Quản lý hợp đồng là một khoa học về quản lý. Nó có những thách thức và bộ kỹ năng riêng biệt. Khởi đầu và quản lý hợp đồng thành công là một yếu tố chủ yếu và then chốt cho các dự án. Nhiều dự án bị thất bại do thiếu kiến thức, dẫn đến việc phạm vi và các sản phẩm có thể bàn giao không được xác định rõ ràng, kéo theo hàng loạt hệ lụy khác. Bên cạnh đó, sự thất bại còn đến từ việc quản lý yếu kém các nhà cung cấp cho dự án.
Để có thể quản lý hợp đồng một cách hiệu quả, đầu tiên cần tìm hiểu một số khái niệm cơ bản.
Hợp đồng
Hợp đồng là một thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau, bắt buộc người bán phải cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể nào đó, hoặc bắt buộc người mua phải trả tiền cho nó.
Đây là một thỏa thuận có thể thực thi, được hình thành bởi hai bên tham gia – là những người đồng ý thực hiện hoặc không thực hiện một số hành động ngay bây giờ hoặc trong tương lai.
Mục đích của hợp đồng là xác định nghĩa vụ và kỳ vọng, giới hạn hoặc xác định các khoản nợ tiềm tàng, đưa ra các điều khoản thanh toán, xác định người chịu rủi ro kinh doanh và làm rõ vai trò và trách nhiệm. Từ quan điểm của người mua, hợp đồng đảm bảo rằng sản phẩm / dịch vụ được cung cấp như mong đợi và từ quan điểm của người bán, hợp đồng đảm bảo được thanh toán đầy đủ và thanh lý hợp đồng thành công.
Thành phần của một hợp đồng
Hợp đồng có nhiều thành phần bao gồm: tuyên bố công việc, tiến độ thực hiện, thời gian thực hiện, vai trò và trách nhiệm, giá cả và thanh toán, điều chỉnh lạm phát, tiêu chí chấp nhận, bảo hành, hỗ trợ sản phẩm, giới hạn trách nhiệm pháp lý, phí, tiền đặt cọc, hình phạt, thưởng, bảo hiểm, bảo đảm thực hiện hợp đồng, phê duyệt nhà thầu phụ, xử lý yêu cầu thay đổi, chấm dứt và cơ chế giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, chỉ trình bày một vài thành phần nêu trên.
Các bước thực hiện để ký kết một hợp đồng
Trước khi một công ty (người mua) tham gia vào hợp đồng, có rất nhiều công việc mà họ cần phải hoàn thành, chẳng hạn như phải hoàn chỉnh Yêu cầu Đề xuất (RFP), Thư mời thầu (IFB) và Yêu cầu Báo giá (RFQ). Đối với mỗi bước được thực hiện trong quá trình quản lý và bắt đầu hợp đồng, chúng ta phải đảm bảo rằng các chính sách của công ty / tổ chức được theo sát và tuân thủ đầy đủ. Quản lý nhà cung cấp (quá trình và quy trình lựa chọn nhà cung cấp) bao gồm các chính sách tổ chức thông thường, có liên quan đến quản lý hợp đồng, quản lý nhà cung cấp, hệ thống thông tin công ty và quản lý bảo mật (bao gồm các tiêu chuẩn và quy trình bảo mật).
Các loại hợp đồng
Trong hầu hết các trường hợp, một hợp đồng sẽ được quản lý như một dự án hoặc dự án phụ riêng biệt. Do vậy, các quy trình và thủ tục liên quan đến quản lý cho một dự án thông thường có thể áp dụng được ở đây, bao gồm báo cáo thực hiện và kiểm soát chất lượng. Một hợp đồng cần phải được chính thức thanh lý khi hoàn thành.
Hãy cùng xem xét kỹ hơn về một số loại hợp đồng thông dụng:
Loại hợp đồng thứ nhất là loại hợp đồng giá cố định
Trong hợp đồng giá cố định, bất kể bao nhiêu thời gian, bao nhiêu nỗ lực được thực hiện bởi bên bán, nhưng khách hàng sẽ luôn trả đúng một lượng chi phí cố định. Trong hình 1, ta sẽ thấy khi chi phí cho khách hàng vẫn giữ nguyên, thì khi nhà thầu càng nỗ lực bao nhiêu thì lợi nhuận sẽ càng giảm bấy nhiêu. Đối với loại hợp đồng này, rủi ro dành cho người bán là lớn nhất, trong khi người mua sẽ giảm được rủi ro tối thiểu.
Loại hợp đồng thứ hai là loại hợp đồng hoàn trả chi phí
Trong loại hợp đồng này, người bán sẽ tính tiền người mua dựa trên chi phí thực hiện công việc, cộng với một số khoản phí. Hình 2 minh họa điều này bằng cách cho thấy rằng khi nỗ lực gia tăng, chi phí cho khách hàng tăng lên nhưng lợi nhuận của nhà thầu vẫn giữ nguyên. Với loại hợp đồng này, rủi ro của người mua rất lớn, trong khi người bán chịu rủi ro tối thiểu.
Loại hợp đồng thứ ba là loại hơp đồng đơn giá
Trong loại hợp đồng này, khách hàng phải trả một lượng tiền tương ứng với tỷ lệ thời gian và lượng nguyên vật liệu mà nhà thầu đã phục vụ cho dự án cũng như các công việc thuộc dự án. Hình 3 cho thấy rằng khi chi phí cho khách hàng tăng, lợi nhuận của nhà thầu cũng không đổi.
Một số khuyến nghị để thực hiện và quản lý hợp đồng hiệu quả
Để việc thực hiện hợp đồng có thể đem lại lợi ích cho cả 2 bên mua và bán, cần quan tâm đến một số yếu tố như:
Phạm vi dự án
Phạm vi dự án phải được xác định rõ ràng và phải kể đến thời gian thực hiện của dự án, thời hạn /cột mốc thời gian của dự án, định nghĩa / định dạng về những thứ có thể bàn giao được, các giả định và ràng buộc, giám sát và báo cáo kết quả thực hiện, tiêu chí chấp nhận và các hạng mục không có trong phạm vi, như là vai trò và trách nhiệm chẳng hạn.
Phân chia dự án
Bên cạnh đó, việc phân chia các dự án thành các giai đoạn cũng có thể giúp tạo ra các dự án đôi bên cùng có lợi, bởi vì nó sẽ cho phép cả hai bên đánh giá được tình hình và xác định xem mọi thứ có đang đi đúng hướng hay không và liệu rằng phạm vi công việc có còn nằm trong định nghĩa ban đầu hay không. Một điểm tích cực là bằng cách kết thúc một giai đoạn trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo, sẽ tạo ra ít rủi ro hơn cho mỗi bên. Việc thanh toán hợp đồng cũng có thể được gắn liền với việc hoàn thành các giai đoạn. Nó đem đến cho người mua sự linh hoạt trong khả năng thay đổi các nhà cung cấp vào cuối từng giai đoạn hoặc thậm chí chấm dứt dự án dựa trên kết quả của một giai đoạn cụ thể nào đó. Tạo được nguyên mẫu và mẫu sản phẩm cũng sẽ làm cho khách hàng dễ dàng chấp nhận trước khi tiếp tục công việc.
Đánh giá và hiệu chỉnh dự án
Điểm đánh giá và hiệu chỉnh dự án cũng hỗ trợ trong việc tạo ra các dự án thành công. Xác định lịch trình đánh giá / hiệu chỉnh của khách hàng theo từng giai đoạn và / hoặc theo các mốc dự án. Xác định quy trình và lịch trình giám sát và báo cáo thực hiện theo thỏa thuận, cũng như các tiêu chí chấp nhận cho từng giai đoạn và toàn bộ dự án.
Các tài nguyên và hỗ trợ của dự án
Một yếu tố quan trọng khác để thành công là việc xác định các tài nguyên và hỗ trợ của dự án. Ai sẽ cung cấp thông tin và thiết bị? Ai là người đại diện khách hàng hoặc người quản lý dự án chịu trách nhiệm cho phép và phê duyệt giai đoạn hoàn thành và các mốc quan trọng của dự án? Xác định tính khả dụng của chuyên gia và tính khả dụng của tài nguyên khách hàng khác cũng như thiết bị và phương tiện và bất kỳ thông tin nào cần thiết từ khách hàng. Hãy chắc chắn rằng mọi thông tin được đòi hỏi phải luôn có sẵn khi cần để tránh bị vượt tiến độ và chi phí.
Kết thúc dự án
Kết thúc dự án là một vấn đề khác phải được định rõ trong hợp đồng. Phải có một thỏa thuận chung về việc kết thúc dự án – trách nhiệm chấm dứt của mỗi bên phải được nêu rõ, cũng như quyền sở hữu sản phẩm (công việc cho thuê), xây dựng các bài học kinh nghiệm, và các thủ tục ký kết, kết thúc hợp đồng. Các câu hỏi khác cũng cần được trả lời, chẳng hạn như: Dự án có thể bị kết thúc bởi một trong hai bên không, có hay không có thông báo kết thúc, sẽ có hình phạt nào cho việc kết thúc sớm hay không, trọng tài trong vụ kiện như thế nào?