Sự chậm trễ trong giao hàng · Các thay đổi có thể có trong chi phí · Sử dụng tài nguyên không hiệu quả. | · Phân biệt giữa yêu cầu thiết yếu và những yêu cầu khác trước khi thương lượng · Xem xét các thay đổi trong hợp đồng. · Từ chối đề xuất. |
| Yêu cầu hoàn toàn không công bằng hoặc khó khăn cho nhà cung cấp trong các điều kiện hợp đồng | · Tranh chấp hợp đồng · Hợp đồng không hợp lệ · Hành động pháp lý · Mối quan hệ làm việc kém với nhà cung cấp | · Đàm phán về các điều khoản thương mại · Cân nhắc tính công bằng và hợp lý của các điều khoản · Đảm bảo rằng các nhà đàm phán được đào tạo đầy đủ |
| Không phản ánh đúng các điều khoản đã đưa ra và thỏa thuận trong hợp đồng | Tranh chấp hợp đồng | · Kiểm tra lần cuối dự thảo hợp đồng với nhà cung cấp · Lưu giữ hồ sơ của tất cả các cuộc đàm phán và thỏa thuận |
| Vô tình tạo một hợp đồng mà không có sự chấp thuận thích hợp từ trước | · Tăng chi phí để thương lượng ngoài hợp đồng và thanh toán thiệt hại · Cam kết các công việc liên quan khác trước hợp đồng chính | · Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo thích hợp · Thiết lập thủ tục để đảm bảo rằng trước tiên phải nhận được sự chấp thuận thích hợp |
11. Quản lý hợp đồng:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Sự thay đổi về giá cả và ngoại hối | Vượt chi phí | · Thống nhất về giá cả và cơ sở của giá cả · Xác định cơ sở và công thức để tính toán các thay đổi trong HSMT |
| Sự không thiện chí của nhà cung cấp trong việc chấp nhận hợp đồng. | · Sự chậm trễ trong giao hàng · Yêu cầu bắt đầu lại việc mua sắm | · Tìm kiếm giải pháp pháp lý nếu việc không chấp nhận gây ra tổn thất · Đàm phán về các mối quan tâm của nhà cung cấp nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng |
| Một trong hai bên không đáp ứng các điều kiện của hợp đồng | · Tranh chấp hợp đồng · Không đáp ứng được hoặc một phần không đáp ứng được nhu cầu · Sự chậm trễ · Không ai có thể làm việc trong dự án hoặc mua sắm · Hành động pháp lý | · Xem lại hồ sơ hoạt động trong quá khứ · Đảm bảo quản lý hợp đồng phù hợp · Tổ chức kiểm tra thường xuyên và nhận báo cáo tiến độ · Đảm bảo rằng tất cả nhân viên làm việc trong dự án đều biết các điều kiện hợp đồng và trách nhiệm của người mua · Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ thích hợp · Duy trì hồ sơ và tài liệu chính xác |
12. Hậu cần:
| Rủi ro | Hậu quả có thể xảy ra | Giải pháp |
| Để cho nhà cung cấp lựa chọn các nhà giao nhận vận tải. | · Nhiều nhà giao nhận vận tải khác nhau xử lý việc vận chuyển hàng hóa của tổ chức · Không kiểm soát hoạt động của các nhà giao nhận trong trường hợp chậm trễ | · Lựa chọn Incoterm phù hợp để quyền kiểm soát các nhà giao nhận vận tải thuộc quyền kiểm soát của tổ chức · Thỏa thuận dài hạn với các nhà giao nhận hàng hóa đủ tiêu chuẩn |
| Vận chuyển hàng hóa nhất định mà không có giấy phép nhập khẩu hàng hóa của chính phủ nước nhận | · Hàng hóa đã về nhưng không được nhập cảnh · Người nhận có thể được yêu cầu thanh toán chi phí lưu trữ trong cảng và phí tàu chợ cho đến khi giấy phép/ủy quyền được cấp · Hàng hóa có thể hư hỏng hoặc mất tích trong thời gian chờ đợi | · Tìm hiểu về các quốc gia yêu cầu giấy phép cho hàng hóa · Yêu cầu các giấy phép như vậy đã có trước, do vậy triển khai xin các loại giấy phép như vậy càng sớm càng tốt |