Các bước lập kế hoạch quản lý mua sắm hiệu quả

Khái niệm

Một kế hoạch quản lý mua sắm thiết lập các nhu cầu tiếp nhận (về sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ) cho quá trình mua sắm dự án và cách thức mà tất cả các giai đoạn của quy trình mua sắm, từ soạn thảo tài liệu đến kết thúc hợp đồng, sẽ hoạt động trong suốt vòng đời của dự án. Về cơ bản, đây là một khuôn khổ mà trong đó dự án (hoặc công ty, nếu được áp dụng cho mua sắm chung) sẽ thực hiện các hoạt động mua sắm và đảm bảo tất cả các sản phẩm có thể đạt được với hiệu quả tối ưu tương xứng với giá trị tối đa và hiệu quả chi phí.

Các thành phần của kế hoạch quản lý mua sắm

Về cơ bản, một kế hoạch quản lý dự án tập trung vào mua sắm hiệu quả sẽ bao gồm:

• Hàng hóa sẽ được mua, cùng với chi tiết sử dụng và tiến độ dự án có liên quan.
• Loại hợp đồng, giao hàng, và thời hạn.
• Phân tích rủi ro và kế hoạch quản lý rủi ro
• Phân tích chi phí và mức độ phù hợp với tiêu chí đánh giá cho các nhà cung cấp
• Mẫu tài liệu chuẩn sẽ được sử dụng và quy trình quản lý tài liệu
• Các ràng buộc và hạn chế của dự án
• Tiêu chí ra quyết định
• Quy trình phê duyệt hợp đồng
• Kế hoạch quản lý nhà cung cấp, bao gồm:
• Tiêu chí lựa chọn chi tiết cho các nhà cung cấp dựa trên phân tích rủi ro và chi phí
• Số lượng nhà cung cấp và dự phòng cho các lựa chọn riêng rẽ hoặc với nhiều nhà cung cấp.
• Chi tiết về phạm vi công việc (SOW) cho các nhà cung cấp, bao gồm các mốc thời gian, thời hạn và tiêu chí tuân thủ
• Xem xét dữ liệu có sẵn để ưu tiên các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn khi thích hợp
• Các số đo hiệu suất mua sắm cho từng giai đoạn của dự án và cho toàn bộ dự án

Thiết lập kế hoạch quản lý mua sắm

Chúng ta có thể tạo một kế hoạch quản lý mua sắm bằng cách làm theo một loạt các bước đơn giản.

1. Xác định các mục cần mua

Thiết lập cụ thể tên gọi từng loại, chất lượng và số lượng hàng hóa cần thiết để hoàn thành dự án. Trong đó, cần liệt kê các lợi ích thu được từ mỗi hạng mục và vai trò của nó trong việc hoàn thành dự án, cũng như tất cả các thông số kỹ thuật có liên quan.

2. Xác định các mốc thời gian

Ngoài các chi tiết cụ thể, bao gồm mốc thời gian cho mỗi hạng mục. Chỉ định ngày mà hạng mục đó phải được đặt hàng, ngày giao hàng và khi nào nó sẽ được thực hiện trong vòng đời dự án.

3. Tổ chức quy trình phê duyệt

Thiết lập danh sách các cá nhân được ủy quyền để mua từng mặt hàng, những người được yêu cầu phê duyệt mua hàng khi đáp ứng các tiêu chí về giá hoặc số lượng nhất định, và bất kỳ nhà quản lý nào có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong phạm vi dự án hoặc ngân sách. Điều này sẽ giúp đảm bảo quy trình công việc liên tục hoạt động trong trường hợp một hoặc nhiều người ký duyệt không có mặt và giữ cho dự án luôn được tiếp tục theo đúng tiến độ.

Có thể tham khảo một số vai trò quan trọng trong mua sắm của dự án như liệt kê dưới đây:

• Người quản lý dự án chịu trách nhiệm giám sát quá trình và quản lý tiến độ, ngân sách và các rủi ro dự án.
• Người quản lý kỹ thuật chịu trách nhiệm xác định tuyên bố công việc và quản lý các yêu cầu kỹ thuật của nhà thầu
• Người quản lý hợp đồng cung cấp các ý kiến tư vấn về hợp đồng và các tài liệu liên quan đến các điều khoản hợp đồng.
• Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm đưa ra lời khuyên và quyết định cho các vấn đề hợp đồng. Họ cũng có thể phải xem xét và phê duyệt các tài liệu hợp đồng.
• Các luật sư chịu trách nhiệm cung cấp lời khuyên liên quan đến các yêu cầu pháp lý cũng như các tài liệu hợp đồng.

Nhiều vai trò trong số này chồng chéo lên nhau, do đó kế hoạch quản lý mua sắm phải xác định rõ ràng ranh giới thẩm quyền cho mỗi bên.

4. Chọn một loại thỏa thuận

Quyết định loại hợp đồng (ví dụ: hợp đồng giá cố định, hợp đồng hoàn trả chi phí, hợp đồng đơn giá, v.v.) cho mỗi nhà cung cấp. Các loại hợp đồng khác nhau về cấu trúc, nhưng nhìn chung sẽ phác thảo chi tiết cụ thể về chi phí cũng như tỷ lệ thanh toán, chi phí vật liệu và bất kỳ khoản phí bổ sung nào.

5. Thực hiện quản lý hợp đồng

Sau khi đã chọn loại hợp đồng cụ thể sẽ sử dụng, hãy phác thảo chi tiết quản lý hợp đồng đầy đủ và cụ thể. Chúng sẽ bao gồm lựa chọn và yêu cầu về phần mềm, quản lý tài liệu điện tử và quản lý tài liệu hoàn chỉnh sau khi đóng hợp đồng.

Các thông số kỹ thuật này cũng nên bao gồm các tài liệu mua sắm khác ngoài hợp đồng, bao gồm đơn đặt hàng, RFP, v.v.

6. Xác định rủi ro tiềm ẩn của dự án

Bất kể ngành nghề gì, mỗi dự án đều mang ít nhất một số rủi ro. Rủi ro cho các dự án mua sắm có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Vận chuyển chậm trễ
• Mô hình chi phí và khung thời gian phi thực tế
• Vấn đề về năng lực và hiệu suất của nhà cung cấp
• Mối quan hệ mâu thuẫn với nhà cung cấp.

7. Thực hiện giảm thiểu rủi ro

Khi biết được mức độ rủi ro của dự án, chúng ta có thể lập kế hoạch để giải quyết từng rủi ro tiềm ẩn với các tình huống dự phòng và tìm nguồn cung ứng thay thế. Các ví dụ giảm thiểu rủi ro bao gồm:

• Nhà cung cấp dự phòng cho tất cả các hạng mục quan trọng của dự án
• Khung thời gian thay thế và các tùy chọn vận chuyển để chống lại sự chậm trễ và sự vượt phạm vi dự án
• Một danh sách đầy đủ các thành viên nhóm dự án được ủy quyền để giải quyết cả rủi ro được xác định và không xác định.

8. Thiết lập chi tiết giá cả

Để phác thảo các chi tiết cụ thể của tất cả các chi phí liên quan đến một dự án nhất định, một yêu cầu đề xuất chi tiết và toàn diện sẽ được đưa ra cho các nhà cung cấp. Yêu cầu đề xuất (còn được gọi là yêu cầu báo giá hoặc RFQ) sẽ được các nhà cung cấp phản hồi kèm theo thông tin các sản phẩm hợp đồng, ví dụ như hàng hóa và dịch vụ mà nhà cung cấp đề xuất, cũng như phương thức hoạt động, khung thời gian (bao gồm cả ngày giao hàng) và danh sách chi phí được ghi thành từng hạng mục.

9. Chỉ định cách thức quản lý tài liệu

Giai đoạn này của kế hoạch quản lý mua sắm được sử dụng để liệt kê chi tiết, các mẫu và định dạng tài liệu cụ thể sẽ được sử dụng cho vòng đời của dự án. Tài liệu được chuẩn hóa đảm bảo sự tuân thủ, khuyến khích tính nhất quán của tài liệu và tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả giữa các bên.

10. Xác định các ràng buộc

Hầu như tất cả các hợp đồng và hoạt động mua sắm đều diễn ra trong một môi trường có nhiều ràng buộc. Xác định các ràng buộc trước khi bắt đầu sẽ giúp đảm bảo cho sự thành công của dự án. Nếu những ràng buộc không được nhận ra từ sớm, chúng có thể cản trở cho việc hoàn thành dự án. Một số ràng buộc có thể bao gồm:

• Tính hợp pháp
• Tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật
• Các bên liên quan bên ngoài
• Các ràng buộc tiến độ
• Giả định ngân sách
• Các giới hạn về mặt địa lý
• Các ràng buộc vật lý (chiều cao, chiều rộng, kích thước mở, v.v.)
• An ninh
• V.v…

11. Xác định tiêu chí quyết định

Trong bước này, hãy phác thảo rõ ràng các tiêu chí mà hội đồng đánh giá sẽ sử dụng để quyết định nhà cung cấp nào sẽ được trao hợp đồng. Ví dụ: các mục như khả năng đáp ứng tiến độ, chi phí, chất lượng công việc hoặc sản phẩm của nhà cung cấp, lịch sử hiệu suất của nhà cung cấp và sự tuân thủ của từng nhà cung cấp đối với yêu cầu đề xuất, có thể sẽ ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng.

12. Tạo một kế hoạch quản lý nhà cung cấp

Một phần của kế hoạch quản lý mua sắm nên được dành cho quản lý các nhà cung cấp. Hãy soạn thảo một phác thảo để đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết sẽ được giao đúng tiến độ và với mức chất lượng phù hợp. Lập kế hoạch về tần suất người quản lý dự án nên gặp gỡ với bộ phận mua hàng và nhà cung cấp, họ sẽ gặp nhau như thế nào, mục đích của các cuộc họp và những gì mỗi cuộc họp nên hoàn thành. Các cuộc họp này sẽ đảm bảo cho người quản lý dự án được cập nhật về tiến trình mua sắm đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu.

Cuối cùng, thiết lập các số đo hiệu suất cho mỗi nhà cung cấp liên quan đến dự án, và đánh giá chúng cho phù hợp. Dữ liệu được thu thập sẽ cung cấp cho chúng ta thông tin phản hồi theo thời gian thực khi dự án tiến triển và cho phép chúng ta thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu. Ngoài ra, thông qua việc đánh giá nhà cung cấp như thế này, sẽ giúp xác định các khu vực có thể được cải thiện trong quy trình, cũng như cung cấp dữ liệu quan trọng khi xem xét các nhà cung cấp cho các dự án trong tương lai.