Thuê nhà thầu cho các dự án là cách phổ biến nhất hiện nay để thực hiện công việc xây dựng. Tuy nhiên, việc thuê một nhà thầu không có các quy tắc rõ ràng và cụ thể sẽ làm tăng đáng kể rủi ro thực hiện dự án. Nhiều người quản lý dự án không nhận thức được tất cả các rủi ro mà họ đang gánh chịu, và do vậy, bị thất bại do không thực hiện các hành động phòng ngừa.
Bài viết này trình bày một số hành động nên được thực hiện bởi người quản lý dự án để chủ động tránh hoặc giảm thiểu rủi ro khi thuê nhà thầu thực hiện dự án và tăng cường hiệu suất dự án thông qua quản trị hợp đồng tốt hơn. Trong thực tế, việc thiếu thời gian để lập kế hoạch hợp đồng đầy đủ buộc người quản lý dự án phải thực hiện hợp đồng với các nhà thầu không có phạm vi công việc chi tiết, cũng như những nhà thầu không có được sự đánh giá tốt (về các đề xuất thầu). Do không đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch, các vấn đề thông thường sẽ xuất hiện như sự chậm trễ tiến độ, dự án hoàn thiện vượt mức và nhà thầu yêu cầu đòi phải trả thêm.
Mục tiêu chính của bài viết này là cung cấp một số bước có thể được thực hiện ngay lập tức bởi người quản lý dự án của bất kỳ loại dự án xây dựng nào để giảm thiểu rủi ro hợp đồng, để tạo điều kiện quản lý hợp đồng, cũng như cải thiện kết quả mong đợi.
Nhà thầu – Một trong những nguồn chính của vấn đề đối với các dự án xây dựng
Mặc dù việc thuê các nhà thầu để thực hiện các dự án xây dựng các loại là một thông lệ, nhưng có nhiều vấn đề lại thuộc về phía các công ty đi thuê. Các công ty đi thuê không phải lúc nào cũng sẵn sàng để chủ động hạn chế những rủi ro này. Người ta ít chú ý và vì vậy không đưa ra các hành động để ngăn chặn các vấn đề phổ biến, và khi ấy các nhà quản lý dự án cuối cùng phải đối phó tình huống, từ đó có thể dẫn đến việc gây ra tổn thất tài chính đáng kể cho công ty đi thuê.
Những rủi ro thường gặp nhất của công ty đi thuê là:
- Rủi ro tài chính và lao động;
- Tai nạn trên công trường làm việc;
- Chậm trễ trong thực hiện dự án và vượt ngân sách dự án;
- Rủi ro nhận phải một sản phẩm chất lượng/độ bền thấp; và
- Rủi ro không nhận được bảo hành từ các nhà thầu.
Khi ký hợp đồng với một công ty khác để thực hiện một phần hoặc toàn bộ dự án, điều đó không có nghĩa là công ty đi thuê có thể chuyển 100% rủi ro cho nhà thầu. Trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về công ty đi thuê. Hiếm khi nào có thể đẩy cho các nhà thầu các khoản tiền phạt, hoặc chi phí cho việc sửa chữa lớn và / hoặc sự chậm trễ có thể xảy ra.
Nếu không có hành động phòng ngừa chống lại rủi ro, lợi nhuận theo kế hoạch từ hợp đồng có thể dễ dàng biến thành khoản lỗ lớn cho công ty đi thuê. Để đảm bảo lợi thế hợp tác với các nhà thầu, công ty đi thuê phải chuẩn bị cho toàn bộ quy trình hợp đồng, chú ý đặc biệt đến các tài liệu được thực hiện bởi các ứng viên thầu phụ, và cần tạo ra một kế hoạch ứng phó rủi ro tốt.
Cách phòng ngừa rủi ro
Hai yếu tố cơ bản trong việc ngăn ngừa rủi ro phát sinh khi thuê nhà thầu: chính sách hợp đồng của công ty và thái độ của người quản lý dự án. Các chính sách hợp đồng của công ty đi thuê có thể gây ra nhiều hạn chế trong công việc quản lý dự án (ví dụ: nhiều công ty luôn thuê các nhà thầu cung cấp giá thấp nhất mà không phân tích cơ cấu bộ máy hoặc kinh nghiệm của họ). Thay đổi chính sách của công ty là khó khăn, bởi vì nó phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng và quyền tự chủ của người quản lý dự án trong tổ chức. Tuy nhiên, thay đổi thái độ phòng ngừa chống lại rủi ro trong quá trình ký kết hợp đồng là hoàn toàn khả thi bởi vì nó chỉ tùy thuộc vào người quản lý dự án. Người quản lý dự án đóng vai trò quyết định trong quá trình ký kết hợp đồng và quản lý nhà thầu, và do đó phải luôn sử dụng các thực hành tốt nhất nhiều có thể để giúp giảm thiểu rủi ro.
Dựa trên các quy trình quản lý mua sắm trong PMBOK, có thể đề xuất bốn bước có thể giúp người quản lý dự án để quản lý hiệu quả nhà thầu:
Bốn bước này sẽ được xây dựng chi tiết hơn như sau:
Lập kế hoạch hợp đồng – Dành thời gian để thực hiện đúng
Một trong những vấn đề đầu tiên mà người quản lý dự án gặp phải khi thuê nhà thầu cũng thường là một trong những trở ngại lớn nhất trong toàn bộ dự án: thiếu thời gian! Nhiều lần việc xây dựng cần phải bắt đầu ngay sau khi ký hợp đồng, buộc công ty đi thuê chỉ chọn những nhà thầu có thể bắt đầu ngay lập tức. Vì nhiều công ty không có danh sách cập nhật các nhà thầu sơ tuyển, việc thiếu thời gian chuẩn bị ban đầu này có thể gây ra thất bại trong việc ký kết hợp đồng.
Để bắt đầu một hợp đồng đúng cách, trước tiên, chúng ta cần phải dành đủ thời gian để chuẩn bị quy trình hợp đồng. Điều cần thiết là phải xác định chính xác những gì sẽ được ký hợp đồng và theo cách nào – để quyết định sẽ có bao nhiêu nhà thầu được yêu cầu báo giá, và để chuẩn bị phạm vi chi tiết công việc đi kèm với mỗi hợp đồng. Một điều quan trọng nữa là phải xác định đúng lúc các tiêu chí lựa chọn nhà thầu (chi phí, cơ cấu, tài liệu giới thiệu, hồ sơ) và các yêu cầu để gửi cho mỗi công ty.
Khi chuyển qua giai đoạn ký kết hợp đồng, trước tiên, cần phải dành một khoản đầu tư của công ty tuyển dụng để phòng ngừa rủi ro. Trong thực tế, việc thuê nhà thầu đầu tiên sẵn có để bắt đầu công việc ngay lập tức dường như là lối thoát duy nhất cho người quản lý dự án. Tuy nhiên, kết quả của thực tiễn này cho thấy mọi thứ không diễn ra theo cách thức như vậy. Các nhà thầu được thuê trong trường hợp này hầu như không bao giờ đáp ứng được nhu cầu thực sự của công ty, và thuê một nhà thầu theo cách này không đảm bảo rằng dự án của chúng ta sẽ được bàn giao đúng hạn. Lập kế hoạch hợp đồng là điều cần thiết để hợp tác thành công và trong quá trình ký kết hợp đồng, người quản lý dự án phải tuân thủ các tiêu chí lựa chọn được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch.
Chọn nhà thầu – Sử dụng tiêu chí đã được hoạch định
Dựa trên các đề xuất của nhà thầu, người quản lý dự án và nhóm của mình phải chọn nhà thầu dựa trên những lợi thế và rủi ro mà mỗi đơn vị có thể mang lại cho dự án. Một phần cần thiết trong việc đánh giá một nhà thầu là cần xem xét:
- Tài liệu của công ty và nhân viên,
- Lời giới thiệu tốt của công việc trong quá khứ,
- Giá,
- Cơ cấu công ty
Thuê một nhà thầu mà không có bất kỳ tài liệu, thông tin nào của họ (hoặc về họ) có thể sẽ gây ra sự thất bại cho toàn bộ dự án. Tranh chấp lao động và các cuộc chiến pháp lý có thể gây ra tổn thất nghiêm trọng cho công ty đi thuê. Nếu công ty được thuê từ bỏ bất kỳ yêu cầu nào, thì cuối cùng nó cũng tác động ngược lại cho công ty đi thuê. Vì vậy, cần phải cẩn trọng, cần phải xác minh tài liệu của nhà thầu và giữ một sổ đăng ký cập nhật trong toàn bộ dự án.
Ngoài ra, một điều quan trọng khác nữa cũng cần chú ý, đó là phải kiểm tra các tài liệu giới thiệu cho nhà thầu đối với các công việc đã từng thực hiện trước đây, với mục đích là: (1) để xem liệu bất kỳ công việc nào trước đây của họ có tương tự về kích thước, độ phức tạp và chất lượng hoàn thiện với dự án hiện tại hay không; và (2) để xác nhận rằng mối quan hệ giữa nhà thầu và công ty đi thuê trước đó là tốt đẹp, và đặc biệt, cần tìm hiểu xem nhà thầu có hỗ trợ và thực hiện bảo hành trong các vấn đề xây dựng trước đó hay không.
Giá nhà thầu đề xuất không nên được coi là tiêu chí duy nhất cho quá trình ký kết hợp đồng. Điều chắc chắn là giá cả rất quan trọng và người quản lý dự án sẽ luôn cố gắng để có được kết quả tài chính tốt nhất cho công ty của mình. Công ty đi thuê tin rằng chi phí tiết kiệm từ mức giá thấp hơn sẽ bù đắp cho rủi ro phải chịu – nhưng thường thì, đây là một quyết định hay sai lầm. Người ta nhận thấy rằng thuê nhà thầu rẻ hơn hiếm khi là giải pháp chi phí thấp.
Cùng với việc phân tích các đề xuất giá, bản thân các nhà thầu phải được đánh giá. Một nhà thầu không có cơ cấu phù hợp có thể không có điều kiện thích hợp để thực hiện hợp đồng đúng thời hạn và với chất lượng mong đợi. Do đó, công ty đi thuê phải tạo ra áp lực nặng hơn cho các nhà thầu với cơ cấu phù hợp nhất: nhân công đủ và được đào tạo, thiết bị phù hợp và đội ngũ kỹ thuật được đào tạo. Trong phần lớn các tình huống như vậy, cũng đáng cho chúng ta để thanh toán trước một chút để có được một nhà thầu tốt hơn – người có thể thực hiện hợp đồng theo quy định, mà không gây ra vấn đề có thể gây ra tổn thất lớn trong hoặc sau khi thực hiện dự án.
Quản trị hợp đồng – Tất cả phải THỰC SỰ được kiểm soát
Khi có một hợp đồng chi tiết với tất cả các điều kiện đã thỏa thuận, công việc sẽ bắt đầu tại công trường. Từ lúc này trở đi, người quản lý dự án có trách nhiệm làm cho các nhà thầu hoàn thành mọi thứ trong hợp đồng, áp dụng tất cả mọi nỗ lực của mình để quản lý hợp đồng một cách tốt nhất có thể. Một trong số ít những điều mà người quản lý dự án biết chắc chắn là mọi thứ sẽ thay đổi và có thể cần phải thay đổi hợp đồng trong quá trình thực hiện dự án.
Để kiểm soát hợp đồng (và dự án), lập kế hoạch tốt là điều tối cần thiết. Nếu giả sử rằng việc lập kế hoạch đầy đủ đã được thực hiện, người quản lý dự án và toàn đội phải làm việc để theo sát hiệu suất của các nhà thầu, so sánh hiệu suất đó với các yêu cầu hợp đồng. Nhiều sự kiện khác nhau có thể xảy ra trong suốt tiến trình như: các mốc dự án không được đáp ứng, dẫn đến việc kích hoạt các điều khoản phạt đối với các nhà thầu; việc sửa đổi thiết kế hoặc thay đổi yêu cầu từ khách hàng cuối có thể xảy ra v.v…Tất cả những điều này có thể gây ra sự thay đổi phạm vi công việc, thời gian và chi phí dự án. Vì lý này, đội ngũ quản lý dự án phải liên tục nhận thức được tất cả các thay đổi và giữ cho hợp đồng được đồng bộ hóa với công việc thực tế đã được hoàn thành trên công trường làm việc.
Một khía cạnh khác cần chú ý trong suốt quá trình quản lý hợp đồng là việc giao tiếp. Nhóm dự án phải có một kế hoạch truyền thông và phải luôn sử dụng nó. Người quản lý dự án phải liên tục nhận thức được rằng thông tin trao đổi qua các kênh chính thức có khả năng tác động đến hợp đồng, và do đó, phải được theo dõi chặt chẽ.
Ngoài sự chú ý về thời gian, chi phí và chất lượng dự án, chúng ta cũng cần phải theo sát các tài liệu của nhà thầu trong suốt quá trình thực hiện để tránh những bất ngờ, chẳng hạn như các vấn đề pháp lý trong tương lai. Những tài liệu này có tác động rất lớn đến thành công của dự án, và ở một số quốc gia, nó phải được lưu giữ trong vòng 20 năm.
Kiểm soát hợp đồng có nghĩa là phải theo sát các kết quả của nhà thầu, để lưu ý mọi sai lệch so với kế hoạch và thường xuyên thực hiện các phân tích xu hướng. Để hiệu chỉnh những sai lệch, người quản lý dự án phải quyết định những hành động nào cần phải được thực hiện để đưa dự án trở lại đúng với những gì đã được lên kế hoạch.
Hành động khắc phục – Thực hiện các hành động dựa trên dữ liệu đáng tin cậy
Làm thế nào người ta có thể xác định hành động nào là cần thiết để đưa dự án trở lại đúng hướng? Câu trả lời là: theo sát các kết quả thu được từ các nhà thầu, so sánh chúng với hợp đồng và tiến độ dự án. Do khả năng lập kế hoạch không đầy đủ trong phần lớn các nhà thầu, nên tổng thầu có nghĩa vụ phải kiểm soát chặt chẽ các công việc của nhà thầu và cố gắng lường trước mọi vấn đề.
Theo dõi năng suất của nhân công của nhà thầu không phải là trách nhiệm của đội ngũ tổng thầu, nhưng chúng ta đều biết rằng điều này thường là cần thiết bởi vì rất ít nhà thầu có sự kiểm soát thực sự đối với năng suất công nhân của mình. Vấn đề lớn nhất là nhiều tổng thầu không chuẩn bị các cấu trúc quy hoạch cần thiết để theo sát công việc của nhà thầu. Cách làm này có thể khiến công ty đi thuê chỉ nhận thấy một vấn đề khi có một cột mốc quan trọng nào đó không đạt được đúng hạn.
Dựa trên kế hoạch dự án và phạm vi của hợp đồng, người quản lý dự án cần lường trước các vấn đề bằng cách gặp gỡ thường xuyên với nhà thầu để quyết định cùng nhau, nếu cần thiết, phải thực hiện ngay những hành động khắc phục. Các kế hoạch hành động thu được từ những cuộc họp này phải được đội ngũ quản lý dự án tuân theo để đảm bảo hiệu quả của chúng. Các nhà thầu liên tục không tuân theo kế hoạch quy định phải xem xét lại hợp đồng và tùy theo đánh giá, hợp đồng của họ có thể bị hủy bỏ.
Lập kế hoạch và kiểm soát – Không có quản lý HIỆU QUẢ nếu không có Kiểm soát HIỆU QUẢ
Kế hoạch làm việc của các nhà thầu là cơ sở để kiểm soát hợp đồng. Điều này có nghĩa là sẽ không có sự kiểm soát hiệu quả nếu không có kế hoạch cụ thể. Sau khi quyết định tiến độ thi công cuối cùng, thời hạn chính được đưa vào hợp đồng của các nhà thầu sẽ là các ràng buộc để đảm bảo rằng các giai đoạn quan trọng nhất của dự án sẽ được giao đúng thời hạn cho tổng thầu. Các mục tiêu hiệu suất và năng suất cũng được xác định rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát thực hiện dự án.
Định kỳ, nhóm quản lý dự án phải cập nhật các điều khiển dự án, tính toán chỉ số hiệu suất thực tế và so sánh nó với kế hoạch dự án. Tần suất của các cập nhật này sẽ phụ thuộc vào độ dài và loại dự án, nhưng thường thì cập nhật hàng tuần là đủ. Với những sai lệch đã được xác định, người quản lý dự án phải gặp nhà thầu và xác định chiến lược sửa chữa các vấn đề và đưa dự án trở lại phù hợp với kế hoạch.
Để giảm bớt các vấn đề có thể xảy ra do nhà thầu thiếu chuyên môn quản lý, nhóm dự án có thể giúp xác định vấn đề (ví dụ: năng suất thấp) và đề xuất các giải pháp để đảm bảo rằng dự án sẽ thành công trong việc đáp ứng những yêu cầu hợp đồng. Nỗ lực lập kế hoạch bổ sung này của tổng thầu sẽ được bù đắp bằng cách giảm thiểu rủi ro cho toàn bộ dự án xây dựng và bằng cách đảm bảo kiểm soát tốt hơn các hành động của nhà thầu.
Điều quan trọng cần nhớ là giai đoạn lập kế hoạch không kết thúc khi công việc xây dựng bắt đầu; các kế hoạch hành động được tạo ra từ các hoạt động kiểm soát phải luôn được tuân theo và thực hiện xuyên suốt quá trình thực hiện dự án. Nếu tác động rủi ro là lớn, hoặc nếu mức độ rủi ro của hợp đồng thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, có lẽ kế hoạch dự án cần phải được thay đổi. Đội ngũ quản lý dự án phải cảnh giác, giữ cho thông tin dự án và kế hoạch dự án tồn tại trong suốt quá trình thực thi. Từ đó sẽ giúp ích cho các hành động kiểm soát.
Nói tóm lại, sự kiểm soát hiệu quả là gì? Câu trả lời là: theo dõi công việc của các nhà thầu một cách chặt chẽ, sử dụng một kế hoạch dự án cập nhật, với thông tin hiệu suất cập nhật chi tiết từ công trường làm việc.
Kết luận
Để quá trình thuê các nhà thầu phụ không biến thành một kinh nghiệm khó khăn cho tổng thầu, cần phải cho người quản lý dự án cùng với nhóm của mình đủ thời gian để hoàn thành đúng quy trình thuê. Không tuân theo một số bước cần thiết trước khi thuê các nhà thầu phụ, có thể làm tăng đáng kể rủi ro của dự án. Kết quả của các thỏa thuận thầu phụ thực hiện kém là một số vấn đề tài chính gây thiệt hại nhất có thể xuất hiện rất lâu sau khi dự án được bàn giao, thông qua tranh chấp lao động, vấn đề chất lượng, v.v … Áp dụng tư duy phòng ngừa rủi ro hợp đồng là nghĩa vụ của người quản lý dự án; và công ty cần phải cung cấp cho người quản lý dự án đó sự hỗ trợ cần thiết. Bên cạnh đó, các tổng thầu cũng phải tránh lựa chọn các nhà thầu phụ chỉ bởi vì lý do duy nhất là họ là nhà cung cấp có chi phí thấp.