Thế nào là thực hành tốt trong mua sắm?
Thực hành tốt trong mua sắm được mô tả như một triết lý quản lý cung ứng bao gồm một tập hợp các thực hành phổ biến, và đã tồn tại qua thời gian lâu dài. Những thực hành này được thiết lập bởi các tổ chức hàng đầu nhằm phục vụ cho các hoạt động mua sắm của họ với mục đích cải thiện một cách liên tục và nhất quán các chi tiêu, cũng như tối ưu hóa nền tảng nhà cung cấp. Kết quả là, những tổ chức này có thể tăng lợi tức đầu tư và đạt được các giá trị cốt lõi để từ đó duy trì và phát triển lâu dài.
Dưới đây trình bày một số thực hành tốt trong mua sắm
Tạo quy trình minh bạch
Tính minh bạch trong mua sắm có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể xem hồ sơ, đơn đặt hàng và thông số kỹ thuật ở bất kỳ giai đoạn nào trong suốt tiến trình mua sắm. Chúng ta cũng có thể quản lý mua hàng thông qua một nền tảng chung. Điều này sẽ đảm bảo giao tiếp mở và trách nhiệm trong quá trình mua sắm cho cả người mua và người bán.
Nếu không có phân tích dữ liệu và tự động hóa, các công ty có thể bỏ lỡ các khoản giảm giá, gửi nhiều yêu cầu hơn và có thể phải chi tiêu rủi ro / mờ ám nhiều hơn. Những vấn đề này làm cho việc mua sắm không mang lại lợi nhuận và lợi thế cho doanh nghiệp của chúng ta. Nhưng tính minh bạch sẽ đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ tốt hơn, thực hành mua hàng chiến lược và giảm chi phí, từ đó mang lại cho chúng ta nhiều thuận lợi hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Để đảm bảo tính minh bạch trong mua sắm, hãy làm theo các bước sau:
- Lập kế hoạch và thực hiện các chính sách mua sắm chiến lược: Tạo chiến lược mua sắm để tối đa hóa tỷ suất hoàn vốn (ROI) và chia sẻ các quy tắc này với mọi người trong tổ chức của chúng ta.
- Ghi lại đúng từng bước của quy trình: Luôn ghi lại thông tin chính về tiến trình của mỗi đơn hàng. Càng nhiều dữ liệu, càng tốt.
- Quản lý và cập nhật danh sách nhà cung cấp được phê duyệt thường xuyên: Giữ thông tin liên lạc của người bán đáng tin cậy trong khi theo dõi các liên hệ và cơ hội mới.
- Tạo hợp đồng mua sắm khôn ngoan: Lưu trữ hợp đồng điện tử để thực hiện chúng đơn giản như kéo, thả và hoàn thành.
- Thực hiện kiểm toán thường xuyên: Giữ ngay cả những nhà cung cấp đáng tin cậy nhất theo tiêu chuẩn cao. Đánh giá hiệu suất của họ thường xuyên để đảm bảo họ luôn đáp ứng nhu cầu của mình ở mức giá cạnh tranh.
Thu hút các nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp là rất quan trọng đối với thành công của tổ chức của chúng ta. Phân phối sản phẩm thiết yếu và bảo trì thường xuyên là các thành phần chính để điều hành một doanh nghiệp một cách chiến lược. Nhưng để đảm bảo các nhà cung cấp cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao, đáng tin cậy và luôn đúng hạn (và ở mức tốt nhất) đòi hỏi chúng ta phải có mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp của mình.
Làm thế nào để thu hút các nhà cung cấp một cách chiến lược để đảm bảo mua sắm:
- Duy trì giao tiếp rõ ràng, cởi mở. Truyền đạt rõ ràng các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp. Có một hệ thống tại chỗ để đảm bảo giao hóa đơn.
- Thiết lập kỳ vọng với các nhà cung cấp từ sớm. Tận dụng kiến thức của chúng ta về thị trường để có thể giữ các nhà cung cấp của mình tuân theo tiêu chuẩn đó.
- Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp thường xuyên. Bằng cách đánh giá chất lượng hàng hóa và dịch vụ đã được bàn giao/cung cấp, chúng ta sẽ đảm bảo công ty của mình sẽ nhận được các giá trị tốt nhất từ khoản đầu tư đã bỏ ra.
- Trả tiền nhà cung cấp đúng hạn. Thúc đẩy việc thanh toán nhanh chóng từ chính trong công ty của mình. Các nhà cung cấp sẽ ưu tiên cho công ty của chúng ta nếu chúng ta ưu tiên công ty của họ.
- Giữ ý thức cạnh tranh. Biết thị trường nhà cung cấp của mình và sự khác biệt giữa nhà cung cấp của mình so với các đối thủ cạnh tranh khác của họ, để đảm bảo rằng công ty của mình có được điều tốt nhất.
Quản lý hợp đồng kỹ thuật số
Quản lý hợp đồng là một phần không thể thiếu trong chu trình mua sắm. Một kế hoạch được thiết lập tốt sẽ hỗ trợ các nhà quản lý hợp đồng quản lý hợp đồng một cách phù hợp.
Như chúng ta đều biết, việc chuyển đổi kỹ thuật số cho các hoạt động mua sắm là không thể tránh khỏi. Một khi vận hành trên nền tảng số, các thông tin về đơn đặt hàng, lập hóa đơn và các xem xét lại đều được lưu trữ, kèm theo là các dấu vết thay đổi, hiệu chỉnh trên hệ thống nếu có.
Chúng ta có thể tránh xa những cạm bẫy mua sắm bằng cách chuyển quy trình quản lý hợp đồng sang điện toán đám mây. Bằng cách chuyển quy trình quản lý hợp đồng sang điện toán đám mây, các công ty có thể giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa tính minh bạch của mình. Điện toán đám mây cho phép một hệ thống tập trung và dễ truy cập, có thể tiết kiệm được nhiều chi phí, trong khi có thể lưu trữ tài liệu mua sắm một cách an toàn.
Tự động hóa việc mua sắm
Chi phí mua sắm không hiệu quả tiêu tốn cho doanh nghiệp rất nhiều tiền hàng năm. Hiệu quả mua sắm sẽ tiết kiệm về cả thời gian và tiền bạc cho công việc kinh doanh của chúng ta, từ đó cho phép chúng ta dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào khách hàng của mình. Kết quả là sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng lên. Nhưng để đạt được mức hiệu quả, chúng ta cần tự động hóa trong quy trình mua sắm của mình.
Số hóa không chỉ là một xu hướng. Mọi công ty muốn tối đa hóa sự tăng trưởng trong khi mở rộng cần phải thích nghi với các cơ hội mà bối cảnh kỹ thuật số ngày nay đem lại. Với các ứng dụng tùy biến và công nghệ chiến lược có sẵn, mọi doanh nghiệp đều có cơ hội tự động hóa.
Tích hợp quy trình mua sắm
Tích hợp quy trình mua sắm tự động đảm bảo một hệ thống hoạt động trơn tru, được sắp xếp hợp lý từ đầu đến cuối trong khi giảm bớt các điểm tắc nghẽn. Bằng cách kết nối quy trình công việc, chúng ta có thể tăng tốc thời gian xử lý, hơn nữa đảm bảo triển khai các thực hành tốt nhất trong chiến lược mua sắm của mình.
Chu trình mua sắm được xem xét tỉ mỉ với các quy trình phê duyệt nghiêm ngặt tạo ra các rào cản trong tiến trình mua sắm. Các yêu cầu ngân sách, kiểm tra chất lượng và công văn giấy tờ làm mất rất nhiều thời gian quý báu cho doanh nghiệp. Tất cả những điều vừa đề cập ở trên sẽ tạo ra các điểm ngắt quãng không cần thiết trong hệ thống, chồng chất công việc tại các điểm giao nhau nhất định trong quy trình. Điều này làm chậm các hoạt động của bộ phận mua sắm, kéo theo sự chậm trễ trong hoạt động mua sắm của cả công ty. Do vậy, việc tích hợp mua sắm sẽ giải quyết ổn thỏa cho vấn đề này.
Số hóa hệ thống thông qua tự động hóa là bước đầu tiên của chúng ta. Tuy vậy, các hệ thống vẫn hoạt động riêng rẽ. Tích hợp cho phép các quy trình mua sắm tự động giao tiếp hiệu quả xuyên suốt chu trình. Nó kết nối tất cả các phần của quá trình đặt hàng từ đầu đến cuối. Và điều đó có nghĩa là chúng ta thu được kết quả nhanh chóng với mức cắt giảm chi phí đáng kể cho công ty của mình.