Hướng dẫn quản lý chi dùng doanh nghiệp

CÁC HẠNG MỤC CHI DÙNG CỦA DOANH NGHIỆP

Chúng ta có một doanh nghiệp đang phát triển và mong muốn rằng doanh nghiệp của mình sẽ luôn tiến về phía trước một cách bền vững. Tuy nhiên, thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, mà nó sẽ có thể lên xuống bất thường. Do vậy, chúng ta rất cần quản lý chi dùng của mình một cách cẩn thận, ít nhất là đối với các yếu tố thiết yếu và quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để thực hiện được điều đó, một hệ thống kế toán dù đã lớn mạnh hoặc vẫn còn non nớt, sớm hay muộn, cũng phải sắp xếp và phân nhóm các mục chi dùng thành các danh mục có thể quản lý được, ví dụ:

Các chi phí văn phòng và chi phí chung
Dịch vụ IT
Đội ngũ nhân viên thường trực
Nghiên cứu và phát triển
Vận hành tài sản
Bảo trì tài sản
Tiếp thị
Bán hàng
Các khoản thuế

Những điều vừa đề cập trên đây chủ yếu để liệt kê và làm sáng tỏ những khoản mục cần phải quan tâm. Chính chúng ta và đội của mình sẽ phải phân nhóm và đặt tên cho các yếu tố chi dùng trong doanh nghiệp của riêng mình.

Sau đó, với dữ liệu kế toán, toàn đội sẽ xác định các loại chi dùng chính là gì. Một vài loại có thể bao gồm nhiều hạng mục phụ phải kiệt sức mới quản lý được – mặc dù có giá trị nhỏ, trong khi một số mục là các mục đơn lẻ nhưng giá trị lớn. Mặt khác, các loại chính là các hạng mục có giá trị cao và / hoặc rủi ro cao.

Chúng ta cần tập trung thông minh vào các danh mục chính chiếm khoảng 80% tổng chi dùng của mình.

TỰ THỰC HIỆN HAY MUA NGOÀI

Thông thường, đối với các hoạt động lặp đi lặp lại và thường xuyên, luân phiên nhau được xác định là hoạt động kinh doanh cốt lõi và có sẵn các nguồn lực, thì tốt hơn hết, chúng ta nên tự thực hiện trong nội bộ. Bên cạnh đó, để bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ hay quyền sở hữu công nghiệp cũng như phát triển năng lực chiến lược đặc biệt, thì tự thực hiện là lựa chọn tốt nhất.

Đối với các dịch vụ hoặc sản phẩm được tiêu chuẩn hóa, nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ có thể sản xuất hoặc sản xuất một cách hữu hiệu và hiệu quả hơn với năng suất cao hơn và chi phí thấp hơn. Do vậy, mua ngoài trong trường hợp này là sự lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp.

Chúng ta cũng phải lưu ý rằng cần phải có nguồn lực để quản lý các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được chỉ định để mua ngoài. Khi việc mua ngoài được tiến hành sẽ dẫn đến tạo cơ hội rò rỉ tài sản trí tuệ và rủi ro khác từ người ngoài nếu chúng ta thiếu kỹ năng quản lý.

LÀM THẾ NÀO MUA NGOÀI CÁC DỊCH VỤ HOẶC SẢN PHẨM ĐÃ ĐƯỢC CHUẨN HÓA CHO DỰ ÁN HOẶC CHO CÔNG TÁC VẬN HÀNH?

Lập kế hoạch mua sắm tổng quan

Việc thi hành nội dung này là một bước chủ động để lên kế hoạch chi dùng trước mắt, rủi ro và loại bỏ các yêu cầu công việc và nhân sự trong một năm hoặc cho vòng đời của dự án. Để thành công, việc thực hiện công tác lập kế hoạch này cần có sự cộng tác giữa các bộ phận và sự tạo điều kiện thuận lợi từ các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng hoặc quản lý cấp cao.

Đối với một dự án vốn lớn, chủ sở hữu phải chọn chiến lược cho hợp đồng dự án, hay còn được gọi là chiến lược hợp đồng tổng thể. Sẽ có nhiều cách tiếp cận khác nhau tồn tại và vì lý do chính đáng, việc lựa chọn chiến lược hợp đồng có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Chiến lược phải được lựa chọn với sự cân nhắc kỹ lưỡng về thị trường hiện tại và tương lai, cũng như các mục đích và mục tiêu dự án. Bất kỳ chiến lược nào cũng có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn nếu nó được chọn mà không có các nguồn lực cần thiết tại chỗ.

Kế hoạch mua sắm tổng thể là quan trọng bởi vì:

1. Tất cả các yêu cầu dự kiến được mua trong một khoảng thời gian nào đó sẽ được liệt kê đầy đủ.

2. Các mốc thời gian để thực hiện quy trình mua sắm cho đến trao hợp đồng và việc thực hiện các yêu cầu đều được lên kế hoạch.

3. Việc hợp nhất các yêu cầu tương tự từ các đơn vị/bộ phận khác nhau trong một/một vài gói hợp đồng sẽ được phép thực hiện đối với chiến lược kinh tế quy mô.

4. Nhân sự bổ sung, bao gồm hỗ trợ bên ngoài được xác định trước.

5. Hiệu suất thực tế so với các hoạt động mua sắm theo kế hoạch được theo dõi, và do đó có thể được dùng để cảnh báo các bộ phận liên quan nhằm điều chỉnh kế hoạch mua sắm cho phù hợp.

Trước khi giao việc mua sắm cho từng gói đến chuyên viên, chúng ta nên lập một kế hoạch mua sắm tổng thể để đảm bảo có thể áp dụng các biện pháp quản lý các rủi ro một cách đầy đủ nhất. Cả đội, hay một hội đồng, sẽ xem xét kế hoạch đấu thầu cho từng gói trong mối liên hệ tổng thể đến các gói khác. Kết quả cuối cùng là cả đội sẽ có một kế hoạch sơ bộ được vạch ra ngay từ đầu, bám sát các mục tiêu dự án đề ra và tất cả cùng hành động với nhau.

Thường, một kế hoạch mua sắm tổng quan cho một dự án cần chỉ ra:

Các gói sản phẩm, dịch vụ cần mua sắm
Chi phí ước tính cho mỗi gói
Các cân nhắc về việc sẽ tự thực hiện, hay mua sắm bên ngoài
Nhận diện rủi ro từng gói lên dự án, và đề ra các biện pháp kiểm soát
Loại hợp đồng cho mỗi gói
Phương thức lựa chọn nhà thầu cho mỗi gói
Cấp phê duyệt từng gói

Tùy theo công ty hay dự án, kế hoạch mua sắm tổng quan được lập bởi người đứng đầu bộ phận mua sắm của công ty hay dự án, và cần được cấp có thẩm quyền thông qua. Khi xem xét và phê duyệt kế hoạch tổng quan này, lãnh đạo chủ đầu tư thể hiện bản lĩnh và tầm nhìn chiến lược trong việc quản lý dự án cũng như quản lý chi dùng.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp

Chúng ta cần có cách tiếp cận phù hợp với các nhà cung cấp trong tình hình thị trường cụ thể. Thị trường có thể dễ dàng với nhiều nhà cung cấp, hoặc thị trường có thể khó khăn với ít nhà cung cấp, nhà cung cấp không đạt chuẩn và nhà cung cấp có nguy cơ gián đoạn cao.

Đối với thị trường dễ chịu, cách tiếp cận mua sắm là tối đa hóa lợi nhuận: Đấu thầu, đấu giá điện tử, đàm phán cứng rắn, cam kết ngắn hạn.

Đối với thị trường khó khăn, cách tiếp cận mua sắm là giảm rủi ro, đảm bảo an toàn nguồn cung ứng:

Xây dựng mối quan hệ tốt nhất
Phát triển nhà cung cấp dần dần
Chia sẻ rủi ro và cơ hội
Đồng ý phát triển liên tục

Tiến hành mua sắm

Tiến hành mua sắm

Khi tiến hành đấu thầu, chúng ta phải tuân thủ theo một kế hoạch đấu thầu được phê duyệt một cách thật hiệu lực để đảm bảo tính minh bạch, công bằng, chuyên nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu quy định cho kế hoạch đấu thầu riêng của mình. Nhưng nhìn chung, kế hoạch đấu thầu cho một gói thầu bao gồm các thông tin sau:

Giới thiệu vị trí của gói thầu trong tổng quan dự án. Sự phối hợp thời gian mua hàng với tiến độ dự án. Ảnh hưởng của việc mua hàng có thể như thế nào đến những ràng buộc và giả định trong kế hoạch dự án.
Phạm vi của gói, bao gồm:

Mô tả tổng quan về gói thầu

Chi tiết đặc tính kỹ thuật.

Có thể là nêu đặc tính thiết kế (design specification), hay là kết quả mong đợi (performance specification). Và nên nêu ra tiêu chí chấp nhận (acceptance criteria)
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng

Nếu cần, nêu ra cho nhà thầu biết cả các phần họ không phải làm

Loại hợp đồng.
Ngân sách
Chiến lược mua sắm
Chiến lược trao hợp đồng
Chiến lược giá
Thời hạn hợp đồng/Thời điểm giao hàng dự kiến
Danh sách nhà thầu sẽ mời.
Phương pháp đánh giá
Tổ đánh giá
Kế hoạch đấu thầu
Tiêu chí kỹ thuật và thương mại để đánh giá.
Điểm nổi bật về yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
Điểm nổi bật về các điều khoản, điều kiện chung và riêng của hợp đồng.

Chúng ta có thể cần phải xây dựng các biểu mẫu cho kế hoạch đấu thầu, tiêu chí tìm nguồn cung ứng, và bảng dự toán chi phí.

Mời thầu

Yêu cầu báo giá (RFQ) là một hình thức đơn giản áp dụng cho gói giá trị thấp và rủi ro thấp.

Hồ sơ mời thầu (HSMT) sẽ được gửi đến các nhà thầu theo danh sách đã được phê duyệt. HSMT sẽ bao gồm tóm tắt dự án như ở trên đã đề cập, phạm vi cung cấp, mẫu hợp đồng, yêu cầu kỹ thuật. Ngoài ra, chúng ta nên gửi cho những nhà thầu dự thầu bảng câu hỏi để cho phép họ điền thông tin vào, kèm theo danh sách các tài liệu mà họ cần phải nộp, hướng dẫn để nộp các đề xuất các phương án thầu và thời gian đóng thầu.

Chúng ta có thể cần phải xây dựng một số biểu mẫu cho HSMT, yêu cầu báo giá.

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Một nhóm đánh giá được chỉ định, đồng thời phải được đề cập trong kế hoạch đấu thầu, sẽ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu trong một buổi lễ mở thầu (hoặc còn gọi là buổi họp mở thầu). Buổi lễ này phải tuân theo thủ tục mua sắm của doanh nghiệp để đảm bảo tính bảo mật và công bằng. Những người tham gia mở thầu và nhóm đánh giá được yêu cầu giữ bí mật thông tin đấu thầu.

Nhóm đánh giá sẽ đánh giá dựa trên các tiêu chí và phương pháp đánh giá được phê duyệt. Mọi thay đổi của các thành viên trong nhóm và tiêu chí cần phải được phê duyệt theo quy trình mua sắm của doanh nghiệp.

Nếu không có đủ thông tin để hỗ trợ cho việc đánh giá hồ sơ thầu, nhóm đánh giá có thể yêu cầu thêm thông tin và yêu cầu chính thức sẽ được gửi đến nhà thầu.

Đối với đánh giá theo hai bước, thì bước đánh giá kỹ thuật và báo cáo đánh giá kỹ thuật (TER) phải được chuẩn bị và phê duyệt trước; tiếp theo sẽ là bước đánh giá thương mại và báo cáo đánh giá thương mại (CER).

Đối với gói đơn giản, hoặc khi không yêu cầu phải có đánh giá riêng về kỹ thuật và thương mại, thì chỉ cần một báo cáo tổng hợp là đủ.

Chúng ta có thể cần xây dựng một số biểu mẫu để sử dụng trong bước này:

• Tuyên bố bảo mật

• Ghi chú mở thầu

• Báo cáo đánh giá kỹ thuật

• Báo cáo đánh giá thương mại hoặc Báo cáo đánh giá kỹ thuật – thương mại

• Thư yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu

Khi báo cáo đánh giá kỹ thuật/báo cáo đánh giá thương mại được phê duyệt, hợp đồng với các điều khoản đã thỏa thuận sẽ được trao cho nhà thầu trúng thầu.

Đôi khi, một số cuộc đàm phán có thể phải được tiến hành trước khi trao hợp đồng.

Quản trị hợp đồng

Sau khi hai bên ký kết, hợp đồng sẽ được bàn giao cho người dùng cuối để thực hiện và giám sát. Điều này cũng được áp dụng tương tự cho phía nhà thầu / nhà cung cấp.

Đối với hợp đồng khung, lệnh sản xuất sẽ được Khách hàng cấp cho một yêu cầu đặt hàng cụ thể. Lệnh sản xuất này được xem như là một đơn đặt hàng để thực hiện và đủ điều kiện thanh toán.

Lưu ý:

• Hợp đồng khung: bao gồm phạm vi chung, điều khoản chung và bảng giá hoặc cơ chế giá.

• Lệnh sản xuất bao gồm các yêu cầu cụ thể.

Đối với sản phẩm, biên nhận giao hàng là yếu tố cơ bản để thực hiện việc thanh toán tiếp theo.

Đối với dịch vụ, sẽ khó khăn hơn để xác minh xem dịch vụ có được cung cấp thỏa đáng hay không. Trong thực tế, một mẫu giấy chứng nhận hoàn thành công việc sẽ được xác nhận bởi đại diện khách hàng để đồng ý rằng dịch vụ đã được thỏa mãn. Người đại diện sẽ dựa trên đánh giá của chuyên gia hoặc tham khảo các tiêu chí nghiệm thu để chấp nhận.

Chúng ta có thể cần phải tạo ra một số biểu mẫu cho:

• Biên nhận giao hàng, phiếu giao hàng

• Giấy chứng nhận hoàn thành công việc

Xuất hóa đơn

Hóa đơn sẽ được cấp cho khách hàng khi hoàn thành việc giao sản phẩm hoặc chấp nhận dịch vụ. Giao thức như thế nào sẽ tùy thuộc vào các điều khoản hợp đồng.

Để tránh việc xuất hóa đơn sai, cũng như mất thời gian cho xử lý và phát hành lại, trên thực tế, một số doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn dự thảo hoặc hóa đơn chiếu lệ và đồng thời sẽ có đại diện khách hàng kiểm tra, xác minh trước khi chính thức in hóa đơn cuối cùng cho khách hàng.

Khách hàng bắt buộc phải trả tiền cho sản phẩm được giao hoặc dịch vụ được thực hiện bởi nhà cung cấp theo giá trị ghi trong hóa đơn.

Đóng hợp đồng

Đối với việc thực hiện hợp đồng nhỏ, thông thường người ta cho rằng hợp đồng sẽ được đóng lại sau khi hoàn thành công việc, sản phẩm được giao và việc thanh toán hoàn tất. Tuy nhiên, việc đóng hợp đồng nên bao gồm:

Quyết toán giá trị thực tế đã được sử dụng và so sánh chúng với giá trị được phê duyệt nếu bị vượt.
Đánh giá hiệu quả thực hiện của nhà cung cấp trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
Hoàn thành trách nhiệm hoặc cam kết. Ví dụ như các khoản khuyến khích, thưởng, hoặc phạt.
Thu thập bài học kinh nghiệm để phục vụ cho việc mua sắm trong tương lai.

Related Terms: